Руководство по регистрации событий: решения для успеха

Достижения в области технологий оказали значительное влияние на планирование событий и регистрацию событий в частности. Давно прошли дни бумажных приглашений, которые приходят в конверт с печатью. Онлайн-регистрация становится все более распространенной для каждого типа мероприятий: от бизнес-семинаров и ежегодных конференций до празднования дня рождения и праздничных мероприятий компании. Хотя этот онлайн-процесс может показаться простым, он по-прежнему требует работы.

К счастью для планировщиков событий, имеется множество инструментов, помогающих в регистрации событий. Варианты включают простые платформы, которые занимаются основами регистрации событий и более продвинутыми, предлагая многофункциональные приложения. Некоторые программы регистрации событий обрабатывают платежи за события. Некоторые также обеспечивают автоматическое возмещение, если регистрация отменена. Другие пакеты создают теги имен регистрантов. Инструменты регистрации событий могут также включать интеграцию с сайтом конференции или компании, а также подключаться к их платформам социальных сетей.

К сожалению, с таким количеством опций процесс выбора инструмента регистрации событий для вашего бизнеса может быть подавляющим, если не сказать больше. Ниже приведено простое руководство по выбору инструментов регистрации событий, которые лучше всего подходят для вашего бизнеса по планированию событий.

Выбор программного обеспечения регистрации событий: с чего начать?

При выборе инструментов регистрации событий лучше всего начинать с определения ваших потребностей и потребностей.

Подумайте о своих приоритетах регистрации и о планировании мероприятий. Задайте себе следующие вопросы:

• Являются ли ваши потребности простыми и требуют только обработки регистраций и платежей?
• Предлагаете ли вы несколько сеансов в основном событии, которые требуют дополнительной регистрации?
• Вам нужно управлять бронированием гостиниц или организацией поездок?
• Поддерживаете ли вы сайт конференции?
• Будете ли вы предоставлять теги имен, координировать аудиовизуальные требования или проводить специальные сеансы вывода?
• Вы управляете несколькими событиями одновременно?
• Является ли ваше событие ежегодным событием или одноразовым мероприятием?

Ответы на эти вопросы помогут вам найти программное обеспечение регистрации событий, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Инструменты регистрации событий

С таким количеством вариантов в программном обеспечении регистрации событий легко попасть в яркие функции и новейшие инструменты, независимо от того, работают ли они на вашем мероприятии или если они вообще будут использоваться. Не завлекайтесь последними и величайшими. Вместо этого создайте список тех функций, которые вы сейчас используете в процессе регистрации событий, и добавьте те, которые вы хотите включить, чтобы оптимизировать процесс. Некоторые функции, которые доступны, включают следующее:

• Регистрация в режиме онлайн
• Регистрация на месте событий
• Регистрация группы участников
• Самостоятельная регистрация участника
• Обработка платежей по событию
• Управление посетителями и отчеты > Создание и управление значком лица
• Регистрация для индивидуальных сеансов
• Разработка форм
• Управление гостиничным обслуживанием
• Управление маркетингом
• Социальные медиа
• Обзоры и отзывы о событиях
• Не все инструменты регистрации событий Дорогостоящий

Многие инструменты регистрации событий предлагают стандартные функции по разумной цене, которые хорошо подходят для управления прямыми событиями.

Эти программы включают основные формы регистрации, которые могут быть связаны с вашим сайтом. Они могут собирать регистрационную информацию, включая информацию о кредитной карте, для регистрации и обработки платежей по кредитным картам. Кроме того, списки регистрации участников могут быть скомпилированы или экспортированы. В зависимости от типа событий, которые вы планируете, и частоты событий, эти простые инструменты могут быть в хорошей форме, предоставляя именно то, что вам нужно, не увязнув со всеми дополнительными функциями, которые вам бесполезны.

Инструменты регистрации многогранных событий Предложения дополнительных возможностей

Если в вашей работе по планированию событий вы планируете крупные конференции, тогда инструменты регистрации событий, которые предлагают дополнительные функции за пределами основ, могут быть именно тем, что вам нужно. Решения включают те, которые обрабатывают регистрацию событий и объединяют эту функцию с возможностью отслеживать и сообщать о различных деталях более крупного и сложного события.

Если участники мероприятия будут регистрироваться на конференцию и затем подписываются на конкретные семинары в рамках данного сеанса, есть инструменты для включения этой функции.

Некоторое программное обеспечение позволит обрабатывать нескольких участников из одной организации с одним источником платежа, а также предлагать различные структуры ценообразования на основе групповых скидок или ранних регистрационных сборов. Если вам нужны настроенные отчеты, найдите пакет регистрации событий, который будет автоматически генерировать отчеты, составив списки посещаемости на основе индивидуальных семинаров или других параметров, которые вы выберете. Конференции, как правило, требуют печатных наметей, поэтому поставьте их в свой список «must have», чтобы они могли автоматически создаваться как часть процесса регистрации событий и искать настройки, чтобы определить, зарегистрирован ли участник для всей конференции, часть недели или только конкретный день.

Инструменты для интеграции регистрации

Для тех планировщиков мероприятий, которые проводят многочисленные мероприятия, интеграция данных регистрации в вашу существующую базу данных может быть важной функцией для вашей организации. Рассмотрите существующие методы добавления регистраторов в вашу базу данных и определите области улучшения. Важно различать различные способы, с помощью которых эта информация может быть интегрирована с существующей информацией, такой как люди, которые добровольно или пожертвовали. Большинство приложений регистрации событий предоставляют возможность вручную экспортировать данные. Однако этот метод требует много времени, так как он требует вручную импортировать информацию в вашу базу данных снова и снова. Исследуйте пакеты, которые могут удовлетворить не только ваши требования регистрации событий, но и поддержать ваши потребности в уставном составе.

Примите пробный диск перед покупкой

Как только вы сократили свой выбор программного обеспечения регистрации событий, определите, предлагают ли они бесплатный пробный период. Это даст вам возможность не только проверять функции, но и проверять, обладает ли она необходимыми функциями и подходит ли она для вашего мероприятия. Это также возможность испытать свой уровень обслуживания клиентов, отвечая на ваши вопросы или работая над решением проблемы, с которой вы сталкиваетесь.