Корпоративное планирование событий 101: подготовка к вашей первой встрече с клиентами

Недавно вы запустили свой бизнес по планированию событий, и потенциальные клиенты уже начинают вас замечать. Congrats! Есть цель для всей вашей тяжелой работы и планирования!

Очень скоро вы будете вызваны на свою первую встречу с клиентом, и вот где ваше обучение планированию событий встретит дорогу. Но как подготовиться к этому первоначальному, но важному первому контакту, наиболее опытные планировщики встреч?

Получите ваш набор инструментов для планирования мероприятий и прочитайте дальше, чтобы узнать больше!

Dig It Up - Что исследовать До Ваша первая встреча

Да, ваша жизнь в качестве планировщика встреч будет время от времени, и исследование вашего клиента в глубине может показаться не первоначальным рангом в контрольном списке планирования событий, но не пропустите этот первый шаг !

Если взглянуть на первые страницы годовых отчетов вашего клиента (которые обычно доступны в Интернете), сообщения в блогах, твиты или страница на Facebook дадут вам невероятное представление о бизнес-целях вашего нового клиента и поможет вам заняться первой встречей с уровнем профессионализма, который станет вашим стандартом.

Но что происходит, когда у вашего клиента нет присутствия в Интернете вообще? Некоторые специалисты по планированию корпоративных мероприятий, которые зарабатывают шестизначную зарплату, спрашивают своих знакомых за полезной информацией о самих контактах: например, являются ли они фанатиками здоровой пищи или любят мясо и картофель?

Вам нравится какой-то особый кофе?

Ответы на эти вопросы помогут вам предложить отличное место для вашей первой встречи и доставить вам удовольствие от ваших клиентов, прежде чем вы даже встретитесь.

Это начальное рукопожатие: получение доверия вашего нового клиента

Следующий шаг в вашем контрольном списке планирования событий - начать с проецирования профессионального изображения с того момента, когда вы пожимаете руку новому клиенту.

Помните: оживленное рукопожатие и настоящая улыбка, в которой говорится: «Я с нетерпением жду возможности работать с тобой», идет намного дольше, чем дорогой дизайнерский блейзер!

Вот еще один совет: вы можете произвести впечатление на своего клиента, не тратя ни копейки, так и на вашу встречу с персонализированной презентацией с их фирменным стилем. Просто используйте текстовый процессор, чтобы копировать и вставлять имя и логотип вашего клиента (если они есть) в Power Point.

Как вы знаете, компании и частные лица тратят значительную энергию на развитие своего бренда, и это внимание к деталям будет замечено вашим клиентом.

Покрытие ваших основ … при создании большого рисунка

Мир планирования корпоративных событий означает много назад и вперед между клиентом и планировщиком встреч, поэтому не чувствуйте, как будто вам нужно прикоснуться к каждая деталь с вашим новым клиентом на данном этапе.

Однако, как планировщик встреч, вы do хотите покинуть эту начальную встречу с ясным пониманием следующих ключевых моментов:

• Почему это событие происходит? Является ли это повторяющимся ежегодным событием или одноразовым? Будет ли это событие привлекать внимание к чему-то особенному (новый продукт, выпускной или деловой вехой)?
• Сколько часов / дней / недель запланировано?
• Кто будет участвовать? Будут ли они также привлекать супругов и / или детей? Будет ли присутствовать один или несколько VIP-персон?
• Прошло ли это событие раньше? Если да, то что пошло правильно и какие были уроки вынос?
• Какое впечатление должно оставить это событие для участников?
• Каковы инвестиции вашего клиента в это событие?

Хорошая практика - внимательно следить за ответами на эти вопросы в своем переплёте, чтобы вы могли ссылаться на них в любой момент, если вы чувствуете, что вещи могут двигаться в другом направлении, чем то, что ваш клиент изначально предусмотрено.

Для каждого клиента планирования корпоративных событий, который у вас есть, убедитесь, что он или она также информирует вас о том, кто будет принимать решения в день проведения мероприятия. Эта, казалось бы, небольшая часть информации будет абсолютным золотом, когда один из участников мероприятия попросит внести изменения в свою повестку дня в последнюю минуту!

Хорошо продуманное первоначальное собрание клиентов позволит вам написать резюме вашего обсуждения, а затем отправить его для их письменного разрешения.

Создание отличного первого впечатления - это искусство и наука, и, следуя этим советам, вы скоро получите достаточно корпоративных мероприятий по планированию событий, чтобы заработать свой путь до школы докторантуры в кратчайшие сроки!