Как написать некоммерческий годовой отчет

Хотя некоммерческие организации сообщают IRS с их ежегодными 990-ми годами, они также знают, что они должны подготовить публикацию, в которой представлены их достижения их сторонникам и широкой общественности.

Годовой отчет может помочь вам продемонстрировать свои достижения нынешним и будущим донорам, развивать новые партнерские отношения и давать признание важным людям.

Однако некоммерческие организации часто борются с тем, что должно быть включено в годовой отчет и что должно быть исключено.

Годовые отчеты также со временем значительно изменились.

Когда-то довольно тяжелые брошюры, написанные на языке, которые могли понять только инсайдеры, ежегодные отчеты теперь говорят с более широкой группой людей и используют легко понять текст, а также еще много фотографий и инфографики.

Годовые отчеты представлены во всех форматах, размерах и презентациях. Многие из них размещаются на веб-сайтах, а не печатаются и отправляются по почте. Годовой отчет может представлять собой видеоролик, открытку или слайд-шоу. Многие ежегодные отчеты становятся для некоммерческой организации поддержкой, чтобы создать кампанию по сбору средств.

Годовые отчеты даже не могут быть названы. Они могут быть «докладом для нашего сообщества» или «призывом к действию». «Они часто используют темы для организации информации, например,« день в жизни »или« трансформация ». «

Ключом к успешному ежегодному докладу сегодня может быть просто использование вашего воображения, поиск многих примеров из благотворительных организаций, похожих на ваши, и выяснение того, что нравится вашей аудитории.

Младшая аудитория будет любить что-то цифровое, в то время как более старый пул доноров может предпочесть более традиционный подход.

Следующие десять советов помогут вам разработать отличный некоммерческий годовой отчет, независимо от того, придерживаетесь ли вы проверенных и правдивых или выдвигаете границы всех доступных вам средств.

1. Сосредоточьтесь на достижениях, а не на действиях.

Доноры хотят знать, что вы сделали, но что более важно, они хотят знать, почему вы это сделали.

Каковы были результаты? Почему вы тратили свое время и деньги так, как вы это делали? Какая разница?
Подключите повседневную деятельность вашей организации к заявлению о своей миссии. Не предполагайте, что читатели автоматически поймут, как ваши действия помогут вам достичь своей миссии. Подключите точки к ним.

2. Перестаньте говорить о внутренних вещах.

Получение высокоскоростного интернет-соединения в офисе и новое бухгалтерское программное обеспечение могут быть большими достижениями, когда вы сидите за своим столом, но они не имеют ничего общего с вашей миссией.
Вдохните доноров с достижениями, связанными с вашей миссией, в своем ежегодном отчете и оставьте все административные элементы вашего отчета на своем борту.

3. Не хвастайтесь своими достижениями по сбору средств.

Доноры ожидают, что вы будете собирать деньги, но достижения по сбору средств не должны отмечаться в вашем годовом отчете на том же уровне, что и ваши результаты, связанные с миссией.
Читатели скорее узнают о том, что вы сделали с деньгами, чем о том, как вы его подняли. Хотя уместно включать информацию о том, насколько хорошо ваши усилия по сбору средств идут, лучше всего разместить эту информацию в финансовой части вашего отчета, а не на фронте и в центре.

4. Включите фотографии в годовой отчет.

Да, фотографии стоят тысячи слов.

Многие люди, читающие ваш годовой отчет, не прочтут его. Итак, покажите им, что вы делаете с либеральным использованием фотографий. Эти фотографии должны показывать людям или животным, которые вы помогаете, а не членам вашего совета, генеральному директору или основным донорам. Сегодняшние доноры ожидают от вас истории, и эта история может быть рассказана еще лучше с великолепными фотографиями.

Инвестируйте в хорошую цифровую камеру или тратите деньги на профессионального фотографа. Также хорошо использовать stock photography, если вы находитесь в ограниченном бюджете, пока вы тщательно выбираете эти изображения. Введите слово «Royalty-Free Stock Photo» в вашей любимой поисковой системе, и вы найдете множество сайтов. На ваших фотографиях должно быть больше лиц.
Некоторые идеи о том, как использовать фотографии в вашем отчете, см. В 14 примерах использования больших фотографий в некоммерческих годовых отчетах.

5. Напишите заголовки, которые расскажут вашу историю.

Теперь, когда вы заставляете их смотреть фотографии, расскажите историю своими подписками. Не просто укажите, что находится на картинке. Подключите фотографию к достижению.
Если люди не читают ничего, кроме подписей в своем годовом отчете, они все равно должны понять смысл хорошей работы, которую вы делали в прошлом году.

6. Включите личные профили.

Доноры любят настоящие истории о реальных людях. Общие резюме вашей работы заставят ваших доноров спать.
Объясните, что вы достигли в целом, а затем охарактеризуйте свою статистику с помощью личных профилей. Выделите, как ваша работа помогла конкретному человеку. Поделитесь рассказом добровольца о том, как они сделали положительную разницу.

7. Объясните свои финансовые показатели.

Многие из ваших доноров не будут знать, как читать финансовое заявление или не будут тратить время на его чтение. Включите параграф или два, которые объясняют на простом английском языке, что говорят в таблицах. Попробуйте помещать часть этой информации в инфографику. Сам процесс проектирования инфографики заставляет вас упростить и упростить еще кое-что. Текст о цифрах заставляет глаза людей оглядываться. Инфографика захватывает их внимание, и эти цифры, вероятно, будут помнить.
Какие номера вы должны включить? Как насчет того, откуда берутся ваши деньги и как вы их тратите? Сколько людей вы достигли? Каковы ваши основные стратегии привлечения средств? Вы создали тактику экономии затрат в этом году?

8. Если вам нужно больше места для фотографий и инфографики, обрезайте списки доноров в годовом отчете.

Некоммерческие организации должны найти баланс между использованием пространства в своем годовом отчете, чтобы обсудить свои достижения и использовать его для признания доноров.
Если половина вашего годового отчета является списком доноров, вы должны подумать о масштабировании списков, чтобы сделать больше места для текста и фотографий. Меньшие доноры могут быть распознаны другими способами, такими как списки в информационных бюллетенях. Также подумайте о том, чтобы чествовать доноров другими способами, например, вызывать их в социальных сетях или публиковать их фотографии после события.

9. Тройка проверьте свои списки доноров.

Нет лучшего способа саботировать будущее пожертвование, чем неправильно называть имя донора в вашем годовом отчете. Если вы не уверены в имени, не угадывайте. Проверьте его с донором.
Также тщательно проверьте имена государственных учреждений и фондов, которые предоставили вам гранты. Имена, которые люди называют этими организациями в разговоре, часто являются короткими для полных юридических имен, которые принадлежат вашему годовому отчету.

10. Расскажите донорам, как они могут помочь.

Никогда не оставляйте потенциального сторонника висящим, задаваясь вопросом, как они могут вам помочь. После того, как вы вдохновили своих читателей на хорошие работы в своем ежегодном отчете, завершите их, рассказав им, как они могут помочь вам сделать больше.
Как они могут поддержать вас своими деньгами или временем? Попросите их добровольно. Напомните им о запланированных вариантах предоставления. Расскажите им о подарках. Управляйте ими способами использовать свою кредитную карту для пожертвования. Будьте ясны о лучших способах помощи.