Как вы разделяете обязанности с небольшим штатом?

Разделение обязанностей по учету является ключом к сохранению точных книг и уменьшению риска мошенничества. Например, сотрудник, который рассчитывает денежные выплаты, также не должен нести ответственность за вождение наличных денег в банк.

В небольшой компании без огромного бухгалтерии разделение обязанностей легче сказать, чем сделать. На самом деле одним из самых больших рисков для малого бизнеса является отсутствие разделения ключевых обязанностей, что повышает вероятность риска и подверженности плохой практике ведения бухгалтерского учета.

Если у вас есть законные риски для исправления в ваших процессах сейчас или просто хотите скорректировать структуру вашей компании, чтобы предотвратить любые потенциальные проблемы в будущем, вот некоторые идеи, которые помогут вам разделить обязанности, даже если вы не хватает многих сотрудников.

Требовать периодические каникулы

Многие мошенники были обнаружены, когда бухгалтера впервые забирает свой первый отпуск в течение многих лет, или менеджер вынужден занять больничный день, который ломает долгую историю идеальной посещаемости. В этих ситуациях замена пытается выполнить назначенные ежедневные задачи, но заметьте, что номера отключены. Когда руководство расследует, они обнаруживают, что их идеальный сотрудник всегда приходил на работу, чтобы никто другой не обнаружил мошенничества.

Проблема в том, что сотрудники, которые всегда приходят на работу, часто считаются самыми ценными и заслуживающими доверия сотрудниками. Это дает им возможность воспользоваться своей независимостью и отсутствием контроля за их работой.

Не позволяйте ни одному сотруднику идти месяцами или годами без реального отпуска. Хороший сотрудник заслуживает перерыва, и вам нужен шанс поймать плохой. На самом деле, считайте это красным флагом, если работник никогда не пропускает день работы независимо от того, насколько он болен или как нуждается в отдыхе, который он или она может быть.

Поворот сотрудников из других мест или смены

Многие предприятия, ориентированные на потребителя, имеют только один или два сотрудника, работающие в магазине в данный момент времени.

Когда кто-то один, он может испытывать больший соблазн украсть и меньше бояться попасться.

Как и с отпуском, вы хотите повернуть сотрудников вокруг. Вы можете держать их в своих предпочтительных местах большую часть времени, но иногда они работают в разных магазинах или разных сменах. Таким образом, вы можете искать тенденции, такие как наличные квитанции, которые всегда снижаются, когда конкретный сотрудник работает с определенным сдвигом по сравнению с тем, когда другие работают с той же сменой.

Отправка задач бухгалтерского учета

Вам не нужно выполнять всю учетную запись в одном месте. Вместо того, чтобы ваши фронтовые сотрудники или менеджеры пытались сделать все, вы можете отправить задания.

• Сотрудники в каждом магазине могут вводить данные о продажах и других необработанных данных.
• Старший менеджер на вашем самом большом месте может взять на себя ответственность за авторизацию корректировок в счетах клиентов.
• Бухгалтер в центральном офисе может согласовывать ваши счета и составлять ваши финансовые отчеты.

Если у вас нет нескольких мест или нескольких квалифицированных сотрудников, все в порядке. Аутсорсинговые бухгалтерские услуги могут помочь вам заполнить пробелы.

Создание прозрачных политик и процедур

В то время как многие люди предпочитают работать на малых и растущих предприятиях, потому что у них нет бюрократии крупных корпораций, определение политик и процедур важно для бизнеса любого размера.

Помните, что ошибки случаются гораздо чаще, чем нечестность.

Если кому-то дается задание выполнить самостоятельно, с небольшим руководством о том, как это сделать, он может сделать это таким образом, который значительно увеличивает его шансы на получение дорогостоящей ошибки. Если вы дадите кому-то четкий процесс и объясните, что вы хотите, чтобы это было сделано таким образом, чтобы уменьшить риск ошибок, он, скорее всего, сделает это именно так, как вы попросили его сделать это.

Это особенно важно для сотрудников, которые имеют высокую степень автономии и не имеют менеджеров, всегда проверяющих свою работу. С другой стороны, даже если вы делите задачи и рассказываете сотрудникам о том, как их выполнять, вы должны убедиться, что ясно, что они могут обратиться к вам за помощью или руководством в любое время.