Какова правильная процедура учета для онлайн-платежей?

Многие компании теперь используют онлайн-обработчики платежей для обработки своих транзакций. Хотя они часто дешевле и удобнее традиционных процессоров платежей, они могут потребовать незначительных корректировок от традиционных методов учета. Вот как правильно записывать эти транзакции.

Когда вы должны регистрировать доход от онлайн-платежей?

Когда вы регистрируете доход от онлайн-платежей, зависит от того, используете ли вы учетный или кассовый учет.

При учете начислений вы должны немедленно записать все продажи в качестве дохода. Если вы совершите продажу 31 декабря 2016 года, сообщите, что доход за 2016 год, даже если обработчик платежа не отправит вам средства до 2017 года.

В кассовом учете это зависит от того, когда вы находитесь контроль средств.

• Если вы используете платежный процессор, который функционирует как банковский счет, вы должны рассмотреть ваш платежный процессор как наличный счет и записать продажу, когда у платежного процессора есть деньги. Это относится к платежным процессорам, таким как PayPal, которые позволяют вам удерживать средства, отправлять деньги другим людям / предприятиям и выбирать, когда переводить средства на другой аккаунт.
• Если вы используете платежный процессор, который функционирует как проверка почты, вы должны рассмотреть свой процессор платежей как счет дебиторской задолженности и зарегистрировать продажу, когда деньги находятся на вашем банковском счете. Это относится к платежным процессорам, таким как Stripe, которые автоматически подметают средства на ваш банковский счет по установленному графику и не позволяют вам получать доступ к средствам до этого.

Как вы обрабатываете пошлины за обработку?

Многие компании неправильно подсчитывают только чистые средства, которые они получают от своего платежного процессора, как продажи. Вы должны сообщать о своем валовом доходе в качестве продаж и вычитать плату за процессор платежей в качестве расхода. При использовании учета двойного ввода у вас должен быть счет наличных денег или счетов дебиторской задолженности за средства, хранящиеся в платежном процессоре, и счет расходов на оплату процессорных сборов.

Введите каждую транзакцию следующим образом:

1. Дебетьте свой денежный счет платежного процессора на всю сумму продажи.
2. Кредит на ваш счет дохода от продаж на всю сумму продажи.
3. Зачислите денежный счет процессора платежей за плату процессора обработки платежей.
4. Дебетуйте счет за оплату комиссионных платежей за плату за процессор.
5. Когда вы снимаете средства на свой банковский счет, зачислите денежный счет процессора платежей за сумму перевода.
6. Дебетуйте банковский счет на сумму перевода.

Это много записей, которые нужно сделать, но это единственный способ точно хранить ваши книги. Специалисты по аутсорсинговым услугам и специалистам по учетным технологиям могут помочь подключить ваш процессор платежей и банковские счета для автоматического создания записей для вас.При правильной настройке это должно почти полностью устранить ручную работу и утомительные требования к бухгалтерскому учету, а также снизить риск неточных данных.

Что вы делаете, если получаете форму 1099-K?

Если вы принимаете более 20 000 долларов США в виде платежей и имеете более 200 транзакций через процессор платежей, вы получите форму 1099-K в конце года. Эта форма предназначена только для информационных целей, и вы не вводите ее в строку с налоговой декларацией.

Доход, о котором сообщается в 1099-K, должен быть уже включен в ваши итоги продаж. Используйте соответствующие линии расходов для ввода любых возвратов, сборов или других сокращений дохода. Если какой-либо доход на вашем 1099-K не был продан, например, владелец, делающий дополнительные инвестиции с помощью своей личной кредитной карты, не добавляйте этот доход в продажи. Опустите его или включите в соответствующую строку в своей налоговой декларации.

Форма 1099-K входит в игру только как источник информации для IRS, если они решают провести аудит вашей компании. Если вы используете профессионального налогового консультанта, аутсорсинговую бухгалтерскую службу или имеете другие сильные контрольные меры контроля, вы сможете легко показать, что вы правильно сообщили о своей прибыли и убытках. Твердое ведение записей, правильные элементы управления вводом данных и автоматизированные системы должны служить для поддержки ваших общих потребностей в обработке платежей.