Легкое управление электронной почтой для занятых владельцев домашнего бизнеса

Электронная почта предлагает отличный доступный способ продвижения вашего домашнего бизнеса, поддерживать связь с клиентами и предоставлять обслуживание клиентов; однако это также может быть утомительным и ненужным. Если вы не нанимаете виртуального помощника, вам нужно найти способ управления электронной почтой, который позволяет вам своевременно реагировать и все же не тратить весь день на его ответ. Вот советы по управлению вашей электронной почтой.

1) Уменьшите количество получаемой вами электронной почты.

Существует несколько способов ограничить количество сообщений электронной почты, отображаемых в вашем почтовом ящике.

Во-первых, ответьте на наиболее распространенные вопросы, которые вы получаете на своем сайте, на странице часто задаваемых вопросов. На этой странице вы пишете вопрос, а затем ответьте на него. Обратитесь к нему на свою контактную страницу, предлагая сначала проверить их, чтобы узнать, отвечает ли их вопрос. Предоставляя как можно больше информации на своем веб-сайте, ваши посетители могут получить ответы, не отправив вам по электронной почте.

Второй способ уменьшить электронную почту, которую вы получаете, - это отказаться от подписки на списки, которые вы не читаете. Если вы обнаружите, что удаляете или сортируете информационные бюллетени и другие бизнес-обновления, но не читаете их, пришло время отказаться от подписки. Если вы хотите оставаться в курсе событий в блоге, лучшим вариантом является использование устройства чтения каналов, которое будет захватывать и перечислять все новые сообщения, не заполняя ваш почтовый ящик.

Третий способ - «вымыть» вашу электронную почту, чтобы заблокировать спам и остановить нежелательную электронную почту. MailWasher предлагает бесплатные и про-версии, которые могут помочь блокировать спам, нежелательную электронную почту и фишинг-мошенничество.

2) Ограничьте количество учетных записей электронной почты, которые у вас есть.

Некоторые владельцы домашних хозяйств создают несколько учетных записей, например, один для обслуживания клиентов и один для технической помощи, думая, что это поможет им сортировать и управлять электронной почтой. Но несколько учетных записей только создают больше работы, если у вас нет виртуального помощника, у которого есть работа с одним или несколькими учетными записями электронной почты.

В конечном счете вам нужны только две учетные записи; один для личного и один для бизнеса.

3) Ограничьте количество раз, когда вы проверяете e-mail каждый день.

Проверка электронной почты кажется доброкачественной деятельностью, и все же это одно из самых больших разрывов времени, прямо за социальными сетями. Поскольку электронная почта является быстрой и немедленной, есть идея, что вы должны быть на ней все время, но это не так. Хотя вы не хотите, чтобы ваши клиенты или клиенты висели слишком долго, вам не нужно отвечать на электронную почту в момент ее поступления. Вместо этого проверьте электронную почту два или три раза в день. Когда вы это проверите, возьмитесь за дело со всем в своем почтовом ящике в то время.

4) Разработайте систему для обработки и сортировки электронной почты.

Большинство почтовых программ позволяют создавать папки, в которые вы можете сортировать электронную почту. Например, вы можете создавать папки для «дел», «квитанций», «читать» и т. Д.Каждому электронному письму отвечает и / или сортируется соответствующим образом. Если вы такой визуальный человек, как я, вы можете использовать программу Gmail Google для создания нескольких почтовых ящиков. Когда электронная почта входит в основной почтовый ящик, сортируйте ее в папку «to-do», «to-reply», «to-read», «client info». Все эти специализированные почтовые ящики отображаются в разных разделах на странице Gmail. Еще одним преимуществом Gmail является возможность использования меток, таких как квитанции, для тегов электронной почты.

5) Удалить, удалить, удалить.

Если вы получаете много ненужного сообщения электронной почты, удалите его как можно скорее. Попытайтесь использовать электронную почту для удаления нежелательной почты перед загрузкой в ​​вашу почтовую программу. Если вы используете веб-электронную почту, сначала сканируйте, проверьте и удалите мусор. Это оставляет только те предметы, на которые вам нужно ответить. Обратитесь к № 1 о сокращении получаемого вами письма, если обнаружите, что вы удаляете типы электронной почты или много писем от одного отправителя.

6) Пустой почтовый ящик.

Это намного сложнее, чем вы думаете. И как только он пуст, держать его пустым, также сложно. Изначально эта задача будет сложной, потому что у вас много электронной почты, и вам нужно потратить много времени, чтобы пройти каждую часть, чтобы отсортировать или удалить. Один из вариантов - использовать функцию поиска, чтобы найти электронную почту из мест, которые вам очень нравятся. Например, если есть информационный бюллетень, на который вы подписаны, выполните поиск в бюллетене по названию или адресу электронной почты.

После того, как у вас есть список рассылок электронной почты, вы можете разобраться с ним навалом, выбрав все и подав его в папку «читать» или «рассылка». Или вы можете обмануть, выбирая все элементы в своем почтовом ящике и помещая их в папку под названием «для подачи». Это освобождает ваш почтовый ящик, не загружая каждый элемент электронной почты, но вы также не потеряли письмо. После того, как ваш почтовый ящик пуст, обязуйтесь управлять каждым электронным письмом, которое приходит в назначенное время, когда вы планируете иметь дело с ним.