Как уменьшить стоимость командировки сотрудников

С некоторым сочувствием к работодателям, которые пытаются контролировать транспортные расходы, просить сотрудников обмениваться номерами не с чего начать - или заканчивать.

Эти идеи менее напряжены и оскорбительны для среднего сотрудника, который путешествует по бизнесу для своего работодателя. Сотрудники являются нормальными людьми, которые просто хотят получить конфиденциальность и расстояние от коллег во время командировки, особенно если они провели день с коллегами.

Работодателям не нужно просить сотрудников обмениваться номерами.

Есть и другие способы сэкономить на стоимости деловых поездок сотрудников. Например:

• Требовать от сотрудников поездки в тот же день, когда это возможно.
• Разработать и внедрить прочную политику в отношении поездок, в которой указаны конкретные данные о суточных платежах в разных пунктах назначения, предпочтительных гостиничных сетях, где работодатель может установить учетную ставку, возмещение расходов и лимиты, требующие предварительной подписки руководителя, если они превышены ,
• Держите сотрудников в соответствии с буквой закона, как указано в политике поездки, без предварительного разрешения об исключениях. Не возмещайте расходы, которые не были разрешены политикой или исключением.
• Переобрести или договориться о корпоративных тарифах с цепочками отелей, общих для ваших направлений. Ищите отели, предлагающие такие удобства, как бесплатный завтрак, бесплатный коктейль-час, послеобеденные закуски и закуски, а также холодильники и кофеварки в номерах. Требовать от сотрудников использовать эти отели и удобства, когда они доступны.

• При бронировании используйте менее дорогую сеть отелей. Большинство сотрудников отдавали звезду за отдельную комнату. Не ожидайте, что более низкие стандарты в таких областях, как чистота и другие удобства для персонала, от отелей, рассчитанных на меньшее количество звезд. Периодически проводите опрос сотрудников, чтобы убедиться, что выбранные места соответствуют их потребностям.
• Используйте постоянную услугу бронирования поездок, такую ​​как American Express Global Business Travel, чтобы контролировать расходы. Они помогут вам спланировать, принять политику, сэкономить расходы и ограничить расходы сотрудников. Даже местные туристические услуги могут помочь вам сэкономить на деловых поездках, но преимуществом для компании American Express является их доступность на национальном и международном уровнях и их онлайн-услуги.
• Принять меры с одной авиакомпанией, чтобы использовать свои услуги, когда это возможно, для получения корпоративной скидки на каждый рейс. Требовать от сотрудников использовать услугу бронирования авиакомпаний, например, Southwest Airlines Corporate Travel. Работодатели также могут сэкономить, когда самолеты забронированы заблаговременно.
• Сделать сотрудниками, которые принимают последние решения о путешествии, получить разрешение. В одном случае, в клиентской компании, билет на самолет, который стоил бы 300 долларов США, если он забронировался за несколько недель до этого, стоил более 1200 долларов, когда сотрудник сделал бронь за два дня до мероприятия.Это должно произойти только в чрезвычайной ситуации, поскольку большинство билетов передаются, даже если они не подлежат возврату.
• Сокращение расходов на проезд в других районах, таких как еда и алкоголь в день и транспорт. Обозначьте суточные по месту. Например, Нью-Йорк стоит дорого по сравнению с Лас-Вегасом. Меньшие, не-курортные районы еще более доступны. Ваша политика в отношении поездок должна отражать затраты, которые ваши сотрудники будут испытывать во время поездок в разные штаты и места.

• Экспериментируйте с виртуальными встречами, такими как Skype для бизнеса и видео. Хотя изначально неудобно, личные встречи не являются приобретенным навыком. Сотрудники становятся более комфортными, поскольку они используют эти услуги с течением времени. Вебинары работают хорошо для различных видов обучения, особенно семинаров, которые позволяют нескольким сотрудникам посещать.
• Требовать от ваших сотрудников использовать менее дорогой общественный транспорт и услуги трансфера, если они доступны, а не такси, особенно когда сотрудники путешествуют между аэропортами и отелями. Большинство крупных конференций предлагают бесплатный трансфер между отелями и конференц-центром. Меньше использования такси или требования, которые сотрудники собирают для оплаты группового такси, могут сэкономить много денег.

Просить взрослых сотрудников сделать своевременные оговорки, бюджетные расходы в командировках и изучить варианты, отличные от поездок на встречи и обучение, - это правильный подход к оптимизации расходов на деловые поездки.

Они уважают сотрудников.

Они приносят пользу работодателю, потому что сотрудники чувствуют себя уважаемыми и заботятся о том, что создает позитивный моральный дух. Они сохраняют положительный цикл отношений в правильном направлении.

Дополнительную информацию о деловых поездках см. В разделе «Деловые поездки».