Ваша компания готова к совместным услугам?

Введение

Предприятия должны быть как можно более экономически эффективными, и один из вариантов, который могут принять компании, - это принять модель общих сервисов для некоторых своих функций.

Общие службы могут охватывать ряд процессов, таких как отдел продаж или покупки. Обычно эти типы функций могут быть децентрализованными, стандартизованными или централизованными. Существует много преимуществ для создания общих служб, включая экономичность, качество, время отклика и стратегические выгоды.

Организационные функции

Помимо общей модели обслуживания, предприятия могут использовать другие функциональные модели, такие как децентрализованные, стандартизированные или централизованные.

• Децентрализованный - этот тип модели найден, где функция, такая как покупка или продажа, может быть расположена в каждом месте компании. Эта функция является автономной, с ее отдельным персоналом и, возможно, отдельными технологическими системами. Однако эта модель очень чувствительна к потребностям пользователей на объекте.
• Стандартизировано. В этой модели есть отдельная функция, по крайней мере, от объектов, которыми управляют отдельные сотрудники. Однако в этой модели процессы стандартизированы, и они могут использовать те же или подобные технологические системы.
• Централизованная - эта модель работает с одним отделом, который существует на одном объекте, который используется каждым объектом в организации. В этой модели акцент делается на эффективности и не имеет соглашений об уровне обслуживания (SLA) с пользователями на любом из объектов.

• Общие службы. Функция общего обслуживания может быть расположена на одном недорогом сайте, но ориентирована на клиента с согласованными соглашениями об уровне обслуживания. Производительность функции общего обслуживания основана на измерении соглашений об уровне обслуживания.

Преимущества общих служб

Функция общих сервисов обычно основана на местоположении, которое имеет квалифицированных сотрудников, но оно ниже в стоимости для размещения.

Например, создание общей служебной функции в штаб-квартире компании может иметь квалифицированный персонал, но, вероятно, будет более дорого финансироваться, чем место в недорогой области.

Централизованная функция аналогична функции общего обслуживания, но она основана на снижении стоимости функции, а не на работе функции, направленной на улучшение обслуживания клиентов.

В опросе Ассоциации аутсорсинга общих служб и бизнес-процессов (SBPOA) было выявлено десять областей, в которых наиболее популярны общие службы. Это были: кредиторская задолженность 83%, общий учет 65%, основные средства 57%, дебиторская задолженность 56%, начисление заработной платы 55%, расходы на поездки и расходы 50%, финансовая отчетность 48%, людские ресурсы 44%, кредит и сбор 43% и Функция справочной службы - 39%.

Риски общих служб

Хотя есть много преимуществ для использования функции общих сервисов, иногда возникают проблемы для компаний после такого перехода.Некоторые из причин, по которым функция общей службы может дрогнуть, включают следующее:

• Отсутствие калькуляции - если не удалось завершить комплексное измерение затрат, то снижение затрат, ожидаемое в результате реализации функции общего обслуживания, может быть грубо завышена.
• Отсутствие документации. Для успешной реализации функции общих сервисов процессы должны быть полностью задокументированы, чтобы общие службы имели всю необходимую им информацию для выполнения необходимых функций.
• Отсутствие лидерства. Многие функции общих служб не преуспевают, как ожидалось, поскольку они не имеют необходимого руководства для принятия важных решений.

Аутсорсинг общих служб

Если была выбрана общая модель обслуживания, можно передать стороннюю службу в третью сторону. Компания-аутсорсинг, которая будет выполнять функцию общего обслуживания, должна будет согласиться и соблюдать соглашение об уровне обслуживания.

Аутсорсинг общих сервисов является успешным, когда есть участие в управлении исполнительным руководством, когда процессы стандартизируются по всему предприятию, и область действия функции четко определена.

Самая популярная функция общих сервисов, которая предоставляется на аутсорсинг, - это кредиторская задолженность. Другие общие услуги, которые часто передаются на аутсорсинг, включают ИТ, налоговые услуги и вознаграждения сотрудникам.

Обновлен Гэри Мэрион, эксперт по логистике и цепочке поставок.