Ценные документы и отчетность

Многие компании хранят важные документы в своих помещениях. Примерами являются строительство лизинга, страховых полисов, бизнес-лицензий, медицинских записей пациентов и разрешений на строительство. Срок страхования таких документов составляет ценных бумаг и записей .

Как здания и офисная мебель, ценные бумаги могут быть повреждены или уничтожены огнем или другой опасностью. Эти документы важны, поэтому вам необходимо их восстановить или воспроизвести.

Замена этих элементов может занять много времени и дорого. К счастью, вы можете защитить свой бизнес от этих затрат, покупая ценные бумаги и страховые записи.

Значение ценных бумаг

Точный смысл ценных бумаг и записей может варьироваться от одной политики собственности к другой. Некоторые политики определяют этот термин конкретно. Определение может включать письменные, печатные или надписные документы или записи, включая книги, карты, фильмы, рисунки, документы, ипотека и рукописи.

Другие политики предоставляют широкое описание термина, а не определение. Например, в политике свойств ИСО указано, что ценные бумаги включают, но не ограничиваются, такие предметы, как книги учета, документы, рукописи, рефераты, чертежи и системы карточных индексов. Независимо от того, как ценные бумаги и записи описаны в политике, этот термин не предназначен для включения денег и ценных бумаг.

Что покрыто?

В соответствии со многими политиками коммерческой недвижимости затраты на замену или восстановление информации о ценных бумагах и записях перечислены в разделе «Свойство не покрыто».

Тем не менее эти расходы могут быть покрыты, по крайней мере, в некоторой степени, в разделе «Расширения покрытия».

Ценный документ распространяется на стоимость замены или восстановления утерянной информации о записях, независимо от того, существуют ли дубликаты. Например, предположим, что вы хотите расширить свой собственный склад.

Вы нанимаете архитектора для создания чертежей трех возможных конфигураций для вашего здания. Чертежи были в вашем распоряжении всего лишь на неделю, когда они были уничтожены торнадо. Ни у вас, ни у архитектора нет никаких копий. Чтобы заменить рисунки, вы должны заплатить архитектору, чтобы воссоздать их. Затраты на замену рисунков должны покрываться за счет ваших ценных бумаг и страхования записей.

Когда документ будет уничтожен, вы сможете восстановить его из других документов, которые у вас есть. Например, предположим, что ваш бухгалтерский учет был уничтожен огнем. К счастью, вы можете восстановить свои учетные записи, используя ваши файлы клиентов и записи поставщиков. Ваша ценная бумага и документация по страхованию должны покрывать стоимость чистых материалов (новая бухгалтерская книга) и стоимость рабочей силы для воссоздания бухгалтерских данных.

Обратите внимание, что многие политики собственности не обеспечивают охват всех рисков для ценных бумаг и записей. Вместо этого такие записи покрываются только для названных опасностей. Примерами опасностей, которые обычно охватываются, являются пожар, молния, взрыв, обморок, град и провал воронки.

Какой лимит вам нужен?

Ценные бумаги и отчеты охватывают сублимит.

Если происходит потеря, ваш страховщик не будет платить больше, чем сублимит, указанный в вашей политике. Этот сублимит может составлять всего лишь 2 500 долларов США. Чтобы защитить свой бизнес от убытков, вам может потребоваться дополнительное покрытие.

При выборе лимита рассмотрите типы документов, которые подвержены риску. Сколько стоит заменить их? Вам нужно будет нанять временного персонала? Сколько часов потребуется, чтобы воспроизвести записи? Вам нужно будет получить оригиналы? Нужно ли воссоздать оригинальную работу (например, приведенные выше архитектурные чертежи)?

Подтверждение ценных бумаг

Если ваша политика в отношении коммерческой недвижимости не распространяется на ценные бумаги, эти предметы могут быть застрахованы путем одобрения. Подтверждение обычно обеспечивает такое же или даже более широкое покрытие, чем включено в типовую политику собственности. Некоторые индоссаменты охватывают ценные бумаги на основе всего риска, а не на основе названных опасностей.

То есть они покрывают ущерб покрытому имуществу, вызванному любой опасностью, которая специально не исключается.

Отсутствие покрытия для электронных документов

В большинстве политик (и одобрений), которые охватывают ценные бумаги, указано, что не распространяется на ценные бумаги, которые существуют как электронные данные . Другими словами, электронные документы не считаются ценными.

Многие предприятия хранят важные записи в электронной форме. К сожалению, политика в области недвижимости, как правило, обеспечивает очень мало покрытия ущерба электронным данным. Вы можете защитить свою фирму от потерь, связанных с повреждением ваших электронных файлов, путем приобретения покрытия электронной обработки данных.