Образец повестки дня для первого собрания Консультативного совета

После поиска людей для работы в вашем Консультативном совете, отправки пригласительных писем и выбора членов совета, пришло время начать планирование первого собрания Консультативного совета. Ключом к тому, чтобы ваш Консультативный совет был на правильном старте, должен начинаться с того, что вы хотите продолжить.

Вы уже много размышляли над тем, что вы надеетесь получить от Консультативного совета, и с нетерпением ждем рекомендаций и знаний, которые ваши члены Консультативного совета могут предоставить в различных аспектах вашего бизнеса, таких как менеджмент, маркетинг , учет, укомплектование персоналом, обслуживание клиентов, технологии и т. д.

Таким образом, вы хотите быть уверенным, что прямо на этом первом собрании вы позволите членам вашего Консультативного совета внести свой вклад.

Планирование встречи вокруг проблемы или обсуждения Тема

Поэтому ваше первое собрание, как и все ваши заседания Консультативного совета, должно быть спланировано вокруг вопроса или проблемы. Возможно, вам будет легче сформулировать проблему как цель. Например, «Мы хотим увеличить наши продажи на 25% в следующем квартале. Как мы можем это сделать?» Или вы можете изложить тему для обсуждения в более общем плане: «Как мы можем сократить наши бизнес-расходы?» или «Как мы можем повысить производительность или как мы можем улучшить обслуживание клиентов?»

Соберите соответствующие справочные материалы

После того, как вы решите тему обсуждения, пришло время собрать материалы, которые вам понадобятся членам вашего Консультативного совета.

Поскольку это первое заседание Консультативного совета, вы должны включить бизнес-план и любые другие документы, относящиеся к теме обсуждения, такие как диаграммы, графики и фактологические бюллетени, иллюстрирующие предысторию темы обсуждения.

Если возможно, вы должны отправить копию этих документов всем членам Консультативного совета за две недели вперед вместе с копией повестки дня.

Создать Повестку встречи

Ниже приведен пример Повестки дня (с комментариями для эффективного выполнения собрания), которые вы, возможно, захотите использовать для своего первого собрания Консультативного совета.

Обратите внимание, что каждый пункт повестки дня рассчитан; составление расписания на вашем собрании и соблюдение его гарантирует, что ваша встреча не увязнет и стимулирует обсуждение по теме.

Сделать соглашения для записи минут собрания

Вы также захотите принять меры для записи протоколов собрания. Не пытайтесь делать это самостоятельно; вы должны иметь возможность участвовать в полной мере, а слушать и вносить свой вклад - это работа на полный рабочий день. Если у вас нет кого-либо, кто может присутствовать и служить секретарем, попросите разрешения членов вашего Консультативного совета записать собрание.

Сделать доступным прохладительные напитки

Свободные закуски - это хорошая идея.Кофе, чай, вода, соки и здоровые закуски, такие как фрукты или кексы, являются приятным прикосновением и всегда приветствуются на собраниях. После вашей первой встречи у вас будет ощущение предпочтений посетителей для напитков и закусок, и вы можете планировать их для следующей встречи.

Relax!

Прежде всего, не волнуйся о своей презентации. Вы можете поделиться своим видением и надеждой на свою компанию и обратиться за советом, а не впечатлять кого-либо мультимедийными эффектами презентации.

Ваша долгосрочная цель - установить рабочие отношения доверия с членами вашего Консультативного совета, поэтому вместо этого сосредоточьтесь на том, чтобы члены вашего Консультативного совета ушли, чувствуя, что они были услышаны и что они внесли свой вклад в управление вашей компании - и с нетерпением ожидаем следующего заседания Совета.

Я включил комментарии в этот Образец Консультативного Повестка заседания Совета, чтобы провести вас через процесс собрания. Не стесняйтесь распечатывать эту повестку дня и адаптировать ее к вашим потребностям - вы можете скопировать ее непосредственно в Word, Excel или аналогичный офисный документ, выбрав текст и используя copy / paste (используя Windows, нарисуйте текст, который будет выбран с помощью мыши , и нажмите CTRL-C для копирования и CTRL-V для вставки).

Название вашей компании - (Заполните)

Повестка дня

Дата - (Заполните)

Местоположение - (Заполните)

Начало / Конечное время	Деятельность
10: 00 - 10: 05 a. м.	Введения (Предполагая, что члены вашего Консультативного совета не встретились, представите себя и всех членов Совета, кратко изложив их опыт.)
10: 05-10: 10 a. м.	Почему Консультативный совет? (Краткое изложение того, как вы видите работу Консультативного совета, а также те вклады, которые, как вы надеетесь, могут получить Консультативный совет для вашей компании). Включите такие детали, как часто встречаются члены Совета.)
10: 10 - 10: 20 a. м.	Вопросы (Если они есть) Если нет, спросите членов Совета, как они видят работу Консультативного совета и как они надеются внести свой вклад.)
	Тема обсуждения: (Вставьте здесь свой вопрос / вопрос).
10: 20 - 10: 25 a. м.	Презентация темы обсуждения (Краткое описание истории темы и ее влияние на компанию, воздерживаться от предоставления ваших взглядов / решений на данный момент.)
10: 25 - 11: 35 а. м.	Обсуждение (Вы хотите, чтобы идеи не текли на этом этапе, не отклоняйте и не отклоняйте идеи на этом этапе. Также внесите свои идеи и взгляды.)
11: 35 - 11: 50 а. м.	Предложения / Резолюции (Оценка идей, которые группа услышала и выбрала лучшие «решения».)
11: 50 - 11: 55 a. м.	Резюме (Обобщите тему, обсуждение и результаты для группы и расскажите им, что вы планируете делать.)
11: 55 a. м.	Отсрочка

Дата следующего собрания - (Заполните)

Если вы используете этот график времени, это прекрасное время, чтобы пригласить членов вашего Консультативного совета на хороший обед (особенно если закуски не было подано во время встречи). Помните, что встреча закончилась, и обед должен быть прежде всего социальным событием!

Держите встречи короткими

У вас никогда не должно быть собрания Консультативного совета, которое длится более двух часов. Два часа достаточно для того, чтобы большинство людей уделяло пристальное внимание задаче.

Начать будущие встречи с обзором предыдущих тем обсуждения

В будущих встречах вы должны начать с обзора того, что вы сделали по теме, обсуждавшейся на последней встрече, и пригласить комментарии членов вашего Консультативного совета о действиях вашей компании.

Поскольку «встречайте и приветствуйте» не в порядке, вы можете захотеть, чтобы на будущих заседаниях вашего Консультативного совета могли быть две темы для обсуждения. У вас может быть даже три, если вы считаете, что они удобно вписываются в двухчасовой формат. Но у вас никогда не должно быть больше трех.

См. Также:

Использование полномочий консультативного совета

Раздел управления бизнес-плана

Увеличение успеха в бизнесе с ежедневным бизнес-планированием