Подготовка к аудиту компенсации работникам

Собирается ли ваша компания пройти аудит компенсации работников? Подготовка к аудиту может показаться сложной, особенно если ваш страховщик планирует провести физический аудит в вашем помещении. В этой статье описываются некоторые шаги, которые вы можете предпринять, что облегчит процесс и ускорит процесс.

Планирование аудита

Ваш страховщик по оплате труда, скорее всего, начнет процесс аудита вскоре после истечения срока действия политики компенсации ваших работников.

Вы можете получить письмо от своего страховщика или телефонный звонок от лица, назначенного для проведения вашей проверки. Ваш назначенный аудитор должен запланировать аудит в удобное для вас время. Дата должна быть достаточно далеко в будущем, когда у вас будет достаточно времени для сбора информации, которая потребуется аудитору. Попросите аудитора предоставить вам сводку данных, которые он или она потребует для проведения аудита.

Обратите внимание, что ваш назначенный аудитор может быть или не быть сотрудником страховщика. Некоторые страховщики поддерживают собственный аудиторский отдел, в котором работают его собственные сотрудники. Другие передают аудит функции независимой аудиторской фирме. Процесс должен быть таким же, независимо от того, выполняется ли аудит работником страховщика или подрядчика.

Записи, которые вам понадобятся

Аудитору потребуется различная финансовая информация за период времени, проверяемый проверяемой политикой. Вот тип информации, которую вы можете попросить предоставить:

• Бухгалтерский учет
• Налоговые формы, в частности формы 941 и 944, работодатели Федеральная налоговая декларация (ежеквартально и ежегодно, соответственно)
• Отчеты о выплате наличных денег
• Платежи за услуги, предоставляемые независимыми подрядчики. Аудитору необходимо будет убедиться, что эти работники не являются вашими сотрудниками.
• Платежи за услуги, предоставляемые субподрядчиками
• Сертификат страхования для каждого субподрядчика, которого вы наняли
• W-2 и 1099 форм
• Описание работы для каждого работника. Удостоверьтесь, что он точно описывает обязанности работника.
• Описание ваших бизнес-операций
• Записи о заработной плате на срок действия политики. Аудитору необходимо будет проверить все источники оплаты, предоставляемые каждому работнику (зарплата, бонусы и т. Д.).
• Ограничения на заработную плату, применимые к исполнительным должностным лицам, партнерам, индивидуальным предпринимателям и т. Д., Которые охватываются политикой
• Лист оценки опыта

После того, как вы собрали необходимые данные, вам необходимо его организовать. Поместите все ваши записи о заработной плате (например, формы W-2, окуни на оплату и записи сверхурочных) вместе, чтобы информация была легко доступна. Аналогичным образом размещайте всю информацию, связанную с субподрядчиками, включая суммы платежей и сертификаты страхования, в одном месте. Ваши усилия будут окупиться, сделав аудит проще и быстрее.

Что включено в расчет заработной платы?

Премия за вознаграждение ваших работников рассчитывается путем умножения ставки, умноженной на вашу заработную плату, и затем деления результата на 100. Органы компенсации NCCI и большинства государственных служащих ссылаются на зарплату как вознаграждение . Эти термины часто используются взаимозаменяемо. Оба означают денежную стоимость услуг, предоставляемых вашим сотрудникам вашей организации.

Расходы, которые включены в вознаграждение, несколько отличаются от штата к штату. Однако они обычно включают следующее:

• Валовые зарплаты и заработная плата, включая ретроактивные зарплаты и заработную плату
• Комиссии. Сюда входят полные комиссии, полученные работником, и любые призывы к комиссиям.
• Бонусы, включая бонусные планы на акции
• Отпуск, отпуск и больничная касса
• Сверхурочная оплата. Во всех, кроме нескольких штатах, вознаграждение включает сверхурочную работу, рассчитанную по прямой ставке времени. Например, предположим, что обычный часовой тариф рабочего составляет 20 долларов США в час. Если работнику было выплачено 600 долларов за 20 часов сверхурочной работы, вы должны были заплатить только 400 долларов за сверхурочную работу.
• Выплаты, сделанные вами, которые в противном случае были бы удержаны от оплаты труда сотрудников в соответствии с требованиями закона в отношении социального обеспечения, Medicare или пенсионного плана
• Оплата работникам на условиях, отличных от времени работы. Примерами являются сдельная работа, распределение прибыли или планы стимулирования.
• Оплата или пособия для ручных инструментов или ручных электроинструментов, которые работники используют для выполнения своих работ
• Стоимость аренды квартиры или дома, предоставляемого сотруднику. Кроме того, стоимость других поселений и питания, полученных работником в качестве части его или ее оплаты
• Платежи, вычитаемые из общей заработной платы работников за пенсионный, кафетерий или сберегательные планы
• Расчет заработной платы для сотрудников незастрахованных субподрядчиков (см. Комментарии ниже)

Что исключено из расчета заработной платы?

Существует ряд затрат, которые обычно исключаются, когда расчет заработной платы рассчитан для целей оценки компенсации компенсации работников. В то время как они варьируются в зависимости от штата, они часто включают следующее:

• Советы и другие чаевые, полученные сотрудниками
• Выплата пособий (кроме времени работы)
• Скидки на товары, приобретенные у работодателя
• Расходы на оплату бизнеса
• Оплатить активную военную службу
• Единообразные пособия

Классификации

Одной из основных задач аудитора является обеспечение надлежащей классификации застрахованного бизнеса. Системы классификации компенсаций трудящихся предназначены для категоризации предприятий , а не отдельных сотрудников. Аудитор рассмотрит действия вашей компании, чтобы определить, правильная ли классификация, указанная в вашей политике.

Основная классификация - это классификация, которая наилучшим образом описывает ваш общий бизнес. Это часто совпадает с руководящей классификацией (классификация присваивается самой платежной ведомости). Например, предположим, что вы управляете машинным цехом. Некоторые из ваших сотрудников работают с токарными станками, в то время как другие работают на сверлильных станках или штамповочных машинах. Конкретные действия, выполняемые вашими работниками, могут варьироваться от работника к работнику.Тем не менее, все они соответствуют вашей базовой классификации, Machine Shop.

Некоторые сотрудники могут выполнять задачи, требующие отдельных классификаций. Например, в вашем машинном цехе работает клерикальный работник, который выполняет свою работу в закрытом офисе вдали от других работников. Этому работнику, скорее всего, будет присвоена категория «Сотрудник канцелярского офиса», а не «Машинный магазин».

Системы классификации компенсаций трудящихся чрезвычайно сложны. Ваш аудитор может реклассифицировать ваш бизнес таким образом, который вы не понимаете, или это не имеет смысла для вас. В этом случае попросите аудитора дать объяснение. Если вы все еще не уверены в изменениях, обратитесь за помощью к своему агенту или брокеру.

Встреча с аудитором

Для проведения аудита аудитору необходимо будет встретиться с вами или доверенным представителем вашей фирмы. Если вы делегируете эту задачу кому-то еще, убедитесь, что он или она:

• хорошо знает ваш бизнес
• понимает все этапы работы вашей фирмы
• знает, какие задачи выполняются каждым сотрудником
• , понимает вашу компанию политика вознаграждения работников, включая классификацию, содержащую
• , понимает финансовые отчеты вашей фирмы, в том числе данные о заработной плате, чтобы он или она могли отвечать на вопросы аудитора

. При встрече с аудитором вы или ваше назначенное лицо должны сотрудничать и ответьте на вопросы аудитора, а также можете. Не предлагайте информацию, которая не запрашивалась.

Как и многие предприятия, ваша фирма может нанять оффшорную бухгалтерскую фирму для работы с вашими функциями учета и расчета заработной платы. Должен ли ваш бухгалтер справляться с аудитом от вашего имени? Ответ - нет. Ваш бухгалтер может предоставить аудитору финансовые отчеты, которые он или она должен сделать для аудита. Однако аудитору необходимо будет посетить ваше помещение для проведения физического аудита.

Субподрядчики

Во многих штатах существуют законы, которые налагают ответственность на подрядчиков, которые нанимают незастрахованных субподрядчиков. Эти законы будут применяться к вам, если ваша компания будет работать в качестве подрядчика, и это субподрядные работы для других.

Например, предположим, что ваша компания ABC Construction нанимает субподрядчика под названием P & J Plumbing для работы с трубопроводами в здании, которое вы ремонтируете. Сотрудник P & J получает травму на работе и пытается подать иск о компенсации работникам. Однако P & J не купила компенсацию работников. В большинстве штатов травмированный работник может получить пособия в соответствии с вашей компенсационной политикой работников.

Страховщики по закону обязаны предоставлять пособия сотрудникам незастрахованных субподрядчиков. Таким образом, ваш аудитор будет проверять ваши налоговые документы и искать 1099 форм, выданных субподрядчикам. Он или она проверит, получили ли вы сертификат страхования от каждого субподрядчика, которого вы наняли. Если какой-либо субподрядчик, которого вы наняли, не предоставил доказательства страхования компенсации работникам, аудитор взимает с вас дополнительную премию за страховое покрытие этого подрядчика.

Ставка, взимаемая за незастрахованного субподрядчика, зависит от типа работы, выполняемой субподрядчиком.Например, если субподрядчик выполнил кровельные работы, тогда будет использоваться ставка для применимой классификации кровель. Эта ставка будет применяться ко всей или части стоимости работы субподрядчика. Если деньги, которые вы заплатили субподрядчику, были предназначены только для оплаты труда, тогда вся стоимость (разделенная на 100) будет использоваться в качестве основы премии.

Подрядчик против субподрядчика

Если ваша компания не является подрядчиком, вы несете ответственность за травмы, полученные сотрудниками независимых подрядчиков, которых вы нанимаете? Ответ, как правило, нет. Подрядчик управляет бизнесом, который не зависит от вашего бизнеса. Таким образом, подрядчик несет ответственность за предоставление компенсационных пособий работникам своим раненым сотрудникам.

Например, предположим, что у вас есть магазин розничной торговли. Вы нанимаете Fabulous Flooring, подрядчика по полу, чтобы вырвать старый линолеум в вашем магазине и заменить его новым. Вы очертите результат, который хотите (новый пол), и Fabulous выполняет эту работу. Невероятный руководитель наблюдает за рабочими полов. Супервизор устанавливает графики работы и диктует, как сотрудники выполняют свою работу. Если Fabulous сотрудник получил травму при установке вашего нового этажа, Fabulous (а не ваша фирма) должен нести ответственность перед работником.

Существуют ситуации, когда компания может быть привлечена к ответственности за травмы сотрудников независимого подрядчика. Таким образом, вы должны настаивать на том, чтобы все независимые подрядчики, которых вы нанимали, предоставляли доказательства того, что они приобрели страхование компенсации работникам.