Формат для написания бизнес-письма

Как правило, деловое письмо зарезервировано только для самых важных связанных с работой или других профессиональных сообщений: рекомендательных писем, сопроводительных писем, писем об отставке, юридической корреспонденции, связи с корпорацией и т. Д. Поскольку это такое формальный способ общения, вы должны убедиться, что все правильное форматирование правильно. Это особенно верно, если вы отправляете бумажную копию получателю, а не по электронной почте.

В следующий образец формата письма входит информация, которую вы должны указать при написании письма, а также рекомендации по соответствующему шрифту, приветствие, интервал, закрытие и подпись для деловой переписки.

Пример формата письма

Контактная информация (Ваши контактные данные. Если вы пишете на бланке, который включает вашу контактную информацию, вам не нужно включать его в начале письма.) < Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат, почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация

(Лицо или компания, с которыми вы пишете) Имя
Заголовок
Компания
Адрес
Город, штат , Почтовый индекс
Приветствие

( Примеры приветствия) Уважаемый г-н. Фамилия:

(Используйте официальное приветствие, а не имя, если вы не знаете человека очень хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать свое полное имя. Например, вы можете написать «Дорогой Pat Crody "вместо« Дорогой мистер Кроди »или« Дорогая г-жа Кроди ». Обратите внимание, что имя человека всегда сопровождается двоеточием (:) в бизнес-письме, а не запятой. Если вы не знаете, имя, по-прежнему распространено (и безопасно) использовать старомодный «Кому это может быть интересно:»).

Тело письма

При написании письма ваше письмо должно быть простым и сфокусированным, чтобы цель вашего письма была ясна.

Одиночное пространство вашего письма и оставить пробел между каждым абзацем. Слева оправдайте свое письмо. Используйте обычный шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 баллов.

Деловые письма всегда должны быть написаны на бумаге с белой бумагой, а не на цветной бумаге или личном стационаре.

В первом абзаце вашего письма должно быть указано, почему вы пишете, чтобы ваша цель была очевидна с самого начала.

Затем в следующих пунктах укажите дополнительную информацию и конкретные сведения о вашем запросе или информации, которую вы предоставляете.

В последнем абзаце вашего письма следует повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. В случае необходимости он также должен вежливо попросить письменный ответ или предоставить возможность организовать встречу для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Оставьте пустую строку после приветствия, между каждым абзацем и перед закрытием.

Закрытие

С наилучшими пожеланиями,

( Примеры закрытия ) Подпись

Рукописная подпись

(для печатного письма - используйте синие или черные чернила для подписи письмо) Типированная подпись

Если вы отправляете письмо по электронной почте, вот что нужно включить и как отформатировать вашу подпись.

Советы для написания бизнес-письма

После того, как вы написали свое деловое письмо, исправьте его (используя проверку орфографии) на экране. Затем распечатайте его и прочитайте, по крайней мере, еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток.

(Часто бывает проще обнаружить ошибки на бумажном носителе.)

Также обратите внимание на ошибки форматирования, такие как два абзаца, которые не имеют промежутка между ними, или строки с отступом неправильно. Прежде чем положить письмо в конверт, не забудьте подписать над напечатанным именем, используя синие или черные чернила.

Если вы используете Microsoft Word или другую текстовую программу для написания своего письма, есть шаблоны, которые могут помочь вам правильно отформатировать ваше письмо.

Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о письме

Бизнес-письма

Как написать деловые письма, общий формат деловых писем и шаблоны, а также примеры деловых писем, связанных с занятостью.
Образцы писем

Образцы писем для соискателей, включая сопроводительные письма, интервью, спасибо письмам, письмам о последующих действиях, письмам о приеме на работу и отказам, письма с отставкой, письма с благодарностью и более большие образцы писем о занятости.
Что еще вам нужно знать:

Профессиональные рекомендации по написанию электронной почты и письма Подробнее:

Пример формата делового письма | Примеры бизнес-писем | Как написать бизнес-письмо | Примеры профессиональных форматов писем