Плюсы и минусы трех организационных структур проекта

Способ структурирования вашей организации влияет на управление и запуск проектов. Он также может влиять на то, насколько авторитет и доступность вы должны выполнять свою работу в качестве менеджера проекта.

Существуют три общие организационные структуры, и во всех них работают руководители проектов: функциональные, проектные и матричные. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого, поэтому вы знаете, с чем вы столкнулись, когда присоединяетесь к новой структуре.

Функциональная организационная структура

В функциональной организационной структуре менеджер проекта и все ресурсы работают в одном подразделении компании, например, в отделе продаж и маркетинга. Как правило, функциональный менеджер будет иметь больше полномочий, чем менеджер проекта.

Преимущества:

Функциональная структура дает вам наименьшую мощность в качестве менеджера проекта, но есть много других преимуществ:

• Это хорошо работает для небольших команд и небольших проектов, потому что функция имеет полный контроль над членов команды и других ресурсов.
• Вы можете легко получить доступ к специалистам, которые вам нужны, потому что они находятся в одной функциональной области.
• Быстро собрать всех вместе для решения проблем, связанных с проектом.
• Вы можете ограничить инструменты коммуникации проекта, которые вам нужны, потому что команда относительно небольшая и простая.
• Вы часто получаете восторженных членов команды, которые стремятся работать над проектом, потому что он предоставляет им возможности для карьерного роста. Работа над проектом может стать отличным способом мотивации вашей команды.

• Если вы передаете проект в функциональную команду, это будет функциональная команда, в которой вы работаете. Это может упростить закрытие проекта.

Недостатки:

Хотя эта структура имеет множество преимуществ, есть и некоторые недостатки:

• Работа выполняется в силосе, что может означать, что у вас нет доступа к людям вне вашего функционального подразделения.
• Люди из команды проекта могут быть более лояльны к своему департаменту или менеджеру команды, чем к своей работе над проектом, и это может привести к конфликтам.
• В большом проекте может быть задействован функциональный менеджер проектов из каждой функции. Это может привести к провалу работы через трещины, если все руководители проектов не работают гармонично.
• Функциональная работа может быть изолирована тем, что у вас нет возможности широко распространяться в компании. Трудно поддерживать стратегический фокус.

Организационная структура проекта

Выделенные команды объединяются для работы над проектами в организационной структуре проекта. У менеджера проекта, возможно, есть ответственность за управление линиями для членов проектной команды. Примерами этого могут быть крупные строительные конструкции, а также корпоративные инициативы, требующие специальной команды.Менеджер проекта обладает высшими полномочиями, отчитываясь перед спонсором проекта и проектной группой. Лица, работающие в команде, непосредственно для менеджера проекта.

Преимущества:

Очевидное преимущество структуры проекта заключается в том, что у вас больше контроля над командой, но есть и другие преимущества.

• Команды могут иметь сильное чувство идентичности. Это самая простая структура, в которой можно создать сильную командную культуру.
• Вся команда ориентирована на цели команды, и нет конфликта лояльности с дневной работой для людей, работающих над проектом. Их дневная работа - это проект.
• Ресурсы посвящены проекту, поэтому гораздо легче запланировать работу. Вы узнаете, когда доступны члены команды, и нет никакого риска, что они скоро будут привлечены к работе как обычно для другого менеджера.
• Проекты, которые работают в этой структуре, являются отличными средами для улучшения навыков управления проектами, как лидера, так и более технических навыков.

Недостатки:

Структура проекта проще всего работать, но у него все еще есть некоторые недостатки.

• Наличие команды, посвященной одному проекту, является дорогостоящим обязательством. Это, как правило, вариант только по крупным проектам.
• Если вы удалите людей из их функциональных заданий, им может быть сложно вернуться, особенно если проект длинный. Работа по проекту растягивается и возвращается к тому, что вы делали раньше, после периода работы в многопрофильной среде по новому сложному проекту. Это не привлекательная перспектива для многих людей. Это может сделать еще более важным для вас управлять переходом команды при закрытии проекта.
• Иногда закрытие проекта может означать потерю вашей работы, если бизнес переместился, и нет другой роли, доступной для вас.
• По своей природе, посвященные команды всасывают ресурсы для работы только по одной вещи. Он может ограничить количество проектов, которые компания может делать в любой момент, особенно когда разные проекты требуют одинаковых навыков.
• Руководители проектов в этом типе структуры также делают управление линиями для своих команд. Это означает тратить время и силы на задачи человеческих ресурсов, которые вам не нужно делать в других структурах. Если вам нравится этот элемент работы с людьми, это может быть преимуществом.

Организационная структура матрицы

Третий вариант - это матричная структура. Ресурсы распределяются как по обычной работе, так и по проектной работе. Это может означать наличие двух менеджеров или «пунктирной линии» ответственности перед менеджером проекта, а также менеджером команды. Структура функциональной структуры управления обычно находится на первом месте, а руководитель проекта занимает пунктирную линию.

Эта структура разделяет власть и полномочия между менеджером функциональной группы или менеджером подразделения и менеджером проекта. Вам нужно будет использовать свои навыки ведения переговоров в полной мере!

Преимущества:

Матричные структуры очень распространены, потому что они позволяют менеджерам делать действительно гибкий выбор, как люди тратят свое время.Очень вероятно, что вы будете работать в матричной среде в какой-то момент своей карьеры. К преимуществам этой структуры относятся:

• Ресурсы используются эффективно и могут перемещаться между проектами по мере необходимости.
• Вы можете работать над множеством разных вещей, иногда параллельно, хотя можно утверждать, что это тоже недостаток.
• Команды и люди могут быть очень отзывчивыми. Если придет новый проект, который должен иметь приоритет, достаточно легко поворачиваться и внезапно сосредоточиться на чем-то другом. Вы не можете сделать это легко в структуре проекта, которая занимает больше времени, чтобы расформировать и перегруппироваться.
• Структура требует, чтобы каждый использовал один и тот же жизненный цикл и методологию управления проектами, поэтому легко перемещаться между проектами. Люди могут присоединиться к команде проекта с относительно небольшим бортовым требованием, когда терминология и процессы являются общими.

Недостатки:

Как и во всех установках, у этого тоже есть свои подводные камни. Несмотря на то, что это общая структура, я не думаю, что многие современные рабочие места взломали проблемы перегрузки. Это может быть легко сделать человеку слишком много, чтобы сделать, если у вас нет систем для управления и контроля всей их рабочей нагрузки. Другие недостатки включают в себя:

• Конфликт между проектами является общим, потому что вы можете бороться за те же ресурсы, что и в другом проекте.
• В другом проекте могут быть установлены лучшие ресурсы - самые подходящие люди с правильными навыками - или их линейный менеджер может не сделать их доступными для работы над проектом.
• Может существовать некоторый конфликт между обычными задачами и проектной работой для отдельных лиц, особенно когда оба менеджера придают им разные приоритеты.
• Ресурсы могут иметь конфликт о том, какой путь развития они берут для своей будущей карьеры. Хотя вы, возможно, знаете, что хотите остаться в управлении проектами, у вас может быть возможность перейти на более высокую функциональную роль или более ориентированную на проект роль. Но много вариантов карьеры - это хорошо, даже если это делает сложные решения.

Организационная структура, которая отлично работает для всей работы как обычно, не всегда работает для проектов, и вам нужно управлять в среде, в которой вы работаете. Это хорошая идея получить некоторый опыт в каждой из этих структур, если вы можете так, чтобы вы могли испытать их из первых рук. Это поможет вам решить, какая среда подходит вам наилучшим образом и соответствует вашим навыкам и предпочтениям. Затем вы можете сделать осознанный выбор, если у вас появится возможность решить вашу будущую среду работы.

Понимание плюсов и минусов каждого из них даст вам возможность поработать, где лучше всего потратить свое время и влияние, чтобы максимально использовать возможности своей команды и помочь вашему проекту успешно завершить работу.