Советы по управлению компьютерным файлом

Отслеживание ваших электронных документов может быть довольно сложной задачей в сегодняшнем «проводном» мире.

Помимо хранения документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах все больше и больше компаний используют облако для базовых бизнес-приложений и хранения файлов. (См. «Почему облачные вычисления идеально подходят для малых предприятий и 5 недостатков облачных вычислений».)

Дальнейшее усложнение проблемы хранения - это необходимость того, чтобы многие компании обменивались документами между сотрудниками - в офисе это обычно выполняется с помощью файлового сервера или сетевое устройство хранения данных (NAS).

Если необходим общий доступ к мобильному телефону, документы могут храниться в облаке и совместно использоваться путем назначения разрешений доступа.

Организация - это ключ

В тех случаях, когда хранятся документы, важно сохранить их организованными и актуальными. Цель электронного управления файлами - обеспечить, чтобы вы могли найти то, что ищете, даже если вы ищете его спустя годы после его создания.

Большинство деловых людей в то или иное время находились в затруднительном положении, имея вызов клиента, и не могли быстро найти соответствующий счет или другие важные документы клиента. Столь же раздражает, что в конце года пытается найти документы, относящиеся к учетным записям компании для бухгалтера или, что еще хуже, налогоплательщика.

Надлежащая организация электронных документов особенно важна в общей среде - если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), Вы должны иметь возможность легко находить любые документы, созданные или управляемые этим лицом.

(Обратите внимание, что потенциальная потеря данных с недовольными, уходящими сотрудниками - еще одна причина для защиты ваших бизнес-данных. См. 6 правил защиты бизнес-данных).

Эти советы по управлению файлами помогут вам сохранить ваши файлы доступными:

1. Используйте установочные папки по умолчанию для файлов программы.

Используйте расположение файлов по умолчанию при установке прикладных программ.

В Windows по файлам приложений приложений приложения находятся в каталоге (Каталог дисков:) -> Program Files. Установка приложений в другом месте является непонятной и ненужной.

2. Одно место для всех документов.

Поместите все документы в одну «корневую» папку. Для одного пользователя в среде Windows по умолчанию используется папка «Мои документы».

В среде совместного использования файлов попробуйте сделать то же самое - создайте одну корневую папку (например, «Общие документы») и сохраните все документы в подпапках внутри корневой папки. Наличие единого места для всех документов облегчает поиск вещей и запуск резервных копий и архивов.

3. Создавайте папки в логической иерархии.

Это ящики ящика вашего компьютера, так сказать. Используйте простой язык для обозначения ваших папок; вы не хотите смотреть на этот список папок в будущем и задаетесь вопросом, что означает «TFK» или что-то другое интересное аббревиатуру, которое вы придумали.

4. Папки с гнездами в папках.

При необходимости создайте другие папки в этих основных папках. Например, папка под названием «Счета-фактуры» может содержать папки под названием «2013», «2012» и «2011». Папка, названная для клиента, может содержать папки «customerdata» и «корреспонденция».

Цель состоит в том, чтобы иметь каждый файл в папке, а не иметь кучу сиротских файлов, перечисленных.

Не создавайте, однако, сложные, глубокоуровневые структуры папок - по возможности используйте вместо них дескриптивные имена файлов.

5. Следуйте соглашениям об именах файлов.

Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов или папок, поэтому избегайте этого, если ваша вычислительная среда смешана - вместо этого используйте подчеркивания в качестве разделителя (например, Doe_John_Proposal. Doc.) Другие символы, такие как / ? : * | «^ также запрещены в именах файлов или папок под Windows.

Используйте описательные имена файлов для упрощения идентификации и поиска, но не переходите за борт - имена файлов / путей имеют ограничения по длине, которые различаются между операционными системами. длина пути для файла (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов.

Используйте, по возможности, общие аббревиатуры.

6. Будьте конкретны.

Дайте файлам логические, конкретные имена и укажите даты в именах файлов, если это возможно. Цель, когда имена файлов должны быть в состоянии сказать, что такое файл, без необходимости его открывать и смотреть. Поэтому, если документ - это письмо клиенту, напоминающее ему о том, что платеж просрочен, назовите его чем-то например, «overdue_20120115», а не что-то вроде «письма». Как вы узнаете, с кем это письмо, не открывая его?

Если вы делитесь файлами с помощью электронной почты или переносных устройств, вы можете захотеть, чтобы имя файла включало более конкретные информации, так как папка informa не будет включено в общий файл. Например, если ваш документ находится в папке Мои документы Счета-фактуры 2014 Customers Doe_John_20140416. doc, и файл является общим или по электронной почте, все получатели будут видеть Doe_John_20140416. doc и, возможно, не сможет сказать, что файл является счетом клиента без его открытия.

7. Файл, как вы идете.

Лучшее время для подачи документа - это когда вы его сначала создаете. Поэтому привыкнуть использовать диалоговое окно «Сохранить как», чтобы записать документ, а также назвать его, поставив его в нужное место в первую очередь.

8. Заказывайте файлы для вашего удобства.

Если есть папки или файлы, которые вы используете много, заставьте их в верхней части списка файлов, переименовав их с помощью! или AA в начале имени файла.

9. Избавляйте свои файлы регулярно.

Иногда то, что устарело, очевидно, как в примере с папкой «Счета-фактуры» выше.Если это не так, сохраните свои папки незагроможденными, очистив старые файлы.

Do not удалить файлы, связанные с бизнесом, если вы не уверены, что вам больше не понадобится файл. Вместо этого в вашей основной папке папок под вашей корневой папкой создайте папку «Старый» или «Неактивный» и переместите в нее старые файлы, когда вы столкнетесь с ними.

10. Регулярно создавайте резервные копии своих файлов.

Если вы копируете свои файлы на другой диск или на ленту, важно настроить и следовать регулярному резервному режиму. См. «3 шага к успешной системе резервного копирования».

Хорошее управление файлами позволяет найти то, что вам нужно Easy

Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами для вашего бизнеса. Правильный план управления документами должен включать все аспекты обработки документов, включая хранение, извлечение, резервное копирование и безопасность.

Функция поиска - замечательная вещь, но она никогда не будет соответствовать легкости перехода непосредственно в папку или файл. Если вы последовательно следуете этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то, вы знаете, где это должно быть - огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Хорошая практика управления файлами экономит ваше рабочее время и деньги.