Устранение 5 больших проблем, связанных со стихийными бедствиями для вашего проекта

Несколько лет назад, проплывая очень маленький корабль с двумя людьми на внутреннем озере, я совершил ряд ошибок, которые заставили лодку опрокинуться на то, что казалось медленным. В течение длительного периода времени я осознавал последствия моих ошибок и чувствовал себя бессильным сделать что-либо по поводу ситуации. Я был в манере и доза смирения.

Было мягко огорчительно, что мой невольный участник, моя тетя, тоже попадет туда в ее первом путешествии на корабле, которое я назвал неспособным опрокинуться.

Когда мы раскачивались в теплой воде, благополучно запряженной в наших спасательных жилетах, мы оба начали смеяться над внезапным затруднительным положением, которое теперь включало мачту парусника, застрявшую в грязи. Оправившись от моей неудачи и получив дополнительные знания и опыт, я узнал, что я мог бы легко внести коррективы в правильную лодку и продолжить беспрепятственное путешествие и немного суше.

Практически каждый опытный руководитель проекта или участник проектной группы пережил аналогичную ситуацию, когда обстоятельства сходятся, чтобы опрокинуть инициативу и крепко вставить мачту в грязь, в результате чего люди бьются вокруг, задаваясь вопросом, что произошло , Задача для всех нас - осознать наши критические ошибки заблаговременно и противостоять им, прежде чем мы достигнем точки, из которой нет восстановления. В этой статье приводятся рекомендации для профессионалов проекта по изменению пяти крупных проблем, которые угрожают ввергнуть слишком много проектов в озеро.

1. Назначение Drift

Помимо исполнительного спонсора, менеджера проекта и нескольких основных членов команды, большинство людей и рабочие группы не думают много о всеобъемлющей цели проекта на ежедневной основе. Они сосредоточены на их рабочих задачах, сроках и проблемах и препятствиях перед ними, и большая картина размывается на фоне их работы.

Потеря взгляда на цель сеет семена различных проблем, включая мотивацию, мораль, качество, творчество и инновации.

Чтобы предотвратить дрейф цели, старайтесь держать этот критический контекст в ясном виде для всех участников проекта. Некоторые руководители проектов рассматривают цель в начале каждого совещания по статусу или контрольной встрече. Другие участвуют в работе своих основных членов команды, чтобы регулярно повторять задачу для рабочих групп. Цель выделена для обеспечения контекста необходимости поиска творческих решений для досадных дилемм. Одна команда, с которой я работал, включала в себя описание цели проекта в верхней части каждого проектного документа. Независимо от тактики, используемой для усиления цели, высокопроизводительные проектные команды находят способ максимально приблизить критический контекст к работе членов команды каждый день.

2. Confusion Confusion

Близкий двоюродный брат к целевому дрейфу, путаница с истинным клиентом за инициативу способствует всем дестабилизирующим проблемам. Для проектов, где клиент осязаем и доступен, найдите способ регулярно привлекать клиента к команде. Постройте клиента на ключевые шаги принятия решений и запросите информацию о результатах на этом пути. Когда клиент не может присутствовать, одна команда, с которой я столкнулась, приносит на встречу чучело животного в качестве прокси.

Когда требуется принять решение, члены команды активно указывают на этого представителя представителя клиента и спрашивают: «Чего он действительно нуждается? «Если они не могут уверенно описать ответ, фактический клиент будет задействован для обеспечения дополнительного контекста.

Для тех инициатив, в которых проект является более широкой группой или целевой аудиторией, владелец клиента (часто член маркетинговой команды) должен нести ответственность за построение и передачу персоны клиента вместе с ключевыми задачами, которые инициатива предназначена для решения этой аудитории. Этот шаг обычно обходит или дает короткий отрыв, что неизбежно приводит к проблемам с нисходящим потоком с приоритетом, ползучести и другими недугами, которые практически гарантируют получение мачты, застрявшей в грязи.

3. Scope Creep

Как и документировано как феномен ползучести области в проектной литературе, он остается эпидемией в наших организациях и наших инициативах по проекту.

Требуется невероятная дисциплина со стороны менеджера проекта и исполнительного спонсора, чтобы свести к минимуму дрейф и отвлечение, что связано с включением хороших, но из соображений и идей.

Хотя область охвата не обязательно одета в железо, изменение ожидаемого результата проекта должно учитываться только в контексте истинной цели проекта и потребностей клиента. И помните, что клиенты всегда будут говорить «да» с большим количеством функций, когда на самом деле команда проекта должна сосредоточить внимание на проблемах, которые решаются, и оценить, является ли изменение области существенным для этой причины. Постройте процесс, чтобы оценить изменения области с помощью надлежащих и очень плотных фильтров, или вы рискуете внести свой вклад в нисходящее направление вашей инициативы.

4. Путаница вокруг структуры команды

Старая комедийная комедия Аббата и Костелло «Кто на первом месте», где они участвуют в расширенном подшучивании, изображающем путаницу в ролях и позициях в бейсболе на основе заявлений, а не вопросов ( Who на первом … факт, кто-то с именем Что находится на втором и другом символе, I Do not Know , находится на третьем), подчеркивает слишком много командных ситуаций. В литературе и изучении команд одна из распространенных проблем неблагополучных команд - это путаница в отношении того, кто действительно вовлечен, и каковы их основные обязанности и ответственность за инициативу.

В каждом случае, когда я столкнулся с командой разработчиков с высокими показателями производительности, большие усилия были направлены на создание членства в команде и определение ролей и ответственности.Некоторые команды имеют членов, которые определяют отдельные чартерные документы, излагающие основные обязанности и ответственность, и обеспечивают, чтобы эти документы были видны и доступны для всех, чтобы их видеть и просматривать. Другие границы полицейской бригады тщательно, чтобы гарантировать, что членство не является текучим, когда люди присоединяются или уходят случайным образом.

Частичная структура команды также обеспечивает ясность вокруг роли лидера. Один из менеджеров проекта, с которым я столкнулся, использует вопрос: «Как только эта инициатива закончится, что вы скажете, что я сделал? «Инициировать обсуждение вокруг ее роли лидера. Она переводит входные данные от членов команды в описание работы с учетом ответственности и публикует это для всей команды.

5. Недостаток значений

Моя окончательная дестабилизирующая сила фокусируется на значениях или недостатках во многих командах. Набор четко определенных значений описывает ожидаемое поведение для всех участников команды. Эти ценности определяют подотчетность и ожидания для решения проблем, урегулирования разногласий, предложения инноваций и преодоления препятствий совместной работы.

Эффективные руководители проектов работают со своими членами команды и исполнительным спонсором, чтобы прояснить и кодифицировать ценности и сделать их видимыми для всех. Они также сосредоточены на постоянном или постоянном повышении ценности. Путем моделирования правильного поведения они помогают встраивать ценности глубоко в культуру команды. Хотя это идеальное решение для установления четких значений команды в начале инициативы, это может произойти позже в этом процессе, если это необходимо, чтобы помочь правильной группе выйти из-под контроля.

Нижняя линия для сейчас:

Существует множество дестабилизирующих влияний, которые могут сочетаться, чтобы опрокинуть ваш проект на метафорическое озеро и грязь, однако пять из них являются основными причинами потенциально огромных проблем , Если вы чувствуете, что ваша проектная команда чаепит в замедленном темпе, она платит, чтобы пересмотреть каждый из этих вопросов и избежать неудобного результата.