Сообщите об уверенности своего босса в плане управления рисками

Вы знаете, что наполовину нахмурились, что вы иногда получаете от своего менеджера, когда говорите о своем проекте? Тот, который говорит: «Я не уверен в этом, как вы, очевидно, делаете. «Эти выражения лица - это то, чего следует избегать.

Лучшие руководители проектов полностью доверяют своему линейному менеджеру и спонсору проекта. Руководители за их проектами верят им, когда говорят, что им нужно дополнительное финансирование, больше ресурсов или помощь в решении проблемы.

Когда вы работаете в опасных ситуациях, вам нужен нужный комплект. Как турист с рюкзаком из веревки и кошек, вам нужны инструменты для решения проектного риска.

Вы можете повысить уверенность своего менеджера в своем проекте с помощью плана управления рисками. Простой пятиэтапный процесс может очень сильно повлиять на то, как ваш босс видит ваш проект (и вы). Но прежде чем я расскажу вам об этом, давайте обновим основы.

Что такое управление рисками в управлении проектами?

Управление рисками в управлении проектами - это процесс выявления, оценки и реагирования на проектные риски.

Риски проекта - это то, что может повлиять на проект (положительно или отрицательно, но, как правило, люди интерпретируют риск как события, которые оказывают негативное влияние на проект).

Если ваш проект большой или маленький, у него будут риски, связанные с ним. Это может быть что угодно - от риска того, что ваш школьный парад поднимется под угрозу повышения цены на критический компонент вашей новой печатной платы.

Риск проекта, если его не удалось правильно обработать, может затруднить успешную реализацию проекта. Неконтролируемые риски могут добавить время к вашему графику, работать на ваше время и деньги в свой бюджет. Руководители нервничают по поводу такого рода вещей. Все это можно избежать с помощью плана управления рисками.

Планирование управления рисками

План управления рисками - отличный способ повысить свою уверенность в способности вашей проектной команды доставлять - и это переливается в повышение доверия вашего менеджера.

Вы хотите, чтобы они верили, что вы можете это сделать, и вы хотите, чтобы они знали о том, что может помешать вам успешно выполнить проект. План управления рисками - идеальный инструмент для этого.

И угадайте, что? Это очень легко начать.

Управление рисками проекта - это простой пятиэтапный процесс. Давайте не будем делать это более сложным, чем это должно быть. Это то, с чего вы можете начать сегодня, подготовиться к обсуждению на следующей встрече и завершить его, когда кто-то печатает минуты.

5-ступенчатый процесс управления рисками

Как и во многих частях управления проектами, управление рисками - это процесс. 5 шагов:

1. Инициировать
2. Идентифицировать
3. Оценка
4. Ответ плана
5. Реализация

Если эти термины не имеют для вас значения, прямо сейчас, пожалуйста, придерживайтесь его - я все объясню.

Шаг 1: Инициировать

Сначала вы хотите установить контекст для управления рисками в среде управления проектами.

Здесь, вероятно, не очень много работы, потому что кто-то из вашей компании уже подготовил корпоративную политику в отношении рисков, и все, что вам нужно сделать, это отслеживать ее. Это объяснит подход компании к риску и может даже потребовать шаблоны, которые вам нужны. Шаблоны всегда сэкономит вам работу, поэтому ищите их!

Даже если у вас нет политики корпоративного риска, у кого-то, кто управляет проектами вместе с вами, может быть план управления проектными рисками, который вы можете скопировать. Зачем изобретать колесо? Повторное использование документов является обязательным, если вы хотите сэкономить время и сделать больше.

Используйте то, что вы обнаружили, чтобы составить план управления рисками для вашего проекта. Это часть вашего общего плана управления проектами и рассказывает о том, как вы собираетесь подходить к управлению рисками в своем проекте.

Если вы не знаете, что положить в него, читайте дальше! Следующие шаги помогут вам лучше понять, что говорить в вашем плане управления рисками.

Это повышает доверие: Показывая вашему менеджеру, что у вас есть подход к решению проблемы неопределенности в вашем проекте и что вы активно управляете рисками.

Шаг 2: Идентифицировать

После того, как у вас есть подход, вы можете начать работать с ним.

Теперь вы определяете риски, которые могут повлиять на ваш проект. Это всего лишь моментальный снимок во времени, и ваш регистр рисков - это то, что вы захотите снова и снова возвращать, чтобы обеспечить добавление чего-либо нового.

Вы можете определить риски, используя контрольный список общих рисков, опрос заинтересованных сторон по проекту (особенно трудные заинтересованные стороны, поскольку они, как правило, много говорят о том, что может пойти не так), мозговой штурм и использование вашего здравого смысла.

Вы ищете вещи, которые могут вызвать проблемы, если они когда-либо случались. (Помните, что рисков еще не было. Проблемы с проектом - это вещи, которые уже произошли.)

Однако вы собираетесь это делать, вам обязательно нужно привлечь других людей. В одиночку у вас не будет всей картины, и вы в конечном итоге потеряете вещи.

Риски могут и должны быть идентифицированы кем угодно. Как руководитель проекта, ваша задача - поощрять ваших коллег к повышению рисков с вами, чтобы в команде вы могли что-то сделать с ними.

Все выявленные риски должны регистрироваться в регистре рисков. Если у вас есть координатор проекта в команде или у лица, поддерживающего проект, то они могут это сделать. В противном случае это часть административных задач для вас.

Это повышает доверие: Демонстрация того, что вы знаете о ключевых рисках, которые могут повлиять на ваш проект, и что у вас есть средства для постоянного понимания новых рисков.

Шаг 3: Оценка

Затем оцениваются риски для вероятности и воздействия. Эта подробная статья о том, как оценить риск проекта, охватывает вас. Дайте ему хорошо прочитать, если вы не знакомы с процессом.

В качестве дополнительной меры вы также можете оценить близость, а это означает, что с течением времени может произойти риск. Вскоре потенциально может возникнуть риск с высокой близостью. Риск с низкой близостью может произойти в какой-то момент в отдаленном будущем. Это может дать вам еще один фактор для определения приоритетности вашего времени и энергии, когда дело касается рисков.

Это повышает доверие: Обеспечение того, чтобы ваш менеджер и все члены команды имели четкое представление о том, что произойдет, если какой-либо из этих рисков на самом деле материализуется.

Шаг 4: Планирование ответов

Теперь мы приходим к мясной части вашего плана управления рисками. На этом этапе вы определяете, как управлять риском, определяя соответствующий ответ.

Мы делаем это, потому что до сих пор все, что у вас есть, это список того, что может произойти, чтобы бросить свой проект из курса в будущем и насколько велика сделка. То, что ваш менеджер захочет узнать, следующее: что вы собираетесь с этим делать?

Как правило, есть четыре вещи, которые вы можете сделать для решения и управления рисками проекта. Они:

• Избегать
• Перенести
• Смягчить (например, уменьшить)
• Принять.

Они подробно рассматриваются в этом глубоком погружении в стратегии реагирования на риск для отрицательного риска.

Некоторые из ваших рисков могут иметь положительный результат. Например: существует риск того, что вы продадите столько своего нового продукта, что вы нарушите телефонные линии. Это было бы неплохой проблемой, но это все равно риск, который мы должны планировать.

Есть несколько способов, которые вы можете подготовить для положительного риска, включая:

• Exploit
• Поделиться
• Усиление
• Принять.

Более подробно они обсуждаются в этой статье о стратегиях реагирования на риск для положительного риска.

Вам нужно будет решить, какая стратегия ответа является лучшей для каждого риска в вашем регистре. Например, вы можете решить, что риск разрушения заводской крыши - это то, что вы просто примете, поскольку это вряд ли произойдет. Тем не менее, риск того, что пищевое отравление выведет половину вашей рабочей силы, - это то, что вы активно собираетесь смягчать, переучивая всех своих сотрудников общественного питания. Если это произошло раньше и на самом деле вполне вероятно, если вы ничего не сделаете, вы захотите смягчить риск.

Как только ответ будет идентифицирован и согласован, могут быть назначены владельцы рисков для выполнения плана действий по управлению рисками. Другими словами, вам нужно, чтобы кто-то был подотчетен за то, что вы понимаете, какие задачи вы согласны.

Это улучшает доверие: Показывая своему менеджеру, что вы рассмотрели, что делать с вещами, которые могут вызвать проблемы для вашего проекта, и что вы создаете планы для снижения неопределенности и риска для проекта.

Шаг 5: Внедрение

Теперь к вашему плану управления рисками следует отнести, кто будет отвечать за выполнение мер по снижению риска для каждого риска. Теперь они должны работать над этими задачами, чтобы вы активно управляли открытыми рисками.

Это улучшает доверие: Демонстрация того, что вы и ваша проектная команда можете следить за тем, что вы сказали, что будете делать.Сообщив о том, что вы достигли, и о рисках, которые вы смягчили, он показывает вашей управленческой команде, что вы серьезно относитесь к тому, чтобы поставлять и делать то, что нужно для будущего проекта, против проблем.

После того, как риск прошел - когда это уже не актуально, потому что оно произошло или больше не может произойти, вы можете закрыть его из своего регистра риска.

Внедрение этого плана управления рисками проекта может отличить вас от других менеджеров. У вашего собственного босса будет доказательство того, что вы можете мыслить стратегически и творчески о том, что может привести к отталкиванию вашего проекта, и, что самое важное, сделать что-то с этим. Вы будете лицом, активно управляющим проблемами до того, как они произойдут, сметают блокпосты и готовятся к чему угодно!

Будучи уверенным, что он хорошо управляет проектным риском, это верный способ быть понятным как безопасная пара или руки от руководства. Вам не нужно много опыта или сертификатов для успешного управления проектным риском (хотя официальная квалификация в управлении рисками существует). Этот простой пятиступенчатый процесс вскоре означает, что управление проектными рисками включено в ваши планы проектов.