Перед покупкой копира для вашего малого или домашнего офиса

В то время как понятие безбумажного офиса в принципе звучит великолепно, реальность такова, что многим предприятиям малого или домашнего офиса (SOHO) по-прежнему приходится копировать печатные документы на регулярной основе.

Старые автономные офисные копировальные аппараты почти исчезли в эпоху цифровых технологий, заменены многофункциональными принтерами, которые объединяют функции печати, копирования, сканирования и факсимильной связи на одном устройстве.

Технически «копир» в современных условиях обычно является принтером со встроенным сканирующим устройством, так что копируемый документ можно сканировать и воспроизводить с помощью принтера.

Как и в случае с большинством устройств для копировальных аппаратов / принтеров для электроники, они продолжают снижаться в цене, но при этом имеют больше возможностей, чем когда-либо, и удобство копирования в доме, а не вождение в магазин для печати / копирования, невозможно избить.

Вот ключевые факторы, которые помогут вам выбрать принтер / копир для вашего SOHO.

Inkjet vs Laser / LED

Для высокоскоростного копирования текстовых документов лучше всего подходят лазерные / светодиодные принтеры. Струйные устройства способны печатать с гораздо более высоким разрешением и поэтому более подходят для графики и особенно для фотографий.

Стоимость

При изучении стоимости принтера / копировального аппарата важно учитывать текущие затраты на расходные материалы, если вы планируете делать больше, чем случайную печать / копирование. Производители в последние годы изменили свой курс, и вместо того, чтобы получать прибыль от продажи принтеров / копировальных аппаратов, они часто продают их по цене (или даже в убыток) и вместо этого получают огромную прибыль при продаже чернил и тонера.

Многие устройства теперь поставляются с картриджами с чернилами / тонерами с встроенными микрочипами, которые не позволяют использовать «неофициальные» картриджи или имеют «стартерные» тонер-картриджи, которые имеют половину нормальной емкости. Эта струйная или лазерная бумага не выглядит столь же дешевой, когда приходит время, чтобы заменить дорогостоящие чернила или картриджи с тонером.

Цветной принтер / копировальные аппараты особенно дороги для запуска, поскольку для них требуется 4 картриджа (черно-белый, голубой, пурпурный и желтый). Типично, что стоимость замены струйных / тонер-картриджей превышает стоимость покупки всего устройства, что делает принтеры обычным резидентом складов для переработки электроники и полигонов.

К счастью, большинство струйных струй и некоторых картриджей с лазерным тонером можно заправлять гораздо дешевле - такие компании, как Costco, предлагают, например, одночасовую заправку для струйной печати. Комплекты для пополнения также доступны для самодельных типов, но заправка струйных или тонер-картриджей грязная, а не для механически оспариваемых. И вы можете сделать картриджи для принтеров более длинными с небольшими усилиями.

Прежде чем приобретать принтер / копир, обязательно проверьте опубликованную стоимость производителя на странице.

Громкость

Большинство принтеров / копировальных аппаратов, ориентированных на небольшие предприятия, не рассчитаны на большой объем, поэтому проверяйте рекомендуемое использование устройства (рабочий график в месяц). Выход ISO для картриджей с чернилами / тонером даст вам общее представление о том, как часто картриджи нуждаются в замене.

Обратите внимание, что даже если у вас есть внутренний принтер / копировальный аппарат, все же имеет смысл использовать локальные или онлайн-службы копирования / печати (такие как Staples или UPS) для больших операций печати / копирования или печати специальностей, таких как брошюры.

По цене расходных материалов (как описано выше) просто недорого, чтобы делать крупносерийную печать / копирование на менее дорогих принтерах / копировальных аппаратах, особенно с цветными документами или фотографиями. Приобретение недорогого принтера / копировального аппарата для удовлетворения основных потребностей и аутсорсинга больших тиражей / копий - идеальный компромисс для большинства малых предприятий - от 500 экземпляров брошюры с цветным бизнесом - это работа для профессиональной типографии.

Дублирование

Дуплексение - это возможность печатать / копировать на обеих сторонах страницы и является очень желательной функцией. Помимо экономии бумаги, это необходимо для изготовления профессиональных копий двустороннего печатного материала.

Возможности подключения

Для использования аппарата в качестве принтера, чем больше вариантов подключения к устройству, тем лучше. Помимо прямого подключения USB к ПК, большинство принтеров / копиров поставляются с сетевым подключением - проводным, Wi-Fi или обоими.

Если вам нужна печать из облака или с мобильных устройств, убедитесь, что ваш принтер поддерживает такие технологии, как Виртуальный принтер Google или Apple AirPrint.

Черно-белый или цвет?

Цветное копирование происходит медленнее и дороже, но может быть функцией, которую вы хотите использовать для вашего принтера / копировального аппарата, если вы собираетесь создавать рекламные материалы для своего малого бизнеса, такие как брошюры или копии цветных фотографий.

Универсальность носителей

Поскольку основной причиной покупки копировального аппарата для вашего небольшого или домашнего офиса является удобство, вы обязательно захотите выбрать копировальный аппарат, способный обрабатывать различные размеры и вес бумаги и другие носители , таких как прозрачные пленки и индексные карточки. Посмотрите на копировальные аппараты, которые предлагают планшетное копирование, если вас беспокоит копирование из книг или копирование других объектов, которые не будут помещаться через устройство подачи листов.

Обращение с бумагой

Как человек малого бизнеса, вам лучше делать что-то, чем заправлять лотки для бумаги или подавать отдельные листы через принтер / копир. Если вы регулярно печатаете / копируете, ищите модель с объемом бумаги не менее 250 листов - или более. Вам также обязательно понадобится устройство автоматической подачи документов, которое содержит не менее 30 листов.

Время отклика

Принтеры / копировальные устройства, у которых нет времени прогрева, идеально подходят для небольших и домашних офисов, где машина может сидеть без дела в течение нескольких часов или дней. Высокая скорость печати / копирования отличная, но не будет экономить вас в любое время, если вам нужно подождать минуты, когда устройство будет прогреваться каждый раз, когда он выходит из спящего режима. Некоторые принтеры / копировальные устройства теперь предлагают первое время копирования менее 10 секунд.