Покупка для обзора процесса оплаты (P2P)

Введение

Процесс покупки в оплату, также известный как процесс P2P, связывает процессы закупок внутри компании с помощью процесса поступления материала и, наконец, к платежу, выданному поставщику. В последние годы компании тщательно изучили свои покупки для оплаты процессов, чтобы снизить общие затраты, освободить необходимые деньги, улучшить операционные показатели и улучшить финансовые решения.

В дополнение к снижению общих затрат, улучшение процесса покупки в оплату может добавить видимость, которая позволяет руководству иметь лучшую связь с поставщиком относительно того, где находятся элементы в процессе доставки, и платеж поставщику.

Элементы процесса покупки для оплаты

В процесс P2P много элементов, каждый из которых важен в общем процессе. Процесс начинается с поиска товаров и заканчивается оплатой выбранному поставщику.

Sourcing

Процесс P2P начинается с того, что отдел закупок запрашивает исследования и разработки или производственный отдел, чтобы найти поставщика для специального товара или услуги. Отдел исследований и разработок, возможно, разработал спецификацию, в которой должен выполняться поставщик.

В некоторых случаях этот элемент может быть стандартным элементом запаса, который необходим для производственного процесса, и он может потребовать от отдела закупок найти товар лучшего качества по лучшей цене.

В зависимости от требуемого элемента или услуги отдел закупок может выдать запрос на предложение (RFQ) или может выбрать подходящих поставщиков на основе предыдущих отношений.

Контракты

Когда отдел закупок выбрал подходящего поставщика или поставщиков, будет заключен контракт, когда поставщики и отдел закупок будут заключать договор на основе цены, условий оплаты и графиков поставок.

Приобретение

После подписания контрактов между компанией и продавцом заказы на покупку могут быть подняты и отправлены поставщику. Чтобы улучшить сроки доставки товаров, компания может отправить заказ на поставку электронным способом, а не отправлять или отправлять по факсу.

При отправке электронного заказа на поставку информация может быть введена непосредственно в компьютерную систему поставщика. Чтобы убедиться в наличии видимости, поставщик должен предоставить информацию о ходе работы компании, такую ​​как обновленные даты доставки и документы, такие как расширенное уведомление о доставке (ASN).

Поступление материала

После отправки товаров от поставщика следующий шаг - это то, что эти предметы будут доставлены клиенту. Элементы будут проверяться, чтобы гарантировать, что количество такое же, как заказ на поставку, а также проверка предметов на предмет повреждений и качества.

Если есть какие-либо проблемы с получаемыми товарами, клиент информирует поставщика о возврате обоих предметов или о скидке.

Фактурирование

Поставщик может выставить счет клиенту в любое время после отправки товаров. Используя электронное решение для выставления счетов, процесс P2P можно упростить, чтобы информация была введена в систему кредиторской задолженности клиента.

Когда элементы получены, сопоставлены с фактурой и заказом на поставку, обработка счета-фактуры может начаться.

Обработка счетов

В процессе P2P обработка счетов-фактур должна производиться таким образом, чтобы были получены все скидки, предлагаемые продавцом. В договоре, заключенном по договору, поставщик может предлагать скидки на оплату, производимые клиентом до наступления срока платежа.

Например, продавец может предлагать пятипроцентную скидку на платежи, сделанные менее чем через десять дней после получения товаров.

Аналитика

В рамках процесса P2P компания должна иметь полную жизнеспособность для своих расходов на покупку. Постоянный мониторинг расходов будет определять области, которые могут быть причиной для беспокойства, такие как продавцы, повышающие цены, или издержки изгоев.

Процесс P2P, который включает лучшие практики, может сэкономить компании.

Это должно включать ограничения на то, что можно приобрести за пределами стандартного процесса P2P.

Предоставляя нестандартные покупки, увеличивается количество ненужных затрат, и контроль за этими закупками может привести к отмене ресурсов, которые могут быть сохранены, если был применен правильный процесс P2P.

Эта статья была обновлена ​​Гари В. Мэрион, экспертом по логистике и цепочке поставок для баланса.