5 Шагов к системе ведения бизнес-записей, которая работает

Возможно, вы слышали выражение «Мусор, мусор. «Эта фраза, первоначально примененная к компьютерному оборудованию и программному обеспечению, также работает для финансовой стороны вашего бизнеса. Если вы хотите добиться успеха, вам нужно создать финансовую систему, которая очистит мусор, и это даст вам точную и полезную информацию, чтобы узнать, как вы поживаете, и поэтому вы знаете, когда следует действовать по этой информации.

Вот пять простых шагов в создании простой системы ведения финансовой отчетности: Capture, Check, Record, Review, Act.

Сначала залейте информацию.

Если его там нет, его не существует. По мере того, как вы начинаете свой бизнес, привыкайте к захвату всего, поэтому он становится автоматическим. «Захват» - самая сложная и важная часть процесса; это вопрос формирования привычки собирать информацию. Следите за каждой суммой, которую вы тратите на свой бизнес, и каждой суммой, которую вы принимаете в качестве продаж. Не волнуйтесь в этот момент о том, чтобы делать что-либо с информацией. Просто убедитесь, что все, что вы захватили, включает (a) описание предмета, (b) сумму и (c) дату.

Во-вторых, ПРОВЕРЬТЕ, чтобы убедиться, что информация завершена и исправлена.

Каждые две недели тратите час, проходя через все и проверяя это. Убедитесь, что вся информация, которую у вас есть, готова к записи.

Убедитесь, что вы указали дату и количество и достаточно подробную информацию о том, что было для этого, чтобы вы могли точно его записать. Например, примечание для «бумаги», 3 доллара. 55, 7/12 "может быть недостаточно информации. Для чего была бумага? Это газета, которую вы купили для офиса? Или вы купили бумагу для компьютера?

Настройте определенное время для встречи с собой в конце альтернативных недель (например, каждую другую пятницу), чтобы проверить все. Не ждите слишком долго; чем дольше вы ждете этого, тем труднее будет запомнить и собрать информацию.

В-третьих, ЗАПИСЬ Информация для сохранения.

Запись означает перенос вашей финансовой информации в полезную форму. После того, как все будет проверено, переверните его к своему бухгалтеру, чтобы записать или записать его самостоятельно. Делайте это ежемесячно. Введите информацию в электронную таблицу или бухгалтерское программное обеспечение. Вы также можете найти, что онлайн-программное обеспечение работает для вас, чтобы вы и ваш бухгалтер могли видеть информацию и обсуждать ее. Просто убедитесь, что вы все записывали каждый месяц, чтобы вы могли просмотреть его.

В-четвертых, консолидируйте и ОБЗОР информации.

После того, как ваша финансовая информация была записана каждый месяц, распечатайте четыре отчета:

• балансовый отчет
• отчет о прибылях и убытках (p & l)
• отчет о дебиторской задолженности и
• отчет о кредиторской задолженности.

Для каждого отчета укажите сравнение с той же информацией отчета за последний месяц. Обратите особое внимание на конкретную информацию в этих отчетах.

Наконец, ACT, основываясь на том, что вы знаете.

В большинстве случаев «ACT» может означать ничего не делать, если все выглядит правильно.

В других случаях это может означать внесение изменений. Создайте «триггерные точки», где информация заставляет вас действовать. Вот несколько предлагаемых триггерных точек:

1. Баланс . Если вы видите, что обязательства растут каждый месяц в течение трех месяцев (что, вероятно, означает, что активы и / или расходы также растут), сокращение расходов.
2. Отчет о прибылях и убытках . Если вы видите, что определенный расход увеличивается в процентах от продаж, спросите себя, почему он растет. Если это необходимо, вы можете сократить расходы на другие расходы, чтобы сохранить свой уровень прибыли.
3. Дебиторская задолженность . Будьте настойчивы в том, чтобы идти за медленными плательщиками. Чем дольше вы позволяете долгу платить, тем меньше вероятность того, что вы получите деньги. Настройте систему коллекций, как я уже говорил выше, чтобы убедиться, что вы платите незамедлительно и что медленные плательщики не оставляют, чтобы вы не хотели, чтобы ваши деньги.
4. Кредиторская задолженность . Оплатите как можно быстрее. Постарайтесь заплатить раньше, чтобы получить скидки. Если вы не можете оплатить все свои счета, заплатите те, которые приведут к тому, что вы понесете штрафные санкции, или которые повлияют на ваш кредитный рейтинг. Даже если кто-то другой несет ответственность за оплату счетов, вы являетесь лицом, которое в конечном счете несет ответственность за то, что вы оплачиваете свои долги по бизнесу.

Даже если вы не знакомы с финансовыми системами, вы должны иметь возможность установить это в движение и поддерживать его. Самая сложная часть - сбор информации. Когда вы сформируете «привычку коллекции», вы обнаружите, что остальное придет вместе с ней.

Помните, CCRRA - Capture финансовая информация для вашей компании, Проверяйте каждую неделю, Запись и просмотр информацию ежемесячно , затем Акт , чтобы сохранить планомерность вашей финансовой ситуации. Если вы будете следовать этой простой пятиступенчатой ​​системе, вы минимизируете «мусор» и проблемы, которые возникают с ним, и вы максимизируете свою финансовую ситуацию.

Хорошо организованная финансовая система сохранит ваш бизнес в финансовом отношении на долгие годы.