5 Способов улучшить управление расходами сотрудников

Вы недавно обнаружили основные пробелы в своем бюджете только для того, чтобы узнать, что они все чаще возникают из-за неучтенных расходов сотрудников? Корпоративные счета расходов - отличная особенность бизнеса, но также могут быть в ущерб, если не управляться надлежащим образом. Независимо от того, теряете ли вы бухгалтерский отдел или часы управления в погоне за отчетами о расходах или теряете тысячи долларов в расходах, которые не могут быть оправданы, вы, вероятно, рано или поздно столкнетесь с некоторыми крупными проблемами с денежными потоками.

От стимулирования улучшения поведения до улучшения ограничений, вот несколько способов улучшить общее управление расходами.

1. Лимитные счета расходов.

   Если у вас возникли проблемы с определением того, за что оплачиваются счета расходов, ограничение количества активных учетных записей является одним из способов избежать издержек от выбывания из-под контроля. Используйте поставщика кредитной карты, который поддерживает создание карт сотрудников с определенными расходами или предоставляет денежные счета с суточной оплатой. Если работник нуждается в расходах сверх установленной суммы, потребуются квитанции и обоснование расходов на счет. Вы можете сделать это дополнительным шагом, определив распределение по должности или должности сотрудника, чтобы сохранить структурированные и понятные процессы по мере роста вашей компании.

2. Обеспечьте стимулы для поощрения отслеживания расходов.

   Слежение за расходами - это еще одна ответственность, которую ваши сотрудники не хотят принимать. Добавление дополнительных документов в то время, когда они уже выходят в командировку, может расстраивать, поэтому дайте им стимул для этого. Предоставляйте дополнительные льготы или суточные для подачи заявки на получение времени, возможно, в форме департамента или общесистемного конкурса. Некоторые льготы, которые следует учитывать, могут включать небольшие подарки, признание сотрудников или обеды. Опросите своих сотрудников, чтобы узнать, какие льготы они хотели бы получить, а затем создать стандарты и пороговые значения для выдачи наград, чтобы сотрудники знали, к чему стремиться.

3. Уточнить приемлемые и неприемлемые расходы.

   То, что вы считаете приемлемым для сотрудников, и то, что думает сотрудник, может быть двумя разными. Вместо того, чтобы иметь аргументы с сотрудниками над ненужными расходами, создайте руководство по эксплуатации, точно определяющее, что вы считаете приемлемыми расходами на общие расходы, такие как обеды, ужины и деловые поставки. Это должно включать максимальные ограничения на такие расходы, как авиабилеты, питание или гостиницы, а также обновления адресов и дополнения, которые могут возникнуть у ваших сотрудников, чтобы добавить их в счет расходов. Разумное и обоснованное должно объясняться в самых прямых и ясных условиях.

4. Синхронизация корпоративных карточных выписок с программным обеспечением учета.

   Многие программы бухгалтерского учета вытаскивают транзакции с карточками непосредственно из задней части кредитной карты, поэтому вы не тратите значительное количество времени на сопоставление поступлений с транзакциями.Вы также можете потребовать от сотрудников использовать программное обеспечение для отслеживания расходов и отчетности, чтобы они могли сканировать и сопоставлять квитанции в режиме реального времени. Это поможет сохранить все скоординированные действия и поможет вам выявить нарушения правил приемлемого расхода.

5. Автоматизировать ограничения расходов.

   Используйте системы управления расходами, которые позволяют вам определять параметры в расходах, категориях и неприемлемых расходах. Когда вы автоматически обрабатываете эти расходы, вы сокращаете количество времени, которое вы тратите на работу в системе. Если есть серьезные проблемы, система приносит их вашему вниманию, не требуя ввода данных на ежедневной основе. Дайте сотрудникам возможность увидеть, как работает это программное обеспечение, чтобы они понимали, как вы будете контролировать свои расходы. Это должно значительно снизить количество сотрудников, нарушающих правила расходования средств.

Наконец, не забывайте, что некоторые сотрудники могут просто не «получить». Вы можете рассмотреть возможность отзыва привилегий учетной записи сотрудников, которые постоянно нарушают правила компании, и вместо этого требуют их первоначальных затрат.

Только возмещая приемлемые расходы, вы должны практически исключить возможность нарушений. Разумеется, имейте в виду, что у сотрудников, которые должны иметь большие расходы, может не быть личных ресурсов, чтобы сделать это - работа для вашей компании не должна создавать чрезмерную нагрузку на ваших сотрудников. Найдя гармоничное место встречи, ваша компания, ваши сотрудники и управление расходами должны найти более эффективные средства.