Рекомендации по закрытию офиса для отпуска

Подготовка вашего офиса к временному закрытию из-за отпуска или по другой причине так же просто, как в следующем контрольном списке. Совершенно верно, ваши клиенты, продавцы и сотрудники будут хорошо осведомлены о запланированном закрытии бизнеса / офиса, и вы можете избежать гневных клиентов и недовольных сотрудников по возвращении. Кроме того, вы также можете сэкономить деньги. Клиенты оценят, что время закрытия бизнеса закрыто, так что они не разочарованы ожиданием ответа от вашего бизнеса, пока вы в отъезде.

Закрытие отпуска в офисе: уведомить сотрудников, клиентов и поставщиков

Убедитесь, что вы уведомили ключевых заинтересованных сторон в своей компании как минимум на две-четыре недели раньше времени. Сотрудники могут быть уведомлены / напомнены с использованием вставки в их зарплате. Клиенты могут быть уведомлены на вашем веб-сайте и через ваше сообщение автоответчика в вашей телефонной системе. Поставщики (особенно те, которые имеют повторяющиеся графики доставки) могут быть уведомлены по электронной почте или обычной почтовой почтой.

Уведомлять персонал / службу безопасности

Отправить напоминание персоналу службы безопасности или службе безопасности, уведомляющему их о датах закрытия. Убедитесь, что ваш список аварийных контактов обновлен с номерами телефонов сотрудников.

Смена приветствия с автоматическим помощником

Запланируйте приветствие автоматизированного оператора на вашей телефонной системе, чтобы отразить, что офис закрыт. Убедитесь, что вы также указали, когда офис снова откроется. Если вы предоставляете службы экстренной помощи (то есть отопление и охлаждение, сантехника и т. Д.), Обязательно сообщите своим абонентам, как связаться с автоответчиком или сотовым телефоном во время выключения.

Уведомлять службу ответа

Если вы используете службу ответа, обязательно сообщите им о датах закрытия офиса и убедитесь, что ваш список контактов обновлен с номерами телефонов сотрудников это будет по вызову.

Изменение приветствий голосовой почты и создание автоматических ответов электронной почты

Если ваша телефонная система позволяет внешним вызовам звонить напрямую на рабочие столы сотрудников, вам необходимо убедиться, что они используют временное или «вне офиса» приветствие голосовой почты, которое позволяет абоненту знать, что они не находятся в офисе.

Ваши сотрудники также должны сообщить об этом, когда они вернутся, и что делать, если они нуждаются в немедленной помощи, пока офис закрыт для отпуска. Кроме того, обязательно создайте автоответчик электронной почты Out of Office.

Уменьшить термостат

Сэкономить немного энергии и немного денег, установив (или перепрограммируя) ваш офисный термостат во время выключения.

Резервное копирование серверов

Если у вас есть критически важные компьютеры и серверы, убедитесь, что цикл резервного копирования работает правильно до и после выключения.Уменьшите подверженность стихийным бедствиям, планируя резервное копирование вне офиса для раннего пикапа, а не ожидая завершения работы по завершению отпуска.

Отключить офисное оборудование

• Настольные лампы
• Копировальные аппараты
• Калькуляторы
• Накладные расходы
• Измельчители

Выключить компьютеры и периферийные устройства

• Компьютер
• Монитор
• Сканер < Принтер
• НЕ ОТКЛЮЧИТЬ

Факсы

• Телефонная система
• Серверные компьютеры
• Нагреватели / лампы для тропических рыбных цистерн