Это время отслеживать инвентаризацию?

Для многих новых или быстроразвивающихся предприятий стоимость инвентаря может часто составлять значительную часть их общих активов. Для других затраты на инвентарь - тривиальная сумма. Если ваш бизнес не продает или не хранит предметы, подлежащие юридическому надзору, такие как определенные опасные материалы или фармацевтические препараты, не существует законов, требующих от вас внедрения или поддержания системы отслеживания запасов.

Большинство компаний, однако, считают, что преимущества, обеспечиваемые эффективным управлением запасами, делают их усилия стоящими, но верно и то, что не каждый бизнес должен отслеживать запасы.

Поскольку каких-либо конкретных правил не существует относительно необходимости отслеживания инвентаризации, решение о том, должен ли ваш бизнес отслеживать инвентаризацию, должен основываться на факторах, характерных для каждого бизнеса. Ответ на следующие вопросы может помочь вам решить, пришло ли вам время начать систему управления запасами.

1. Вы покупаете только количество, необходимое для заполнения заказов по мере их получения? Например, если вы продаете платья для подружек невесты, которые доступны в различных размерах и цветах, вы имеете в наличии все возможные варианты в кратных или приобретаете точные размеры в запрошенном цвете, когда ваш заказчик делает заказ? Если последнее, вам, вероятно, не нужно отслеживать инвентарь.

2. Является ли ценность вашего инвентаря более чем 25 процентами вашего ежемесячного дохода?

Если это так, многие бухгалтеры рекомендуют вам создать план управления запасами.

3. Как часто вы пропускаете возможность продажи из-за отсутствия товаров? Потерянные возможности могут быть трудно идентифицировать, но вы могли бы позвонить клиентам или посетить свой магазин, чтобы узнать, есть ли у вас определенный предмет.

Вы также можете заметить, что полка голая; возможно, клиенты просматривают пустую полку вместо предмета, который они собираются купить, а затем оставляют без продажи. Один или два элемента вне склада в течение года вряд ли повлияют на ваши продажи, но более частые случаи могут. Хорошо управляемая система отслеживания инвентаря может помочь вам предотвратить появление предметов вне склада.

4. Как часто вы получаете больше заказов на предметы, чем вы можете заполнить своевременно? Это называется перепродажей, и, хотя он похож на товары, не входящие в комплект, этот термин чаще всего используется в электронной коммерции. Перепродажа может быть особенно вредной, если вы рекламируете доставку на следующий день или делаете подобные обещания, например, гарантируя, что заказ поступит в отпуск. Обреживание - хороший признак того, что вам нужно отслеживать свой инвентарь.

5. Насколько вы уверены, что не испытываете усадку инвентаря? Исчезающий инвентарь может быть признаком воровства покупателей или сотрудников.Он также может указывать неподтвержденный поломка. Вы могли заметить, что определенный элемент просто исчез, но вы также можете заметить, что соотношение между вашими продажами и купленными вами товарами является неблагоприятным. Отслеживание запасов может помочь вам определить усадку, чтобы вы могли предпринять корректирующие действия.

6. Поддерживаете ли вы сырье или компоненты, которые вы используете для производства готовых изделий для продажи? Если это так, вам может потребоваться отслеживание запасов, чтобы помочь вам убедиться, что у вас есть достаточное количество материалов для производства предметов, которые вам понадобятся для удовлетворения потребностей ваших клиентов.

Создание системы отслеживания запасов

В крупных производственных и розничных операциях обычно имеются комплексные системы отслеживания запасов, которые связывают их логистику, ввод заказов, закупку, планирование производства, пункты продажи, учет затрат и другие отделы. Однако малым предприятиям обычно не нужен такой сложный метод отслеживания запасов, по крайней мере, не поначалу. Система может быть такой же простой, как файл, содержащий индексные карточки или связующее, которое содержит лист бумаги для каждого элемента в вашем инвентаре.

Существует также несколько готовых программ для управления запасами, а некоторые из более простых программ могут быть загружены бесплатно.

Естественно, ваша система управления запасами должна будет отражать характер вашего бизнеса и ваши конкретные потребности. Тем не менее, большинство хороших систем инвентаризации включают следующую информацию.

1. Расположение. Назначьте простой код местоположения для каждого места, используемого для хранения инвентаря. Например, если у вас есть три стеллажных устройства, вы можете использовать буквы A, B и C для представления единиц, за которыми следует число, представляющее конкретную полку, например A-2 или C-4.

2. Пункт: вам нужно будет установить номер или описание предмета для каждого предмета, который вы планируете инвентаризировать. Сложность номера позиции меняется. Например, если вы продаете большое количество женских платьев, вы можете создать систему нумерации, которая идентифицирует стиль, цвет и размер каждого проданного платья. С другой стороны, вы можете просто включить все платья под один номер, установить отдельные номера для каждого размера или выбрать любой другой метод. Если вы перепродаете товары, купленные у оптовика, вы можете просто использовать номер запаса оптового продавца. Это также сделает переупорядочивание довольно простым.

3. Стоимость: вам нужно знать стоимость единицы товара для оценки стоимости вашего инвентаря. Эта стоимость может измениться с каждым новым заказом. Отслеживание колеблющихся затрат напрямую повлияет на вашу валовую прибыль и себестоимость проданных товаров, поэтому наличие точного числа будет ключевым фактором в поддержании точной оценки прибылей и убытков.

4. Источник: укажите имя поставщика, у которого вы совершили покупку. Это ведение записей позволит вам быстро переупорядочить или отслеживать изменения поставщика наряду с изменениями качества или стоимости.

5. Дата: укажите дату, когда вы получили товар.

6. Количество: Введите количество единиц, которые вы получили или в настоящее время имеете под рукой.

7. Изменить порядок: исходя из ожидаемых продаж и времени выполнения поставщика, вы должны определить, в какой момент вам необходимо изменить порядок продукта.

8. Упражнение: По мере того, как продажи происходят, записывайте дату и количество, а затем вычитайте единицы, проданные из количества, указанного на руке. Вам также необходимо будет записывать предметы, которые были повреждены в магазине, или же они были оставлены неудовлетворительными.

Независимо от того, выбираете ли вы ручную систему или программное решение, ключ к эффективному отслеживанию запасов - это поддерживать ваши записи с регулярностью и рутинностью. В зависимости от вашего бизнеса вам может потребоваться обновить свои ручные записи ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Компьютеризированное решение может устранить многие из ручных задач, но даже автоматическая система потребует обслуживания, например, ввода новых номеров позиций или обновления кодов местоположения. Это означает разработку стандартизованного процесса и обучение любого, кто затронет его, как наилучшим образом управлять и поддерживать его.

В конечном счете, решение о том, следует ли осуществлять отслеживание запасов и лучший метод использования, должно быть у каждого владельца бизнеса. Только вы можете определить, может ли природа вашего бизнеса, ваш объем и ваши конкретные проблемы выиграть от официальной политики управления запасами.