, Работающая с программой закупочной программы

Карта закупок или P-карта - это форма кредитной карты компании, которая выдается сотрудникам, которые затем могут приобретать товары и услуги, не обрабатывая транзакцию через традиционную процедуру покупки, такую как использование заявок или заказов на покупку.

Существует несколько различных программных карточек для закупок, некоторые из них связаны с использованием только одобренных компанией поставщиков, в то время как другие позволяют использовать любой поставщик.

Покупки, сделанные сотрудником с использованием карточек для закупок, как правило, небольшие и низкие. Множество негативных реакций на программы карточных закупок специально направлены на злоупотребление картой сотрудниками. Однако преимущества программ закупок намного превышают риски и издержки, связанные с эксплуатацией программы.

Преимущества закупочных карточек

Правительство Соединенных Штатов установило, что покупки в размере до 2500 долл. США составляют лишь 2 процента от общих государственных расходов, но на 85 процентов приходится на все закупки. Поскольку административные издержки этих небольших покупок часто превышали фактические расходы на доллар, во многих правительственных ведомствах увеличилось использование закупочных карт. Согласно одному правительственному учреждению, министерству торговли, использование карт закупок позволило им экономить более 22 млн. Долл. США в год на административных расходах и сократить время обработки закупок.

Использование карт позволило отделам закупок сосредоточить свои усилия на 15 процентах общих расходов на закупки, что составляет 98 процентов от общих расходов.

Внедрение внутреннего контроля

Злоупотребление картами закупок является новостью заголовка, но часто эти злоупотребления, особенно в правительственных ведомствах, обычно показывают высокую стоимость в долларах, но часто составляют менее половины одного процента от общего объема расходов.

Однако злоупотребление случается, но его можно контролировать, внедряя надлежащий внутренний контроль для сокращения отходов и злоупотреблений.

Сильное направление управления имеет решающее значение для успешной программы карточек. Руководство должно четко определить, что разрешено использовать для карты и определить, и наложить, их штрафы за просрочку платежей, мошенничество и злоупотребления. Разумеется, для осуществления контроля должны быть предусмотрены процедуры и ресурсы бэк-офиса. Если ресурсов недостаточно для мониторинга и устранения злоупотреблений в отношении платежных карт, то злоупотребления будут продолжаться и увеличиваться по мере того, как его приверженность в программе проявляется пользователями.

Кто получает карту?

Еще один негатив, наблюдаемый в программах закупочных карточек, заключается в том, что компании считают, что им необходимо предоставить карты всем своим сотрудникам, которые совершают покупки. Это не тот случай; выдана карточка закупок, которой доверяют.Компания должна быть в состоянии доверять пользователю карты, поскольку они фактически тратят деньги компании. Должен быть установлен процесс утверждения, когда сотрудники должны быть отобраны, рассмотрены и одобрены. Если у сотрудника плохой кредит, то должны ли они получить карточку закупок компании?

Наложение пределов расходов

Как и любая кредитная карта, для пользователя должен быть кредитный лимит.

Компании с кредитными картами предоставляют держателям карт лимит, основанный на их платежеспособности. Для держателей карточек-держателей компаниям следует предоставить держателям карт лимит расходов, соответствующий их положению и их вероятным расходам. Например, человек, работающий в качестве ИТ-аналитика, может потребоваться только для покупки чернил принтера и небольших компьютерных периферийных устройств, которые могут составлять всего пару сотен долларов в год. Предел расходов для этого сотрудника должен отражать это, а не давать полный лимит расходов в размере 2500 долларов США, который может быть предоставлен всем ИТ-специалистам. Пределы расходов следует пересматривать на периодической основе, чтобы соответствующий уровень предоставлялся сотрудникам на основе их фактических расходов.