Что случилось с беспорядочным столом?

Каждый день все больше и больше информации бросается на вас. Новая почта, отчеты от различных комитетов, счета-фактуры, предложения и т. Д. Все попадали на ваш стол несколько раз в день. Вы слишком заняты, чтобы справиться с этим сразу, так что он просто начинает накапливаться. Ваш рабочий стол начинает напоминать зону военных действий.

Проблема здесь не в том, что ваш стол грязный. Проблема в том, что важные вещи теряются. Он либо зарывается, когда приходит новый материал, либо находится в новом материале, но не замечается.

В результате вы тратите слишком много времени на вещи, которые являются просто срочными, а не важными.

Когда ваш босс хочет знать, как скоро она сможет получить этот отчет для вице-президента, вы не хотите говорить ей, что вы не заметили записку, которую она отправила вам с запросом отчета. И ваш босс не будет взволнован, чтобы услышать, что макет новой линейки продуктов опоздал, потому что вы отложили его, и он был закрыт, и вы забыли об этом.

Некоторые люди расскажут вам, как лучше всего решить эту проблему - это чистый стол. Другие говорят, что беспорядок в порядке. Кто прав? Ни. И то и другое.

Захламленный стол, Захламленный разум

Не так давно появилось популярное выражение: «Захламленный стол - это признак суматошного ума. «Это выражение породило целую индустрию, призванную помочь руководителям предприятий очистить свои рабочие столы как признак их умственной остроты.

Без сомнения, вы видели фильмы, где босс сидит в своем офисе на вершине небоскреба в центре города.

Он сидит за стеклянным столом без ящиков. Единственные украшения - впечатляющая ручка, предназначенная для подписания важных документов и телефона или домофона, чтобы он мог отдавать приказы.

На другой руке …

Многие люди не видят ничего плохого с грудами бумаги, покрывающей рабочий стол, даже просачиваясь на кресла и офисный этаж.

Они цитируют посмехов, как «захламленный стол - это признак гения», а «грязный стол» - всего лишь признак беспорядочного стола. '

Мы все знаем кого-то, чей стол именно так. Вы не видите, как они могут даже сказать, является ли рабочий стол металлом или деревом. Тем не менее, когда вы спрашиваете их о чем-то, они идут прямо к куче, листают через 2 или 3 листа и вытаскивают то, что вы просили.

Что работает для вас

Обе стороны правильны. Проблема не в том, что правильно. Проблема в том, что сделает вас более эффективными. Существует несколько основополагающих принципов, которые применяются к обоим подходам, но ключ заключается в том, чтобы работать таким образом, чтобы вы могли быть наиболее эффективными. Почти каждый человек должен избавиться от какого-то беспорядка на своем столе, но не более одного предмета на вашем столе в любой момент не будет работать для многих из нас.

Многие люди одновременно работают над несколькими проектами (или почти одновременно).Творческие типы чувствуют потребность иметь вдохновение, окружающее их. Специалистам, ориентированным на детали, нужны объемы справочного материала под рукой. Некоторые люди чувствуют, что груды работы заставляют их выглядеть занятыми и, таким образом, держать их в безопасности во время увольнений. Другие считают, что чистый стол показывает, насколько они эффективны при выполнении работы.

Важно то, что нужно делать для вас.

Как приручить монстра

Если вы идете на стерильный рабочий стол на стекле или просто хотите немного упорядочить хаос своего рабочего стола, есть несколько основополагающих принципов:

• Действительно хотите улучшить.
  Я не рекомендую действительно серьезный подход, который некоторые делают. К сожалению, это оставляет извинения слишком легко для себя. Эта попытка сделать ваш стол менее загроможденной и более эффективной зависит от того, что вы делаете серьезные усилия.
• Держать, бросать или перемещаться.
  Найдите три контейнера. Назовите самый маленький «держать». Назовите самый большой «бросок». Сделайте еще один контейнер с надписью «move». Очень важный материал войдет в ваш контейнер для хранения, который будет отсортирован позже. Все, что вы хотите забрать домой или отдать, входит в контейнер «move». Все остальное входит в контейнер для броска. (В идеале ваш трюмовый контейнер будет состоять из двух частей: одна часть - мусор, который нужно утилизировать, а другой - бумажные изделия, которые могут быть переработаны.)
• Начните с самого старого.
  Вы можете сказать, глядя на них, какая куча является самой старой. Обычно он находится дальше всего от вашего кресла. Легче всего выбросить предметы из этой кучи.
• Оцените каждую часть только один раз
  Посмотрите на каждый элемент в куче. Определите, в какой контейнер он войдет. Вы не можете установить его на свой рабочий стол позже, теперь вы должны решить. Поместите все в один из трех контейнеров. Другого варианта нет.
• Задайте себе это …
  Первый вопрос: «У меня есть это где-то в другом месте, или я могу получить его от кого-то?» Если у вас есть копия на вашем электронном письме или в отчете или на столе лица, подготовившего анализ рынка и т. Д., Вам не нужно сохранять другую копию. Брось это. Затем спросите: «Зачем мне это нужно?» Если ответ: а) принять меры по нему, б) сделать что-то с ним, когда я получу дополнительную информацию от кого-либо, или в) называть себя, как я делаю другую работу, поместить ее в кучу хранения. (После того, как вы избавитесь от беспорядка, вы повторно сортируете свою кучу по этим трем категориям, поэтому не стесняйтесь их отделять сейчас. Это сэкономит время позже.) Если ваш ответ был чем-то другим, бросьте этот предмет.
• Будьте безжалостными. Быть храбрым.
  По мере того, как вы продвигаетесь через каждую кучу, приближаясь и приближаясь к тем, что только что прибыло, будьте безжалостны в своих решениях. Не берите пленников. Если вам это действительно не нужно, бросьте его. И будь храбрым. Не вешайся на что-то только потому, что когда-нибудь кто-нибудь спросит тебя об этом. Не строите крепость бумаги, чтобы защитить себя.

Управление выпуском

Ваш рабочий стол не должен быть стерильным и полностью лишенным бумаги, хотя это может быть, если это поможет.Ваша цель - организовать рабочий стол, чтобы он максимизировал эффективность. Если это означает, что на вашем столе есть еще несколько свай, чем у ближайшего человека, все в порядке - при условии, что все, что вы сохранили, поможет вам достичь своей цели повышения эффективности.