7 Советов для эффективной делегации

Многие владельцы малого бизнеса становятся валетами всех профессий и делают немного всего, когда дело доходит до управления их бизнесом. Эта универсальность может стать огромным преимуществом при первом запуске бизнеса.

С течением времени владелец малого бизнеса, который продолжает делать все, сам поражает то, что я называю удачной остановкой успеха. Пока команда не будет развита, и некоторые из повседневных задач и обязанностей по управлению бизнесом делегированы, бизнес не может расти, и владелец бизнеса, вероятно, будет чрезмерно расширен и сильно разочарован.

Есть много решений и процессов, которые следует учитывать, когда приходит время для создания команды и делегата, и есть шаги, которые необходимо предпринять на раннем этапе в процессе, чтобы сделать ее более эффективной. Вот семь лучших советов для эффективного делегирования, которые помогут вам на правильном пути.

1. Сначала проанализируйте свои потребности

Зная, что нужно делегировать и кто вам нужен в вашей команде, чтобы сделать это эффективно, требуется четкое представление обо всем, что у вас есть на вашей тарелке. Лучший способ выяснить, куда ваше время идет, особенно время, которое происходит там, где это не должно быть, - это отслеживать ваше время - все ваше время, как для оплачиваемой, так и для неплатежей.

Если вы следите за всем, что вы делаете во время рабочего дня, я готов поспорить, вы были бы удивлены, увидев, где ваше время идет, и что квалифицируется как ваше самое большое время. Это само по себе может быть мощным инструментом для определения потенциальных задач для делегирования и даже задач для устранения из вашего бизнеса.

2. Исследуйте свои параметры

Делегирование может принимать разные формы, и каждый вариант зависит от вашего бизнеса и ваших потребностей. Самая эффективная система делегирования - это та, которой вы можете доверять, и будете расти и меняться по мере роста и изменения ваших потребностей.

Два из наиболее распространенных вариантов делегирования включают наем сотрудника и аутсорсинг для независимого подрядчика, такого как виртуальный помощник.

При принятии решения между сотрудником и независимым подрядчиком необходимо учитывать множество аспектов.

3. Document Everything

Прежде чем вы начнете делегировать, вам нужно будет начать отслеживать всю информацию, знания и процессы, которые заставляют ваш бизнес работать как хорошо смазанная машина. Это может быть проблемой, потому что вы, вероятно, часто не думаете об этих данных; вы просто делаете то, что нужно сделать. Но для эффективного делегирования необходима полная и четкая документация.

В целом, все ваши процессы и системы должны содержать четкое письменное резюме, чтобы любой будущий член вашей команды мог вскочить и забрать, где вы остановились. Эти документы процесса и любая другая необходимая информация должны располагаться в центральном месте, доступном для всех.

4. Разработка приоритетного плана назначения

После того, как процессы были задокументированы, и вы создали систему для обмена этой информацией, вам нужно будет продумать свои приоритетные приоритеты делегирования и как вы будете назначать, отслеживать и управлять делегированной работой.

Сначала сосредоточьтесь на своих самых больших приоритетах. Вы можете определить список потенциальных высокоприоритетных элементов делегирования, ответив на эти два простых вопроса:

1. Нужно ли это заполнять сейчас?
2. Нужно ли мне выполнять эту задачу самостоятельно или кто-то другой?

5. Использование технологии

Технология может упростить делегирование и помочь командам преодолеть множество различных задач. И все команды могут воспользоваться технологией, будь то обмен файлами, планирование или даже онлайн-обучение.

Если вы создаете виртуальную команду с членами в разных географических точках, технология может заставить почувствовать, что все члены вашей команды сидят в одной комнате. Перед тем, как делегировать, изучите технологию, доступную вам, чтобы создать систему, облегчающую обмен информацией и совместную работу.

6. Общайтесь хорошо и часто

Хорошее общение жизненно важно для каждого типа команды. Без этого нет команды. Когда дело доходит до эффективной делегирования, не только общение должно быть четким, кратким и последовательным, но вам также необходимо убедиться, что каждый член команды имеет доступ к одной и той же информации.

Одним из способов достижения этого является планирование текущих личных встреч или телеконференций, ориентированных на группу, если члены вашей команды находятся в разных местах. Эти сессии должны быть сосредоточены на сотрудничестве, обмене информацией и создании команды. Также важно, чтобы вы оставались доступными между командами, чтобы отвечать на вопросы, давать указания и помогать решать проблемы, когда это необходимо.

7. Cultivate Trust

Trust - один из самых важных факторов, когда дело доходит до делегирования, и это происходит в обоих направлениях. Вы должны верить, что члены вашей команды завершат работу, за которую они несут ответственность, а члены вашей команды должны доверять тому, что вы предоставляете им всю информацию, необходимую им для выполнения этой работы, и что вы будете иметь возможность резервировать их, когда необходимо.

Вы можете создать команду на основе доверия:

• Уважение друг к другу
• Прослушивание и слушание того, что говорят другие
• Сосредоточение на последовательной коммуникации
• Высказывание того, что вы будете делать и что делать вы говорите
• Быть честным

Эффективная делегирование может быть ответом для владельца малого бизнеса с временным статусом, который изо всех сил пытается найти время для развития своего бизнеса. И когда вы принимаете меры, чтобы настроить себя на эффективный процесс делегирования, вы не только уделяете время сосредоточению на наиболее важных деловых действиях, но и смягчаете давление, которое всегда нужно делать самому.