Встреча с практикой в ​​сфере управления Помощь в повышении производительности

Мы проводим много работы на собраниях. Во многих случаях неправильная практика управления встречами приводит к непроизводительному использованию времени участников. В связанной должности я предлагаю руководство по превращению пяти общих сценариев встречи в продуктивные события. В этой статье я предлагаю дополнительные идеи для поддержки повышения полезности, производительности и воздействия совещаний.

Ключ управления встречами - стойка PAT

Некоторые менеджеры используют подход PAT

для встреч, требуя P urpose, A genda и T > imeframe. Вооружение участников с этими важными точками контекста перед сессией гарантирует, что люди будут готовы участвовать и поддерживать общее намерение встречи. Четкий план A. A. T. помогает обеспечить продуктивную сессию.

Вы должны быть в состоянии определить цель встречи в 1 или 2 предложениях максимум. «Эта встреча предназначена для планирования новой маркетинговой кампании» или «эта встреча предназначена для пересмотра новой политики доставки для обработка возвратов ". Цель помогает убедиться, что все знают, почему они там, что нужно сделать, и как управлять прогрессом и вести вывод.

Задайте повестку дня. Перечислите предметы, которые вы собираетесь просмотреть / обсудить / проверить. Мне нравится назначать срок для каждого пункта повестки дня (см. Ниже) и определять лицо, ответственное за модерирование обсуждения. Установите таймфрейм; по крайней мере, установить начальное и конечное время.

Я также рекомендую установить продолжительность для каждого пункта повестки дня. Они должны соответствовать общим срокам собрания.

Начните свои встречи вовремя

Если вы работаете в одной из тех культур, где люди просачиваются на собрания вплоть до пяти или десяти минут после запланированного времени начала, пришло время начать новую тенденцию.

Одна фирма призывает своих менеджеров закрыть дверь в запланированное время начала, а те, кто опаздывает, не могут присутствовать. Хотя это может быть более драконовским, чем вы хотите действовать, вы не должны сомневаться в том, чтобы привести собрание в порядок, проанализировать цель и подтвердить ожидания и сроки.

Не ждите появления отставших. Когда кто-то приходит поздно, не возвращайтесь и не просматривайте то, что уже было покрыто. Продолжайте обсуждать свои темы. Это будет неудобно для отставшего и улучшить шансы его / ее прибытия вовремя на следующей встрече.

Если организатор / спонсор собрания не отображается вовремя, рассмотрите отмененную встречу и вернитесь к работе. Период ожидания от пяти до семи минут является разумным. Скорее всего, организатор встречи столкнулся с неожиданными трудностями и предпочел бы, чтобы вы не тратили время, ожидая его / ее.

Соблюдать собрание по теме

Хорошей практикой является назначение кому-то роли держать всех в курсе во время собрания. Слишком часто дискуссии дрейфуют, а затем деградируют до завихрения мнений, идей, фактов и эмоций. Вместо этого назначьте роль и проинформируйте всех присутствующих о том, что этот человек будет вмешиваться, если и когда обсуждение отклоняется от повестки дня и конкретного пункта обсуждения.

В некоторых фирмах эта роль упоминается как «Traffic Cope», в других - «Хранитель тем». Независимо от маркировки, эта роль чрезвычайно полезна для повышения эффективности и результативности ваших встреч.

Если возникают дополнительные темы, которые являются вне повестки дня, но важны для обсуждения, их следует четко фиксировать и размещать на «стоянке» для будущего рассмотрения и обсуждения или для дискретного совещания. Владелец собрания оставляет за собой право разрешить незначительную дискуссию, если она поддерживает общую цель собрания.

Хранить и распространять заметки / минуты встречи

Кто-то, кроме организатора собрания, должен вести протоколы собрания. Хорошая запись минут будет включать:

Время встречи, дата, местоположение

• Описание цели
• Копия повестки дня
• Список участников и список тех, кто не присутствовал
• Подробный сводный перечень выводов, элементов действий, обязанностей и сроков завершения. Многие нотаутеры используют повестку дня в качестве руководства для перечисления выводов и действий.
• Планируемая последующая встреча, если это действительно необходимо.
• В идеале, раздайте заметки о встрече как можно скорее после завершения собрания и абсолютно в течение одного рабочего дня. Протоколы и заметки служат важным напоминанием для участников, а также источником информации для других заинтересованных сторон или для тех, кто пропустил собрание. Протокол - отличный инструмент для того, чтобы напомнить людям и командам о своих совершенных последующих действиях.

Нижняя линия на данный момент:

Возможно, что встреча приведет к положительному результату, помогая продвигать проекты и людей вперед, просто не рассчитывайте на это. Некоторые усердие и умышленное усиление ваших методов управления встречами улучшат ваши шансы на успех.

-

Обновлено Art Petty