Офисные работы - Найм ресепшн

Описание работы

Регистратор - это лицо, которое вы нанимаете, чтобы приветствовать всех, кто входит в ваше рабочее место. Таким образом, у администратора есть первое впечатление о том, что клиенты, поставщики и партнеры будут иметь дело, в котором вы работаете. Отношение, хладнокровие и гостеприимство портье расскажут о том, что такое культура бизнеса. Поэтому крайне важно, чтобы тщательное планирование использовалось как для описания описания работы регистратора, так и для найма человека, который способен передать как словесно, так и невербально, что такое бизнес.

Помимо критического первого впечатления, регистратор также отвечает за ответ на телефон компании и возможность направлять абонентов соответствующему лицу. Регистратор также должен иметь базовое, но полезное знание того, что делает бизнес, предоставляя информацию о компании / продуктах всем абонентам и лично посетителям.

В зависимости от размера и типа вашего бизнеса, регистратор может также быть лицом, которое обрабатывает все почтовые и пакетные поставки, и поэтому им необходимо будет знать и обрабатывать свое назначение в компании путем направления их соответствующим сотрудникам. В таких предприятиях, как медицинские и адвокатские бюро, часто может быть чувствительность к времени. Поэтому обучение регистратора разграничению срочных и важных важно для удовлетворения важных бизнес-потребностей.

Регистратор может также быть общим «привратником» в своей работе с адвокатами, которые звонят.

Это включает в себя скрининг звонков, определение характера и цели визита, обращение к соответствующему сотруднику при прибытии посетителя и вызов служб экстренной помощи (полиция, пожар и машина скорой помощи) по мере необходимости.

Существует множество других административных задач, которые могут выполнять администратор.

В зависимости от размера и сложности вашего бизнеса эти служебные обязанности могут включать:

• Координатор Фронт-отделения
• Greeter
• Оператор коммутатора
• Эквалайзер вызовов

Что касается регистратора, один размер не соответствует всем, и, как описано, поскольку этот человек играет критическую роль в бизнесе, рабочие обязанности и обучение администратора будут в конечном итоге способствовать успеху соответствующего трафика для бизнеса. Существуют два типа различий в отношении того, как структурируются обязанности должника. Один из них - размер фирмы, а другой - по специальности. Ниже приведены рекомендации по найму регистраторов на основе размера компании.

Ресепшн в небольшом офисе

В небольшом офисе роль регистратора - это, как правило, полный рабочий день.Однако, поскольку это небольшой бизнес, регистратор также должен быть способен выполнять другие обязанности. Обязанности регистратора обычно назначаются секретарю или клерку, который расположен рядом с общественным входом в бизнес. Дополнительные назначенные задачи могут включать прием пакетов / почты, ввод текста, ввод заказа, подготовку почты или любую другую задачу, которая может быть прервана при поступлении гостя.

Служащий в среднем офисе

Позиция администратора в офисе среднего размера, скорее всего, является специалистом по полной занятости, который по-прежнему посвящен приветствию людей по мере их поступления в бизнес. В периоды низкого трафика дополнительная дополнительная работа, которая обычно может выполняться секретарем или клерком, может быть назначена администратору.

Приемщик в крупном офисе

Обязанности должности администратора очень четко определены в большой офисной среде. Должностные обязанности могут включать формальный список задач и другие функции, которые ожидаются от лица в этой должности. Вероятно, этот человек посвящен приветствию посетителей и направляющим / маршрутизирующим абонентам. Однако это зависит от объема посетителей и вызывающих абонентов, и если громкость высокая, то выделенной функции как маршрутизатора приветствия и вызова достаточно.

Цель состоит в том, чтобы обеспечить удовлетворение всех потребностей в большом офисном приветствии и что другие, выборочные задачи назначаются, только если это подтверждается снижением объема трафика.

Другая классификация регистраторов - по специальным типам, таким как регистратор медицинской службы или приемная адвокатского бюро. Должностные обязанности этих регистраторов будут включать дополнительные или специализированные рабочие обязанности из-за типа бизнеса, над которым они работают.

Другой тип регистратора - кассир в магазине. В этом случае роль регистратора не только требует всех выделенных функций работы, но также требует, чтобы человек специализировался на бизнесе офиса. Хорошим примером этого является приемная в Спа или в другом сервисе, в котором приемная - это приветствие, хост, планировщик и кассир.