Что входит в файл персонала сотрудника?

Персональный файл сотрудника является основным файлом сотрудника, который содержит историю трудовых отношений из заявки на работу через выходное интервью и документацию о завершении трудоустройства. Только сотрудники отдела кадров и непосредственный руководитель и менеджер работника могут иметь доступ к информации в файле персонала сотрудника и никогда не покидают отдел кадров.

Файл персонала сотрудника обычно хранится в закрытом, пожаробезопасном шкафу файлов в заблокированном месте, доступном для персонала персонала.

Конфиденциальность информации о сотрудниках в файле персонала имеет первостепенное значение.

Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, файл сотрудников сотрудников чаще всего обращается каждый день за информацией со стороны работодателя, руководителя или персонала отдела кадров.

Соображения о содержании файла персонала сотрудника

Основные принципы и вопросы, которые необходимо учитывать при регистрации любого документа в файле персонала сотрудника, - это.

• Будет ли работодателю нужен конкретный документ для обоснования решений, если работодатель будет предъявлен иск? Будет ли работодатель нужен документ в суде?
• Знает ли сотрудник и понимает, что документ будет подан в его или ее персональный файл? В большинстве случаев работодатели должны заставлять сотрудника подписывать документ, а не означать согласие с содержанием документа, но признать, что они знают и читают документ.
• Никаких неожиданностей, мнений или личных заметок о сотруднике никогда не должно быть помещено в файл персонала сотрудника. Только факты, без умозрительных мыслей, относятся к файлу персонала сотрудника.

Содержание файла персонала сотрудника

Ниже приведены рекомендации о документации, которую работодатель должен хранить в файле персонала сотрудника.

История занятости

• Заявка на участие
• Резюме
• Резюме сопроводительного письма
• Проверка образования
• Проверка занятости
• Письмо отклонения
• Описание должностного задания
• Записи анализа работы
• Письмо о трудоустройстве или трудовой договор
• Агентство по трудоустройству или временному агентству, если оно используется
• Контактная информация для экстренной помощи
• Подписанная форма подтверждения справочника сотрудника, подтверждающая получение справочника сотрудника
• Контрольный список из новой ориентации сотрудника с указанием затронутых тем и
• Любые соглашения о переселении и документация
• Любой договор, письменное соглашение, получение или подтверждение между сотрудником и работодателем (например, неконкурентное соглашение, трудовой договор или соглашение, касающееся автомобиля, предоставленного компанией) например,
• Официальные формы служебной жизни, в том числе: запросы на передачу, продвижение по службе, внутренние заявки на работу и т. д.
• Любая другая документация, связанная с занятостью

Развитие производительности сотрудников и совершенствование ement

• Копии любой служебной аттестации или планов развития сотрудников
• Самооценки сотрудников
• Записи любых официальных консультаций
• Заметки о посещаемости или опоздании
• Документация по совершенствованию эффективности
• Дисциплинарное взыскание отчеты
• Распознавание сотрудников, например, сертификаты, письма-подтверждения и т. д.
• Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организации
• Записи обучения
• Запросы на обучение
• Оценка компетенций
• Учебный класс или сеансовые уведомления или расписания
• Подписанные оценки потребностей
• Отчеты о расходах на обучение
• Жалобы от клиентов или коллег

Записи о прекращении трудовых отношений

• Письмо об отставке сотрудника
• Документация на выход из интервью
• Уведомление о Кобра
• Контрольный список окончания занятий
• Окончательный учет всех аспектов занятости сотрудников, таких как окончательная зарплата, отпускная плата, возврат собственности компании и т. Д.

Дополнительные документы, относящиеся к файлам персонала, доступны.

• Обзор файла персонала
• Политика доступа к файлам персонала
• Что работодатели не должны хранить в отчетах персонала