Элементы, которые вы должны иметь в своем контрольном списке планирования событий

Каждый планировщик событий, заслуживающий своей соли, знает, что контрольный список планирования событий является, пожалуй, самым ценным инструментом при планировании успешного мероприятия. Это единственный инструмент планирования событий, который позволяет вам чувствовать себя спокойно, когда вы проснетесь посреди ночи в панике, поза, убежденный, что забыли о важной детали при планировании вашего следующего мероприятия. С подробным контрольным списком планирования событий на вашей стороне вы можете с уверенностью подойти к своему мероприятию, зная, что вы ничего не пропустили.

Что делать, если вы считаете себя супер организованным, и вы уже используете контрольный список при планировании события, но столкнулись с ситуациями, когда вы поняли (слишком поздно), что вам не удалось сделать некоторые важные детали. Где вы ошибались?

Для каждого события требуется контрольный список планирования событий, разработанный с учетом этого конкретного события, и соответствующий индивидуальным спецификациям событий. Поэтому каждый контрольный список планирования событий отличается. Однако в вашем контрольном списке планирования событий есть пять элементов, независимо от того, планируете ли вы небольшой день рождения или большую корпоративную функцию.

Подписать контракты на мероприятия

Это может показаться очевидным, но убедитесь, что вы подписали и получили подписанные копии взамен - все контракты, необходимые для вашего мероприятия. Это включает в себя соглашения о событиях с клиентом, местом проведения, поставщиками, гостиницей, развлекательными заведениями и т. Д. Твердое рукопожатие - хороший способ вести бизнес, но не способ обеспечить найм любых поставщиков, а не способ совершить работу с клиентом ,

Получите все в письменном виде и не делайте никакой работы или не тратите ни копейки на планирование своего мероприятия, пока все документы не будут подписаны и доставлены. Если вы планируете мероприятие, которому необходим контракт на мероприятие для ваших служб событий, нажмите здесь.

Подтвердить дату и время события

На этапах планирования для этого события вы находитесь на колене.

Как кто-нибудь может получить дату неправильно? У продавцов часто появляется другой бизнес. Клиенты могут согласиться на дату и время проведения мероприятия, а затем просто забыть уведомить вас об изменениях в планах. Прежде чем приступать к планированию своего мероприятия, дважды проверьте дату и время начала и окончания и получите их в письменной форме, чтобы все были на одной странице.

Дополнительная дополнительная помощь

Не стоит недооценивать значение дополнительной помощи в день вашего мероприятия. Всегда есть что-то, что нужно ухаживать, и большинство планировщиков событий уже слишком заняты, чтобы посвятить свое внимание ситуациям, которые возникают. Наем дополнительной помощи - важный шаг, который часто упускается из виду, пока, возможно, слишком поздно нанять лучших сотрудников мероприятия для работы. Не соглашайтесь с остатками, когда речь заходит о найме персонала.Поместите этот пункт в свой контрольный список событий и обеспечьте, чтобы наиболее подготовленный персонал имел необходимый опыт, соответствующий вашему бюджету на мероприятия.

Проведите прогулку по сайту

Ничто не сравнится с тем, что вы представляете себе что-то в своем уме, подобно тому, как испытывать это из первых рук. Продвижение сайта события с вашим клиентом и поставщиками является критическим шагом в процессе планирования событий.

Это дает возможность задать вопросы, решить проблемы и прийти к соглашению о настройке, декорировании, размещении регистрации и общем потоке события. Часто, даже когда мы думаем, что мы говорим четко, наше видение чего-то резко контрастирует с тем, что кто-то еще предвидит на основе нашего описания. Пройдите через физическое пространство на этапах планирования, чтобы в день события не было сюрпризов.

Включить напоминания о последующих действиях

В идеальном мире говорить кому-то один раз было бы достаточно, чтобы обеспечить выполнение задания. К сожалению, настоящий рабочий мир не работает таким образом или, по крайней мере, не занимается планированием событий. С таким количеством деталей для управления и несколькими игроками, участвующими на разных этапах мероприятия, легко потерять что-то.

Итак, когда вы разрабатываете контрольный список планирования событий, чтобы вы организовывали и планировали, включите напоминания о некоторых последующих действиях. Например, если вы поговорили с поставщиком услуг меню, включите пункт в контрольный список планирования событий, который гласит: «Следуйте за обслуживанием поставщика услуг по предлагаемому меню» и «Нарисуйте дегустацию с помощью общественного питания». При планировании событий нет такая вещь, как подтверждение чего-то слишком много раз.