Персонал Обзор файлов и пример политики файлов

Персональный файл представляет собой сохраненную документацию работодателя об истории и статусе всех трудовых отношений с отдельным сотрудником. Работодатель сохраняет эту трудовую документацию в кадровом файле по трем причинам.

• Работодатель хочет иметь точную информацию, удобную и организованную, когда вам нужен доступ к информации по любой причине. Изменения в контактах с чрезвычайными ситуациями, адресах сотрудников, отслеживании оценок эффективности, дисциплинарных письмах, признании сотрудников и материалах трудовых заявок являются примерами тех видов информации, которые работодатель захочет иметь для быстрого доступа.

• Работодатель должен сохранить документацию о кадровых проблемах, таких как выбор сотрудников, производительность, история работы, обоснование компенсации и внутренние рекламные приложения, и это лишь некоторые из них.
  Требование EEOC, судебный иск или даже необходимость оправдать отсутствие повышения или поощрения работника требуют, чтобы работодатель собрал и сохранил этот тип документации для сотрудников.
• Некоторые штатные записи требуются федеральными правительствами или правительствами штатов для работодателей. Организация информации о сотрудниках в кадровом файле имеет смысл для доступа и соблюдения законодательства и готовности.

Типы персональных файлов

Работодатель обычно поддерживает несколько типов файлов персонала, для использования в бизнесе, для конфиденциальности сотрудников, для обеспечения конфиденциальности в медицине и для соблюдения законодательства. Я не знаю ни одного закона, который говорит, сколько файлов требуется работодателю.

Тем не менее, существует много законов, и есть примеры передового опыта персонала для конфиденциальности сотрудников, которые регулируют содержание файлов персонала и имеют доступ к этой информации.

Это файлы персонала, которые поддерживают большинство работодателей в США. (Всемирные законы и практика могут отличаться.)

• Файл персонала: Это основной файл сотрудника, который содержит историю трудовых отношений.
• Файл расчета зарплаты: Вы хотите сохранить отдельный файл для всех проблем с зарплатой в отношении зарплаты и пособий.
• Медицинский файл сотрудника: Федеральный закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования от 1996 года (HIPAA) требует от работодателей защиты конфиденциальных данных медицинских документов сотрудников.
• Формы сотрудников I-9: Вам необходимо сохранить отдельный файл для всех форм I-9 сотрудника (не для каждого сотрудника), так как вы не хотите, чтобы государственные служащие, которым разрешено проверять эти формы под разными обстоятельств, просматривая ваши основные, конфиденциальные файлы сотрудников сотрудников.

Доступ сотрудников к файлам персонала

Сотрудникам разрешается доступ к файлам сотрудников своих сотрудников под руководством и контролем персонала персонала.Файлы сотрудников сотрудников считаются собственностью работодателя, который несет ответственность за их сохранение и защиту.

Пример политики файла персонала

Ниже приведен пример политики файла персонала для использования в вашей компании. В нем обсуждаются различные файлы, которые рекомендуются, и у кого должен быть доступ к каждому файлу.

Пример политики

Компания поддерживает три файла сотрудников для каждого сотрудника.

Персональный файл A поддерживается для каждого сотрудника (название вашей компании). Эти файлы персонала содержат конфиденциальные документы и управляются и обслуживаются персоналом персонала.

Доступ к этому файлу ограничен персоналом HR и предполагает, что менеджер каждого сотрудника ведет свой собственный файл с документами, относящимися к работе сотрудника.

Типичные документы в кадровом файле включают заявление о занятости, форму для экстренной помощи в семье, документально подтвержденную историю дисциплинарных действий, резюме, справочник сотрудников и работодателя, который подписывает листы, текущую личную информацию и ссылки на работу.

Не все файлы персонала содержат одни и те же документы, но в каждом персональном файле есть некоторые документы, которые являются одинаковыми.

Также сохраняются файлы заработной платы ; файлы заработной платы содержат историю работ сотрудника, отделы, изменения компенсации и т. д. Доступ к файлу платежной ведомости ограничивается соответствующим персоналом по бухгалтерскому учету и персоналу.

Также поддерживается медицинский файл . Содержимое медицинского файла недоступно для всех, кроме персонала, назначенного персоналом, и сотрудника, записи которого хранятся в файле. На имя вашей компании), медицинские файлы получают наивысшую степень безопасного хранения и конфиденциальности.

Сотрудник может просмотреть свой персональный файл, связавшись с персоналом персонала по персоналу в обычное рабочее время. Ни один сотрудник не может изменять или удалять какой-либо документ из своего персонального файла, который должен рассматриваться в присутствии сотрудника персонала HR.

Также известен как файлы сотрудников, записи сотрудников, файлы человеческих ресурсов, документация

Отказ от ответственности - Обратите внимание:

Сьюзан Хитфилд прилагает все усилия, чтобы предложить точное, здравомыслящее, этичное управление персоналом, работодатель , а также рекомендации на рабочем месте как на этом веб-сайте, так и на этом сайте, но она не является адвокатом, а контент на сайте, хотя и авторитетный, не гарантируется на точность и законность и не должен рассматриваться как юридическая консультация ,

На сайте есть всемирная аудитория, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране, поэтому сайт не может быть окончательным для всех из них для вашего рабочего места. Если вы сомневаетесь, всегда обращайтесь к юрисконсульту или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться в правильности вашего юридического толкования и решений. Информация на этом сайте предназначена только для ознакомления, идей и помощи.