Узнать, как планировать свое первое крупное событие

Поздравляем! Ваш босс просто назначил вас для координации осенней образовательной конференции компании. Это отличная возможность для вас продемонстрировать свои навыки и, возможно, получить повышение в этом процессе. Есть только одна проблема: вы никогда не планировали такое событие раньше! Не беспокоиться. Множество других оказались в том же затруднительном положении, и вы добьетесь успеха, потому что вы организованы и определены.

Как и любой бизнес-проект, первым шагом является организация всей имеющейся у вас информации и определение наиболее актуальных вопросов.

Прежде чем вы начнете выбирать место встречи или нанимаете оратора, вам необходимо знать основные параметры вашего мероприятия. Почти невозможно обсуждать детали и затраты со сторонней стороной, пока у вас не будет больше отличий в деталях. Вот ключевые сведения, которые вы должны определить, прежде чем обращаться к внешним поставщикам.

Дата

Все вращается вокруг даты вашего специального мероприятия. В идеале вы хотите иметь три потенциальных даты, чтобы вы могли сравнить доступность и цены по всем направлениям. Постарайтесь включить различные дни недели для максимальной гибкости.

Временной интервал

Даже разница в один час может повлиять на ваше планирование, поэтому вам нужно получить конкретную информацию о ваших ожидаемых временных рамках. Например, начиная с 10 утра вместо 8 утра означает, что вам может не понадобиться выделять завтрак.

Числа посещаемости

Это одна деталь, которая часто слишком широко оценивается для продуктивных переговоров. Получите реалистичность с прогнозами посещаемости. Обсудите заранее, кого вы пригласите и разместите ваши прогнозы вместе в электронной таблице. Посещаемость и бюджет напрямую коррелируются, так что не случайно догадывайтесь о количестве людей, которые, по вашему мнению, будут присутствовать.

Прорывные сессии

Вам может понадобиться только одна банкетная комната, если вы принимаете ужины, но для полномасштабной конференции, вероятно, потребуются дополнительные комнаты для отдыха и выставочная площадь. Еще раз, вы не сможете измерить затраты, пока не определите, сколько места вам нужно. Для конференций наилучшим подходом является планирование макетного маршрута на вашей первой встрече. Совместное использование идей и сбор их на бумаге поможет вам в принятии последующих решений по планированию.

Бюджет и затраты

Может показаться нецелесообразным работать над бюджетом, прежде чем знать стоимость места и услуги общественного питания, но работа таким образом дает вам ориентир для оценки всех предложений поставщиков. Начните с источников дохода. Сколько вы должны взимать плату за посещение? Призовите спонсоров, чтобы помочь компенсировать затраты? Что участники будут платить за участие? Доходы будут в конечном счете диктовать ваш бюджет, поэтому имеет смысл сначала защитить их.

Маркетинг

После того, как вы определили источники дохода, следующим шагом будет наметить ваш маркетинговый план. Каков наилучший способ охвата и привлечения ваших генераторов доходов? Возможно, у вас есть список потенциальных участников как работодатель или членство. Это было бы полезно, но как насчет спонсоров и экспонентов?

Если вы планируете привлечь более 20 участников, вы должны быть в состоянии их достичь. Целевые маркетинговые кампании стоят денег, и это сокращает ваши доходы.

Транспорт и жилье

Запуск местной конференции обычно устраняет любые опасения по поводу транспортировки. Тем не менее, вам все равно нужно обращаться к жилью для докладчиков, участников и специальных гостей. Некоторые отели предоставляют скидки на место для собраний, если вы бронируете достаточно комнат ночи. Единственный способ извлечь выгоду из этого - зная ваши потребности в жилье заранее. Вернитесь к своим данным посещаемости и спросите, сколько гостей за пределами вашего района.

Теперь все это, вероятно, звучит как много информации, чтобы собраться впереди, и это так. Но имейте в виду, что это детали, которые влияют на все остальное в процессе планирования.

Возможно, вас сначала привлекают более «гламурные» задачи, такие как посещения сайтов и планирование меню. Просто помни, что придет их время. Пока, однако, сосредоточьтесь на фактах, чтобы позже вы могли принять наилучшие решения.