За то, как долго должны удерживать записи сотрудников?

Одна из главных вещей в области людских ресурсов заключается в том, что у нас много бумажных документов. Тонны и тонны и тонны. Конечно, в наши дни много электронных, но принцип все еще остается. HR ведет учет. И нам нужно хранить эти записи, но как долго?

Вот основные рекомендации по ведению учета персонала. Помните, однако, что законы штата могут отличаться от этих рекомендаций. Если законы штата и федеральные законы находятся в конфликте, всегда сохраняйте записи на основе того, какое требование больше.

Лучше держать что-то слишком долго, чем не достаточно долго.

Записи на работу: 1 год

Вам необходимо сохранить все эти резюме, заметки о собеседовании, заявки и публикации вакансий и даже запись ваших поисков через систему отслеживания вашего заявителя в течение года после принятия решения о предложение о работе было сделано. Итак, если вы соберете интервью у заявителя, и весь процесс затянется на три месяца, пока не будет принято окончательное решение о найме, что часы начнут тикать.

Зачем вам это нужно? Если кто-либо когда-нибудь задаст вам вопрос о вашем решении о найме, вам нужно будет показать, что вы не подвергались незаконной дискриминации каким-либо образом, формой или формой. Законы, такие как Закон об инвалидах с ограниченными возможностями, Раздел VII и многие другие, требуют, чтобы вы продемонстрировали, что находитесь в соответствии. Поддержание этих записей помогает вам это сделать.

Записи о наркотиках: 1 год или 5 лет для транспортных работ

Если вам требуется тестирование на наркотики для предварительной занятости, это часть записи о найме, и вы должны сохранить копию результатов в течение одного года.

Если вы проводите дополнительное тестирование на наркотики, будь то из-за инцидента на работе или в рамках случайной проверки, вам также необходимо поддерживать эти записи в течение одного года. Однако, если вы являетесь подразделением транспортных правил, то минимальный срок для записей о тестах на наркотики составляет пять лет.

Расчет заработной платы и т. Д. И т. Д .: 3 года минимум, 5 лет после прекращения действия Рекомендуемые

Закон требует, чтобы вы сохраняли эти записи в течение трех лет, но недавние судебные процессы означают, что было бы разумнее держать их дольше.

Вы хотите вести учет того, сколько было оплачено каждому сотруднику, и сколько часов они работали в течение всего срока пребывания в вашей компании. Держите свои записи не менее пяти лет после ухода сотрудника, независимо от причины.

Для освобожденных сотрудников, конечно, вам не нужно вести учет времени, так как их оплата одинакова независимо от количества отработанных часов. Однако, если вы когда-либо ошибочно классифицировали сотрудника как освобожденного, когда она должна была быть не освобождена, эти записанные часы работы могут помочь вам оплатить сверхурочную работу.

Убедитесь, что вы указали, как компания рассчитывает оплату.Например, вам нужно отслеживать, была ли прямая зарплата, зарплата плюс комиссия, сверхурочная работа, сдельная работа или прямое почасовое вознаграждение.

Вам нужно сделать это не только по вопросам оплаты и налогообложения, но многие другие решения зависят от количества отработанных часов. Например, право на участие в FMLA зависит от количества часов работы в году. Если у вас есть сотрудник, работающий неполный рабочий день, вы можете захотеть подумать о необходимости записи времени для определения права FMLA. Вы также должны быть в состоянии доказать, что вы заплатили своим работникам за все часы работы.

Форма I-9: 3 года после найма, через год после прекращения, в зависимости от того, что будет позже.

Поддерживать формулу I-9 сотрудника, хранящуюся отдельно от ваших записей о персонале, в течение трех лет после того, как вы нанимаете сотрудника и на один год после окончания работы, в зависимости от того, что наступит позже.

Информация о здоровье / пенсионных пособиях: 6 лет

Вам необходимо вести учет ваших планов на все ваши льготы в течение как минимум шести лет. Суды утверждали, что, если сотрудник подает в суд на вас, заявив, что он или она заслуживает более высокой пенсии, например, ответственность работодателя заключается в том, чтобы доказать, что они не должны больше, а не ответственность работника, чтобы доказать, что они это делают. Сохраните все эти краткие описания плана.

Если у вас есть прежние сотрудники, которые имеют право на получение COBRA, распространяя свои пособия на здоровье, вы также должны хранить эти записи в течение шести лет только для того, чтобы быть в безопасности. В законе не указывается удержание, но поскольку это может применяться в соответствии с Законом о защите выходного дохода сотрудников (ERISA), этот закон требует удержания на шесть лет. Чтобы быть в безопасности, не бросайте эти записи.

Записи FMLA: 3 года

Когда сотрудник запрашивает FMLA, вам необходимо сохранить этот бумажный след, даже если вы откажетесь от отпуска. Убедитесь, что вы отслеживаете отпуск каждого сотрудника - когда это началось и сколько времени используется. Если у сотрудника есть прерывистый FMLA, убедитесь, что вы отслеживаете каждый отпуск и документируете количество использованных часов. Даты и количество часов должны быть задокументированы. Помните, что прерывистый отпуск можно использовать в течение нескольких часов в день или несколько дней в неделю. Документируйте все это и сохраните эти записи.

Помните, что это не полный список и применяется только к федеральным законам. Вы можете быть подвергнуты дополнительным законам о сохранении записей, если, например, вы являетесь федеральным подрядчиком, или ваше государство имеет разные стандарты. Когда вы сомневаетесь, не бросайте его.

Вы можете получить дополнительные ресурсы по учету и обязательной отчетности в Обществе управления человеческими ресурсами (SHRM).

Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и достоверна, не гарантируется для точности и законности. Сайт читается мировой аудиторией, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Просьба обратиться за помощью к юридической помощи или помощи из государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения правильны для вашего местоположения.Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.