Когда я должен платить сотрудникам за время поездки?

Что такое командировка сотрудников?

В общем, время, затрачиваемое на поездки сотрудников на работу, должно оплачиваться. Поездки, связанные с обязанностями работника и временем, проведенным в поездке (путешествие между домом и работой), не оплачиваются. Время в пути может включать как местные поездки, так и поездки вдали от дома.

Время в пути против времени коммутации

Коммутация идет взад и вперед, чтобы работать. Все (по крайней мере, все, кто не работает дома) коммутируют с работой.

Время переезда - личное время, а не рабочее время. IRS не позволяет предприятиям вычитать время на поездку в качестве бизнес-расхода, а работникам не следует оплачивать время в пути.

Департамент труда (DOL) обсуждает сотрудников, которые ведут автомобили, предоставленные работодателем. DOL считает, что время, затрачиваемое на поездку домой на работу сотрудником в транспортном средстве, предоставляемом работодателем, или в действиях, выполняемых сотрудником, которые связаны с использованием транспортного средства для поездок на работу, обычно не «отработаны часы», поэтому не нужно платить.

Вот возможное эмпирическое правило: если вы разрешаете поездку, независимо от того, как сотрудник путешествует (автомобиль, поезд, автобус и т. Д.), Время поездки должно быть оплачено.

Плата за поездку почасовым сотрудникам

Оплатить сотрудникам за время пребывания в поезде распространяется только на не освобожденных (почасовых) сотрудников, а не на освобожденных (профессиональных или управленческих) сотрудников. Освобожденные работники оплачиваются за свой опыт работой, а не по часам.

Примеры путешествий: оплачивается или не оплачивается?

• Сотрудник едет каждый день из дома. Вы просите его остановиться на пути и забрать бублики для собрания персонала. Это время вождения не оплачивается. Время переезда на работу никогда не оплачивается; время остановки для бубликов является «случайным» для поездок на работу и не является частью работы сотрудника.
• Вы просите сотрудника водить машину в рабочее время, чтобы получить бублики для офисного собрания. Если работник совершает эту поездку в обычные рабочие часы, ему или ей следует заплатить.
• LPN (лицензированная профессиональная медсестра) работает в лечебном учреждении и путешествует между двумя отделениями этого учреждения по указанию, обеспечивая уход за пациентами в обоих местах. Ее ежедневное время поездки должно быть включено в ее оплату, потому что она не ездит на работу, а путешествует между рабочими местами.

Оплата работникам за потраченное время Путешествие из дома

Сотрудники, которые путешествуют в другое место для деловых целей, - это другое дело. В общем, вы должны платить сотрудникам за потраченное время, которое находится под вашим контролем и время, которое они не могут потратить по своему усмотрению. Поэтому, если сотрудник отправляется из Кливленда в Питтсбург на двухдневный семинар по направлению к компании, часть вознаграждения сотрудника должна быть компенсирована.

В случае наемных работников оплата за проезд не является проблемой, поскольку наемные работники оплачиваются за работу, а не за часы работы. Оплата за командировочное время может быть проблемой, однако, в случае почасового сотрудника.

Уплата времени в пути на однодневное или ночное пребывание затруднено.

Обратитесь в ближайший районный офис Министерства труда США за информацией о конкретных случаях времени поездки, которые влияют на ваш бизнес. Вы также можете обратиться к адвокату по трудоустройству, чтобы обсудить эти вопросы.

Плата за командировочные расходы

Помимо оплаты сотрудникам за время поездки, вы должны оплачивать свои расходы на проезд. Департамент труда не требует возмещения расходов на проезд, но имеет смысл оплачивать сотрудников, если вы требуете от них поездки. Проездные расходы вычитаются для вашего бизнеса, а сотрудники могут вычитать неоплаченные транспортные расходы. Если сотрудники смешивают деловые и личные поездки, вам необходимо разобраться в части, связанной с бизнесом, и оплатить только эти расходы.

Государственное регулирование оплаты командировок сотрудников

Проконсультируйтесь с вашим государственным отделом труда, чтобы узнать, существуют ли какие-либо правила, которые могли бы заменить федеральные правила.

Дополнительная информация

У баланса есть несколько советов по сокращению расходов на поездки сотрудников.

SHRM (Общество управления человеческими ресурсами) имеет больше информации о том, как оплачивать время поездки сотрудников.

Подробнее о IRS о времени поездки сотрудников см. Публикацию IRS 535: «Бизнес-расходы».