Умные идеи для эффективной регистрационной таблицы

Регистрация - это первая точка контакта с вашими гостями, а плавный процесс регистрации повышает уровень возбуждения и задает тон для отличного мероприятия. С другой стороны, дезорганизованный и трудоемкий опыт может оставить толпу ворчащей все время, пока ваше событие не начнется. С таким большим количеством верховой езды на регистрационном столе, вы определенно хотите, чтобы все было правильно в первый раз. Следуйте этому контрольному перечню, чтобы убедиться, что вы добьетесь хорошего начала.

Лучше лучше

Простая математика говорит нам, что для больших толп потребуется больше рабочей силы, если вы хотите избежать длинных линий. Я рекомендую одного дежурного для каждых ста гостей и одного поплавка на каждые две сотни гостей. Что касается таблицы, возьмите двух обслуживающих сотрудников за восемь футов стола и добавьте дополнительную таблицу в этот расчет для поставок и рабочего пространства.

Оставайтесь на связи

Вы не хотите проходить через залы, которые ищут розетку или интернет-соединение, поэтому обязательно заходите к этим линиям заранее. Вы также захотите взять ноутбук, даже если вы не планируете его использовать. Доступ в Интернет может пригодиться, если вам нужно проверить электронную почту или помочь потерянным гостям найти свой путь и из места проведения. И последнее, но не менее важное: проверьте ситуацию с освещением. Если прихожая тускло освещена, вы можете добавить несколько настольных ламп, чтобы помочь с чтением списков.

Не забывайте о канцелярских принадлежностях

Каждый планировщик должен иметь ящик для инструментов, наполненный офисными принадлежностями, такими как лента, ножницы и ассортимент маркеров.

Другие примечательные элементы для вашего упаковочного листа включают в себя пустые наметы, номера таблиц и зарезервированные знаки для использования по мере необходимости. Да, ваше место будет иметь доступ к большинству из этих вещей, но время и разочарование, которые вы сохраняете, имея их рядом с вами, бесценны.

Expedite Answers

Одним из самых больших нарушителей вашего «регистрационного ритма» станет заграждение простых вопросов, поступающих как от добровольцев, так и от участников.

Вы можете не допустить, чтобы эти запросы замедляли регистрационную строку, настроив справочную таблицу. Вы будете поражены тем, насколько эффективнее будет таблица регистрации, когда у вас есть специальный человек, отвечающий на такие вопросы, как «Где ванная комната? "

Оставайтесь открытым

Необходимо сохранить хотя бы одного человека за регистрационной таблицей на протяжении всего мероприятия. Вы не хотите, чтобы относительно небольшая проблема заключалась в том, чтобы снежок в нечто большее, потому что никто не мог помочь. Обычно это происходит, когда гости вынуждены искать в другом месте, когда ваша команда не может быть найдена. Это займет всего один неудачный перерыв в ванной комнате, чтобы отправить нетерпеливого посетителя в сторону кухни, чтобы попросить салат без лука!

Держите своих друзей рядом

Есть несколько контактных номеров, которые вы хотите получить до того, как мероприятие начнется. Первый номер мобильного телефона для координатора вашего места. Не будет времени, чтобы размахивать зданием, когда бумажные полотенца выбегают в ванной, поэтому это число абсолютно необходимо. Еще один хороший номер для продуктов, связанных с продовольствием, - это вопрос менеджера по организации питания. Наконец, подтвердите лучшие номера экстренных служб для полицейских и пожарных подразделений. В некоторых отелях есть собственный персонал службы безопасности, который часто является лучшим контактным лицом в этих ситуациях.

Таблицы регистрации должны содержать не только знак приветствия и имени. С точки зрения гостя, они представляют центр обслуживания клиентов для вашего мероприятия. Но чтобы оправдать это ожидание, вы должны быть готовы. В конце концов, если гости не смогут пройти регистрацию, остальная часть ваших усилий по планированию останется незамеченной.