Поиск задания помощником секретаря / административного помощника

Если вы входите в рабочую силу с дипломом о высшей школе, рассмотрите работу секретаря или помощника по административным вопросам. Вы можете получить преимущество в этой области, зарегистрировавшись в программе дополнительного образования или посещая программу обучения в секретариате после окончания средней школы.

В растущем числе секторов секретари имеют степень бакалавра или получают специализированные сертификаты, такие как аккредитованный секретарь по правовым вопросам или сертифицированный медицинский административный помощник.

Требования к работе для секретарей / помощников по административным вопросам

Чтобы работать в административном положении, вам будет удобнее использовать технологии различными способами. Вам может потребоваться генерировать документы, составлять слайд-презентации, создавать электронные таблицы, управлять базами данных и поддерживать веб-сайты. Вам должно быть удобно использовать Microsoft Office, электронную почту и интернет. Для работы в небольшом бизнесе вам может потребоваться знакомство с QuickBooks или другими программами бухгалтерского учета.

Хорошие устные и письменные навыки общения необходимы. Когда вы работаете в офисе, вам нужно быть ориентированным на детали и обладать навыками корректуры. Вы должны иметь твердую команду английского языка, включая навыки написания / редактирования. Некоторые должностные обязанности могут включать создание документов и / или веб-сайтов. Вам нужно будет комфортно пересматривать или составлять коммуникации или веб-контент.

Роль офис-менеджера может быть частью ваших обязанностей. Чтобы быть успешным менеджером, вы должны иметь возможность многозадачности и быть хорошо организованным. Как менеджер, вы будете часто планировать кадровые мероприятия, такие как награды, мероприятия по сбору средств или расписание встреч с клиентами и составление расписаний для ваших коллег.

Как найти работу в качестве секретаря / помощника по административным вопросам

Прежде чем приступить к поиску, соберите ссылки от предыдущих работодателей. Если у вас мало опыта работы, вы можете использовать личную ссылку.

Работодатели, которые нанимают секретаря или помощника администратора, ищут человека, с которым они могут работать с комфортом, который хорошо сочетается с другим персоналом и которому можно доверять конфиденциальную информацию. Сильные рекомендательные письма могут продемонстрировать эти качества.

Нажмите в свои сети, чтобы получить линки на вакансиях. Обратите внимание на контакты Facebook и LinkedIn, друзей семьи, соседей и бывших работодателей, и сообщите им, что вы были бы признательны за ознакомление с тем, кого, как они знают, могут нанимать.

Если вы сосредотачиваете свой поиск на таком секторе, как закон, медицина, издательство или высшее образование, например, задавайте свои контакты специально для рефералов любым специалистам, которых они знают в тех областях занятости.

Применение в лице

Вы будете представителем компании, которая нанимает вас и часто дает первое впечатление клиентам или клиентам. Это означает, что для секретарей и административных помощников важно иметь четкое изображение и сильные навыки межличностного общения.

Если вы можете найти способ замещения потенциальными работодателями, это может дать вам преимущество в качестве кандидата. С вашими рекомендациями и резюме в руке посетите местные организации и предприятия. Вот как подать заявку на работу лично.

Подгоняйте привратников и спрашивайте, можете ли вы поговорить с руководителями или менеджерами по вопросам поддержки сотрудников в организации. Если менеджеры недоступны, сообщите секретарю пару ключевых фактов о ваших полномочиях и спросите, могут ли они быть любезными, чтобы поделиться своим резюме с их начальниками.

Поиск вакансий в Интернете

Сделайте поиск в Google для поиска вакансий с такими ключевыми словами, как административный помощник, помощник по маркетингу, помощник редактора, медицинский секретарь, секретарь-юрист и помощник по работе с офисами для создания списков вакансий. Многие административные рабочие места будут также рекламироваться в разделе занятости веб-сайта для вашей местной газеты или Торговой палаты.

Интервью для помощников по административным вопросам

Ваш личный образ и навыки межличностного общения будут оцениваться работодателями , когда вы соберете интервью для открытой позиции. Убедитесь, что вы безупречно одеты и ухожены. Приветствуйте своего интервьюера с теплой улыбкой и крепким рукопожатием. Обеспечьте надлежащий зрительный контакт с каждым из ваших интервьюеров в групповых ситуациях.

Будьте готовы к интервью, исследуя бизнес раньше времени. Познакомиться с тем, что они делают в офисе и кто их клиенты.

Кроме того, подготовьтесь к продаже, выделив 5-7 активов , что позволит вам быть эффективными в вашей роли секретаря или административного помощника в организации. Для каждого актива, о котором вы говорите, будьте готовы ссылаться на роль, проект или работу, в которой вы применяли эту силу, и дали некоторые положительные результаты. Рассказывая эти истории о том, как вы преуспели в прошлом, может пройти долгий путь, чтобы убедить работодателей, что у вас есть подходящие вещи, чтобы преуспеть в работе.

Внимательно просмотрите описание или описание работы для позиции и составите список своих предпочтений / требований. Для каждой квалификации подумайте о том, как вы показали это качество или применяли это умение.

Подготовьте ответы на другие распространенные вопросы для административных интервью , как ваши недостатки и проблемы, с которыми вы встречались в прошлом. Работодатели, скорее всего, спросят вас об отношениях с супервизорами в прошлом, поэтому будьте готовы рассказать о том, как вы хорошо работали с боссами и эффективно справлялись со сложными личностями и имели эти письменные ссылки.

Последующие действия после интервью

Сразу после интервью составите благодарственную карточку или письмо, в котором четко указано, что вы хотели бы работать с этим работодателем.Выражайте, насколько вы цените, что они тратят время на встречи с вами, и кратко объясните, как вы отлично подходите для этой должности.

Если вы встретились с несколькими интервьюерами, попробуйте включить что-то другое в каждое сообщение, чтобы показать, что вы очень мотивированный и вдумчивый человек.