10 Привычек успешных менеджеров проектов

Почему некоторые руководители проектов всегда, похоже, привносят свои проекты вовремя, в бюджет и с удовлетворенными клиентами и другими … ну … не так ли?

Вы слышали о книге Стивена Кови, 7 привычек высокоэффективных людей . Сегодня давайте рассмотрим 10 привычек, которыми пользуются очень успешные руководители проектов.

Я видел, как эти привычки упоминаются снова и снова в оценках производительности и в обзорах конца проекта, где клиент, команда или спонсор предлагает обратную связь менеджеру проекта.

Вам не нужно иметь 10-летний опыт для успешной доставки каждый раз. Изменяя свои привычки и улучшая свои навыки, вы можете значительно улучшить шансы вашего проекта на успех (и дать себе меньше стрессового времени на работе).

И ни в каком конкретном порядке (кроме номера 10) давайте начнем!

1. Использование правильной команды

Наиболее эффективные и успешные руководители проектов знают возможности своих членов команды. Это означает, что они могут выделять правильную работу нужным людям.

Использование неправильного ресурса в задаче может привести к тому, что он займет больше времени или будет плохо выполнен. Это действительно помогает узнать о сильных и слабых сторонах людей, работающих с вами, чтобы вы могли наилучшим образом распределить их для выполнения задач проекта.

Узнайте, как управление ресурсами может сэкономить ваше время.

2. Управление проектами

Все проекты время от времени сталкиваются с проблемами. Успешные руководители проектов не позволяют этому волноваться.

Они знают процессы управления выпуском, а также как лучше всего решать проблемы по мере их возникновения.

Вы тоже можете это сделать. Как только вы знаете, как оценить проблему с проектом, вы обнаружите, что управление проблемами становится легкой привычкой включать в свою еженедельную рутину. Поставьте некоторое время в сторону, чтобы пройти через журнал проблем каждую неделю, и вскоре вы обнаружите, что легко справляться с проблемами управления.

3. Борьба с изменениями

Проекты предназначены для изменения вещей, но такие изменения происходят с другими людьми! Сложнее управлять изменениями, которые направлены непосредственно на команду проекта, нарушая детальное расписание проекта и создавая новую работу и целую кучу обновлений документации.

У успешных менеджеров проектов есть процесс управления изменениями, которым они следуют. После определенных шагов упрощается превращение любого действия в привычку, потому что оно структурировано и повторяется.

Процесс управления изменениями выглядит следующим образом:

• Получить информацию об изменении
• Оценить изменение
• Установить, сколько работы было бы сделать изменение
• Подготовить рекомендацию о том, стоит ли это вперед.

Затем вы получите от своего спонсора решение о том, следует ли включать изменение или нет.

Примечание: Вы можете одобрить некоторые небольшие изменения самостоятельно, если они находятся на уровнях полномочий и полномочий.

Успешные руководители проектов знают, что справляться с изменениями - это часть работы, и у них есть план борьбы с ними по мере их возникновения.

4. Управление затратами проекта

Весьма вероятно, что ваш проект будет нести расходы, даже если у вас нет полного контроля над строками кошелька. Возможность управлять финансовыми элементами в вашем контроле должна быть привычкой, потому что, если вы не подходите к нему регулярно и регулярно, вы обнаружите, что работа становится настолько огромной, что это невозможно сделать хорошо.

Фантастические руководители проектов остаются на высоте расходов с системами подачи, которые работают для счетов-фактур, котировок и оценок. Получите привычку использовать свое программное обеспечение для бюджетирования (даже если это просто электронная таблица).

Вы не можете управлять расходами по проекту, пока не получите план того, что вы собираетесь потратить. Прочтите это о том, как создать бюджет проекта, чтобы вы могли начать.

5. Тимбилдинг

Команда проекта, скорее всего, не сработает для вас, так почему же тимбилдинг является частью привычки успешных менеджеров проектов?

Это потому, что вам нужно, чтобы они эффективно работали вместе, и вам нужны люди, участвующие в проекте, чтобы быстро подойти к точке, где они доверяют друг другу. Вы получите это, построив команду.

Остерегайтесь ситуаций, когда ваша команда разваливается. Заблуждение, в частности, неприемлемо.

Узнайте, что менеджеры проектов могут сделать с издевательствами.

6. Понимание процессов

Шестая привычка очень успешных менеджеров проектов заключается в том, что они понимают процессы, которые существуют в пределах своей сферы контроля.

Это означает, что они знают, какие процедуры работы необходимо соблюдать. Они не теряют время, пытаясь понять, как написать бизнес-кейс, потому что они знают, что для этого есть процедура, и они могут следовать этим шагам.

Сказав это, наиболее успешные руководители проектов не являются подчиненными для обработки. Они знают, что правильная вещь - следить за процессом. Они знают, когда лучше настроить его немного, чтобы облегчить задачу для всех. Примером этого может быть удаление бюрократии из небольшого проекта путем индивидуальной адаптации процессов.

7. Обновление расписания

Расписание проекта не должно быть упущено, и у наиболее успешных менеджеров проектов будет привычка регулярно проверять их графики на точность и обновлять их.

Существует множество способов отслеживать прогресс вашего проекта, но самое главное, что вы это делаете! Если вы изо всех сил пытаетесь сделать эту привычку своей, тогда закажите короткую встречу в своем дневнике с собой и своим расписанием раз в неделю. Используйте одно и то же время каждую неделю и занимайте 30 минут, чтобы посмотреть, где вы находитесь и где вам нужно. Внесите необходимые изменения, сообщите команде и продолжите работу над проектом.

Примечание: Если ваши изменения расписания влияют на дату окончания проекта или дату поставки для основных этапов, обратитесь к своему спонсору.Вы не должны изменять основы своего базового плана, не проходя формальный процесс утверждения.

8. Управление рисками проекта

Знание того, что включить в ваш регистр рисков, - это одно, но обычное рассмотрение его и воздействие на поднятые риски - это нечто иное.

Недостаточно использовать начало вашего проекта для определения рисков, а затем не думать о них снова. Управление рисками должно быть частью ваших привычек проекта, потому что без этого вы обнаружите, что риски превращаются в проблемы и создают проблемы для вас.

Это еще одна область, где стандартные процессы и резервирование обычного слота для проведения обзора рисков могут помочь. Вы можете включить его как часть своих встреч в команде. Сделайте привычкой пересматривать свои риски с командой, закрывайте те, которые больше не являются угрозой и планируют действия для тех, кого вы хотите смягчить.

9. Время отслеживания

Менеджеры проектов много знают о времени выполнения проекта, но это, как правило, относится к области планирования и планирования. То, о чем мы говорим, - это отслеживание времени на регулярной основе, ежедневно. Мы говорим о расписаниях.

Команды проекта часто не склонны использовать расписания, если они еще не делали этого раньше. Многие программные средства управления проектами имеют временное отслеживание, присущее продукту. Это может облегчить введение переключателя в отслеживание времени в команде.

Независимо от того, отслеживаете ли вы время своей команды (что рекомендуется), важно знать, где ваше время идет через день. Вы должны позаботиться о том, как вы проводите время. Это поможет вам понять, тратите ли вы время на приоритетные задачи проекта. Вы можете подумать, что это так, но вы действительно? Расписания или временная регистрация какой-либо формы помогут, даже если это всего лишь часовой журнал в блокноте.

10. Поставка бизнес-изменений

Наконец, привычка, которая делает менеджеров проектов наиболее успешными, - это их способность сопоставлять результаты проекта с результатами бизнеса. Ваш проект был разработан для достижения чего-то удивительного для компании, и вы это сделали. Отлично.

Но если пользователи не используют ваш продукт или программное обеспечение быстро устареет или клиенты не так поражены, как вы … тогда ваш проект был пустой тратой времени.

Наиболее успешные проектные команды должны убедиться, что они знают, к каким бизнес-результатам они стремятся. Они создают решение, обеспечивающее устойчивое изменение бизнеса. То, что они доставляют, когда проект заканчивается, полностью используется и полностью принимается заказчиком. Это успех, потому что он был построен с успехом с самого начала.

Понимание бизнес-целей является ключевым критерием для любого руководителя проекта, который хочет оказать влияние на клиентов и заинтересованных сторон. Если вы можете показать, что вы поставили что-то ценное, тогда легко продемонстрировать влияние, которое у вас есть, и ценность, которую вы приносите компании.

Сделайте привычкой задавать своим заинтересованным сторонам, какую бизнес-ценность они ожидают, и как они хотят использовать то, что он делает для вашего проекта.Поговорите с ними о том, как они определяют успех. Вы можете создать это в повторяющийся процесс в начале каждого проекта.

Сколько у вас привычек к успеху у вас есть?

Прочитав список, сколько из этих привычек у вас уже есть? Вероятно, здесь есть вещи, которые вы делаете сегодня, и другие, которые, как вы знаете, должны делать больше усилий, чтобы делать это регулярно. Хорошей новостью является то, что создание новой привычки относительно легко, если вы намерены это делать. Вскоре эти вещи будут второй натурой, и вы будете хорошо на пути к тому, чтобы быть одним из самых успешных менеджеров проектов в вашей компании.

С какими из них вы начнете работать и будете работать в своей еженедельной рутине?

Дальнейшее чтение

Я рекомендую прочитать Силу привычки Чарльза Духига.