Как выбрать человеческие ресурсы Информационные технологии

Информационные технологии в области человеческих ресурсов (HRIS) необходимы компаниям для управления планами своих льгот и информацией о своих сотрудниках. Технология управления преимуществами уже не так хороша, но необходимость помочь HR управлять как морем информации и денег, потраченных на планы льгот, поскольку HR сталкивается с ограниченными ресурсами и постоянно меняет данные.

Но как HR и другие руководители знают, что они выбирают лучшие технологии HR-информации для управления всеми деталями и что выбранное ими решение будет проверять время?

Ниже приводятся ключевые вопросы, которые необходимо задать и ответить в процессе выбора информационных технологий для персонала.

• Какова степень гибкости и масштабируемости, предоставляемая программным обеспечением для информационных технологий HR? Специалисты по персоналу должны определить, может ли программное обеспечение импортировать данные из нескольких таблиц Excel, баз данных и бумажных документов и уровня, с которым он может взаимодействовать со всеми видами других систем и данными.
  Программное обеспечение должно иметь возможность принимать и фильтровать информацию из нескольких источников. В идеале этот процесс также должен быть автоматизирован. Многие онлайн-решения для регистрации требуют, чтобы данные вручную манипулировали, прежде чем они могли перейти к перевозчику для обновления своих систем. Автоматизация формата обновления, графика передачи и способа доставки могут помочь устранить проблемы с выставлением счетов и права на участие.
• Будет ли программное обеспечение соответствовать правилам компании и преимуществам операторов мобильной связи? Поистине способный механизм зачисления оценит каждую активность регистрации и применит любую необходимую комбинацию правил, сообщений, подсказок и опций, специально разработанных для удовлетворения точных требований к приемлемости. Программное обеспечение должно соответствовать любым правилам приемлемости, которые имеют компания и перевозчики.

• Могут ли информационные технологии HR расти и масштабироваться с организацией? HR должен оценить способность технологии расти, поскольку компания нанимает новых сотрудников, офисы, изменения преимуществ и правила. HR должен задавать пороговые значения для каждого из этих элементов.
• Является ли программное обеспечение для информационных технологий HR способным интегрироваться с другими системами? Начисление заработной платы и другие функции часто разделяют большую часть той же информации, что и управление преимуществами. HR может получить большую эффективность, когда данные и другая информация сотрудника, введенная в одну систему, совместно используются другой системой. Отслеживание найма сотрудников - еще одна необходимая функция.

• Кто отвечает за реализацию или создание решения? Какой уровень обучения задействован? Некоторые решения требуют, чтобы клиент был очень вовлечен в первоначальную реализацию, что может быть огромным для уже занятых администраторов HR.
  HR должен иметь четкое представление о уровне подготовки и технических знаний, которые потребуются, и о ожидаемом количестве времени. Опрос поставщиков решений по этой теме может дать представление о тонких областях, которые изначально могут казаться простыми, но при этом требуют значительных технологических знаний. HR может затем определить конкретные задачи, которые могут быть настолько громоздкими, чтобы реально препятствовать завершению, что потенциально может снизить ценность информационных технологий HR и ROI.
• Если тренировка задействована, есть ли плата? Следует также оценивать затраты на обучение, включая расходы на проезд и командировочные расходы для поездок за пределы участка. HR должен осознавать все жесткие и мягкие издержки, связанные с внедрением информационных технологий HR.
• Кто будет владеть данными? Ответ на этот вопрос должен быть организацией «Кадровые ресурсы». Компании должны иметь возможность передавать свои данные любому поставщику услуг приложений (ASP). Если данные хранятся на собственном сервере перевозчика, компания может иногда взимать дополнительные сборы, если она переключит перевозчиков.
• Какие виды технического обслуживания и поддержки требуются? Когда программное обеспечение установлено на рабочих станциях или серверах компании, регулярные обновления этой технологии часто требуются и могут быть громоздкими для планирования и управления. Обновления технологии HR-информации часто производятся автоматически с помощью программного обеспечения, доступного через Интернет через модель поставщика приложений (ASP) или программного обеспечения как услугу (SaaS).
• Какие меры безопасности встроены в информационные технологии HR? Если программное обеспечение доступно через Интернет, через модель ASP или SaaS, поставщик должен предлагать ежедневные резервные копии, серверы резервного копирования и добавленные защитные слои. Должны быть созданы дополнительные системы и процедуры для защиты информации от потери или доступа неавторизованного персонала. HR, в консультации с другими менеджерами, должен иметь исключительную право решать, кому будет разрешен доступ к информационной технологии HR и в какой степени.
• Сотрудники смогут записаться в планы льгот и вносить изменения в режиме реального времени в свои личные данные и планировать выбор? Доступ сотрудников должен быть дан, учитывая широко распространенный общий доступ к компьютерам.
  У большинства населения служащего есть доступ в Интернет дома. Самообслуживание сотрудников предоставляет огромный потенциал для экономии времени и денег. Хорошая система самообслуживания будет гладить сотрудников плавно, вводя информацию о себе и своих иждивенцах.
  Система должна четко представлять доступные планы и позволять сотрудникам делать выбор по своему усмотрению, упрощая эти действия на протяжении всего процесса с помощью мастеров. Сотрудники также должны иметь возможность добавлять иждивенцев и изменять информацию по мере необходимости 24 часа в сутки, семь дней в неделю, круглый год.

Это дополнительные вопросы для ответа, поскольку вы оцениваете потребности вашей организации в информационных технологиях в человеческих ресурсах.

• Будет ли технология предоставлять людским ресурсам полномочия решать, кому будет разрешен доступ и в какой степени?В том же духе, обеспечивающем доступ сотрудников, технология должна дать HR окончательное слово. HR должен обладать полномочиями утверждать все данные до их передачи перевозчикам, а также определять степень доступа к ним и другим сотрудникам.
• Какие типы возможностей отчетности доступны из информационных технологий HR? Технология отчетности должна предлагать несколько видов и форматов (электронная таблица, PDF, HTML), оценка больших изображений и возможность детализации для повышения эффективности принятия решений. HR должен иметь возможность в любое время оценивать охват конкретными планами, невыполненными действиями и изменениями демографической информации сотрудника в отношении пособий и других данных сотрудников.
• Предоставляет ли программное обеспечение определенные функции, чтобы помочь HR сэкономить время? В зависимости от собственных ведомственных потребностей, HR может захотеть узнать о способности технологии обрабатывать информацию партиями, управлять уведомлениями и биллингами для политик COBRA, предоставлять инструменты для самообслуживания и сверки счетов и конкретные отчеты.
• Предоставляет ли программное обеспечение определенные функции, чтобы помочь HR лучше общаться с сотрудниками? Некоторые программы предоставляют персоналу гибкость для общения с сотрудниками на нескольких уровнях - через массовую электронную почту, электронные доски объявлений и по конкретным критериям фильтрации (например, местоположение, отдел, страховые планы, статус регистрации, статус выхода на пенсию и другие) через Кадровая информационная технология. Наличие нескольких способов коммуникации может дополнительно автоматизировать процессы и помочь HR для улучшения целевых сообщений.
• Предоставляет ли система информационных технологий HR средства для сдержек и противовесов? В дополнение к тому, что HR может одобрять транзакции, многие системы информационных технологий HR также предоставляют возможности для HR, чтобы служить в качестве привратника при проверке счетов операторов, чтобы убедиться, что они согласны с данными в системе. Это может:
  - обеспечить точность счетов-фактур перевозчика,
  - сохранить время и деньги,
  -ассист в своевременной доставке сотрудников, а
  - подтверждение статуса приемлемости, когда сотрудники отправляются на попечение ,
• Как обмен информацией с носителями? И кто будет отвечать за это взаимодействие? Интеграцию системы информационных технологий HR следует оценивать не только по числу носителей, с которыми программное обеспечение имеет отношения, но и по типу подключения, которое оно позволяет. Обеспечение успешного взаимодействия с носителями посредством программного обеспечения для управления преимуществами требует много шагов, в том числе:
  -переработка первичной переписи данных внедрения;
  - установление первоначальной интеграции для текущего обмена информацией;
  - согласование ежедневного или недельного взаимодействия, чтобы обеспечить получение и точное применение данных;
  - просмотр текущих обновлений;
  - требования к перевозчикам, необходимые для регистрации, удовлетворяются в соответствии с регламентами; и
  - поощрение проактивных отношений с каждым перевозчиком для улучшения взаимосвязи обмена данными.
  Знание того, кто несет ответственность за каждую задачу, необходимо для полного понимания предложения продукта.Каждый поставщик программного обеспечения предложит другой уровень интеграции в предоставлении некоторых, для всех, задач, описанных выше. HR должен смотреть на работу с поставщиками, которые демонстрируют сильные, постоянные, бесшовные отношения с выбранными перевозчиками компании.
  Многие поставщики разрешают передачу общего файла ANSI 834, который может или не может быть принят перевозчиком, фактором, часто зависящим от размера группы. Менеджеры должны искать поставщиков, которые предлагают чистые, проверенные переводы (гарантирующие соответствие транзакции), настроенные на потребности каждого оператора, чтобы избежать проблем. Им также следует обратиться к провайдерам, которые имеют специальный отдел электронного обмена данными (EDI) для взаимодействия с собственным специфическим языком перевода.
• Какой уровень обслуживания клиентов предоставляется? Есть ли дополнительная плата за обслуживание? HR должен определять уровень доступа к оказанной помощи и то, что составляет обслуживание клиентов, онлайн-справку через базу данных, онлайн-чат, поддержку по электронной почте, беседы с живым человеком или их комбинацию. Учитывая чувствительность преимуществ и другую информацию о персонале, руководители должны ожидать ответа на запросы в течение 24 часов от прямого контакта, который может помочь.
• Какова стоимость системы информационных технологий HR и она перевешивает преимущества? HR должен оценить полную стоимость системы информационных технологий HR, включая все годовые, ежемесячные и разовые платежи, а также предоставленные льготы. Несколько более дорогая система может более чем заплатить за разницу с функциями, которые позволяют сотрудникам поддерживать собственные записи и предлагают больше удобства, экономии времени и точности. Эти факторы следует учитывать и взвешивать при выборе системы информационных технологий HR.

Потребность в информационных системах информационных технологий возрастает. С персоналом HR, располагающим широким спектром возможностей в системах информационных технологий HR, все более важно анализировать и взвешивать все доступные варианты.

Выбор системы информационных технологий HR следует рассматривать как инвестиции, которые будут расти с учетом потребностей отдела и компании. Эти вопросы приведут вас к соответствующей системе информационных технологий для персонала вашей компании.