Подача Советы для людей, которые ненавидят подачу

Есть что-то в подаче, из-за которой мои глаза затуманиваются - и подача на какое-то время ставит меня в опасность попасть в кому.

Но, к сожалению, ненавидьте это или нет, когда вы управляете небольшим бизнесом, нужно сделать регистрацию, или вы скоро найдете, что ваш стол рушится под тяжестью всей бумаги, которая продолжает накапливаться. Что не нравится делать?

Есть два подхода к проблеме, которые могут помочь.

Вы можете попытаться сделать свое время как можно короче (метод, который я почти совершенствовал в течение многих лет работы офиса) или сделать ваше время подачей как можно больше удовольствия (что-то, что я держу пытаясь выполнить). Давайте рассмотрим советы по сокращению времени, которое вы фактически тратите на подачу.

Как уменьшить время, затрачиваемое на передачу

1. Измельчение и переработку, когда это возможно.

Первый вопрос о том, что какой-либо лист бумаги стоит на вас, ожидая подачи заявки, «должен ли этот документ быть подан? »(Изучите 3 шага к созданию системы управления документами.)

Многие документы, поступающие по почте, могут отправляться непосредственно в измельчитель. Например, в том, что касается подачи объявлений или информационных писем от других компаний? Когда вы имеете дело с почтой, прочитайте один кусочек почты один раз, решите, понадобится ли вам это через год и файл или отбросите его соответствующим образом.

Скорее всего, вы также подаете много печатных копий документов, которые вам не нужно подавать, - и не должны даже печатать в первую очередь.

Нет необходимости заполнять бумажные копии счетов-фактур или писем, например, если ваши электронные файлы организованы, и вы выполняете надлежащие процедуры резервного копирования. (См. 6 «Правила защиты бизнес-данных» и «Настройка успешной системы резервного копирования» для получения подробной информации о том, как это сделать.)

Поэтому, когда вы решаете эту кучу подачи, уничтожьте «бумагу, в которой вы можете жить без».

2. Используйте систему подачи, которая облегчает выполнение других служебных обязанностей, а не сложнее.

Большая часть статьи, которую мне нужно подавать, связана с процессом ведения бизнеса - и эти документы необходимо вводить в систему бухгалтерского учета, прежде чем что-либо делать с ними. Поэтому вместо того, чтобы принимать эту квитанцию ​​для картриджа с тонером принтера и подавать его под «P» в моей основной системе подачи, я записываю его в свою «первую» систему подачи, серию папок, помеченных по месяцам и годам.

Например, если я приобрел картридж с тонером в сентябре 2014 года, это файл, в который он входит, вместе со всеми другими счетами, квитанциями и другими деловыми документами, которые произошли в течение этого месяца. Тогда в конце месяца просто работать с папкой и делать все записи бухгалтерского учета, которые необходимо выполнить (или если вы не делаете это самостоятельно, чтобы передать ежемесячную папку своему бухгалтеру или бухгалтеру) ,

Обратите внимание, что я запускаю сервисный бизнес, а не розничный бизнес, поэтому я сижу и работаю над аккаунтами один раз в месяц. Вам нужно будет изменить идею ежемесячной папки, если вам нужно чаще обновлять свои учетные записи.

3. Подумайте, прежде чем файл.

Что произойдет после того, как я использовал ежемесячные папки для ведения бухгалтерского учета?

Документы должны быть перенесены в «основную» систему подачи. Но вместо того, чтобы просто записывать каждый документ в отдельности в зависимости от его названия, я делаю логически в соответствии с группой, процедура подачи я нахожу намного быстрее.

Давайте еще раз рассмотрим пример картриджа с тонером принтера. Вместо того, чтобы подавать эту квитанцию ​​в разделе «P» для картриджа с тонером принтера, я бы подал ее в разделе «Канцелярские принадлежности - квитанции», в том же месте, где я бы подавал документы, такие как квитанция для коллекции заметок или квитанция для принтера бумага. Это не только ускоряет процесс подачи документов, но и облегчает поиск документов позже.

4. Используйте целые слова и фразы на этикетках папок файла, а не только буквы.

Нет правила, в котором говорится, что при создании разделов вашей системы подачи вы ограничены только отдельными буквами.

И если вы это сделаете, вы делаете свою заявку излишне медленной и сложной. Настройте свою систему регистрации, чтобы вы могли получить прибыль от группы и найти нужное место для более быстрого размещения документа.

Например, вместо того, чтобы просто иметь раздел моей системы регистрации с надписью «C», у меня также есть раздел с надписью «Файлы клиентов». Файлы в «Клиентских файлах» организованы в алфавитном порядке. Красота настройки вашей системы подачи таким образом заключается в том, что ее можно всегда подразделять и организовывать, если вам нужно. Таким образом, у крупного клиента может быть разделение файловой системы, помеченное ее именем в разделе «Файлы клиентов», чтобы облегчить поиск документов, связанных с ней.

В этом примере метки на системе подачи будут читать «B», «C», «Файлы клиентов», «D» … Посмотрите, насколько проще ваша подача станет?

Еще одна подсказка для скорости не забудьте настроить алфавит. Вместо того, чтобы просто иметь раздел «М», наклейте «Mc» тоже.

5. Держите свою «первую» систему подачи закрытой и удобной. > Другое замечательное в использовании двухступенчатой ​​системы подачи, например, описанной выше, заключается в том, что намного легче сохранить первый этап вашей системы регистрации (ежемесячные папки) физически близко к вашему рабочему пространству. 'будет гораздо более склонным к публикации документов сразу, вместо того, чтобы позволить им накапливаться, если у вас есть закрытое организованное место для их записи.

Итак, поставьте свой последний, текущий и месячные папки в следующем месяце в лотке или использовать файл концертины и помещать его под руку в рабочее пространство. Основная часть вашей системы подачи («основная» система подачи, как я называл он в подаче 3) может быть по всей комнате или даже в другой комнате целиком, но в интересах экономии времени вам не придется вставать, чтобы выполнить свою первую подачу.

Как сделать заявку на развлечения

Рекомендации по подаче, которые я вам дал до сих пор, помогут вам сократить время, затрачиваемое на подачу и предотвратить замораживание мозга. Но как насчет того, чтобы сделать ваше время более интересным?

По правде говоря, единственная стратегия, которую я придумал здесь, - это откровенная взятка, приносящая себя куки-файлу, если я напишу на определенное количество времени. Это будет работать, но может привести к множеству фунтов, если у вас есть много дел.

Или вы можете использовать более художественный подход, используя все разные цвета для ваших файловых папок и используя необычные шрифты или каллиграфию для этикеток. Независимо от того, делает ли это вашу заявку более увлекательной, это, безусловно, сделает ее более привлекательной.

А кто знает? Может быть, только тот факт, что ваша регистрация намного быстрее, потому что она организована таким образом, будет намного интереснее.