Лучший способ возместить работникам за их пробег

Каков наилучший способ возмещения сотрудникам за пробег за бизнес? Я обсуждал этот вопрос с Крэйгом Пауэллом, генеральным директором Motus, Motus предоставляет платформу управления транспортными средствами и возмещения расходов, которая обеспечивает справедливое и точное возмещение расходов для мобильных сотрудников.

Каковы варианты настройки системы управления для моего бизнеса?

Рабочие круги компании становятся все более мобильными, а сотрудники ежедневно ведут бизнес.

У вас есть две альтернативы для вашего бизнеса: программа флота принадлежащих компании автомобилей или программа возмещения расходов для сотрудников, которые управляют своими автомобилями.

Программа флота (принадлежащие компании автомобили) является привлекательным вариантом для работодателей, которым необходимо обеспечить транспортировку для выполнения определенных функций, таких как грузовики-фургоны, фургоны, транспортные средства доставки или те, которые имеют другие требования к оборудованию. Программа флота дает вашему бизнесу контроль и надзор за такими вещами, как страхование и техническое обслуживание автомобилей, а также возможность выбора характеристик автомобиля, которые компания считает важными. К ним относятся такие функции, как корпоративный брендинг, элементы безопасности и телематика, чтобы получить представление о местонахождении и управлении автомобилями в течение 24/7.

A программа возмещения расходов для сотрудников, которые управляют собственными автомобилями, используются компаниями, которые не требуют специальных автомобилей или грузовиков для своих сотрудников, таких как бизнеса продаж и обслуживания.

Возмещение обеспечивает гибкость и выбор для работников, требует меньше внутреннего администрирования и не требует первоначальных затрат или утечки капитала.

Что важно при выборе системы?

Независимо от модели - флота или возмещения - вам необходимо возместить сотрудникам должным образом деловое использование, связанное с их транспортными средствами, или столкнуться с последствиями, такими как дорогостоящие аудиты IRS или, что еще хуже, групповые действия судебные процессы.

Для программы флота задайте себе основную цель для программы - как привилегия сотрудника (пособие) или для удовлетворения потребностей вашего бизнеса в транспортировке. Если ваша основная цель - предоставить бизнес-инструмент, это должно позволить вам сократить расходы на флот, восстановив расходы, связанные с личным использованием персоналом транспортных средств.

В рамках программы возмещения расходов вы можете выбрать либо пособие на плоское транспортное средство, либо программу с курсом на милю, либо стандартную норму пробега IRS, чтобы возместить их работникам. Но все три из этих вариантов могут привести к тому, что компании теряют тысячи долларов на сотрудника каждый год, потому что они не точно учитывают затраты каждого отдельного водителя, такие как различные цены на газ и количество миль.

Что такое FAVR и почему это лучшая альтернатива для возмещения расходов на пробег?

FAVR - это процедура получения дохода от IRS, которая возмещает сотрудникам налог без налогов за фиксированные и переменные издержки, связанные с вождением для бизнеса. Фиксированные затраты могут включать в себя страховку, лицензию и регистрацию сборов, в то время как переменные издержки включают топливо и техническое обслуживание.

FAVR является наиболее точным решением о возмещении расходов, поскольку оно предусматривает индивидуальную компенсацию каждому мобильному сотруднику на основе местных расходов и пробега бизнеса, которые могут варьироваться от месяца к месяцу.

Но точная запись всех фиксированных и переменных затрат может быть сложной для администрирования - вот почему большинство работодателей ее не используют.

Многие работодатели выбирают вместо этого более простые разрешения на аренду автомобилей в качестве подхода «один размер подходит всем» (например, 500 долларов в месяц на одного сотрудника). Но этот метод не учитывает тот факт, что никакие две командировки не совпадают, поэтому двум сотрудникам не следует возмещать ту же сумму. Вознаграждение центов за милю является более справедливым, но все еще неточным.

Почему стандартная норма пробега IRS не самая лучшая альтернатива?

Большинство компаний используют пробег в бизнесе IRS для расчета того, что каждый отдельный сотрудник должен быть возвращен. Но ставка IRS не является обязательной ставкой возмещения, поскольку она основана на средних национальных расходах на эксплуатацию транспортного средства в течение предыдущих год.

Курс IRS представляет собой среднее по времени издержки с использованием данных предыдущих лет, а не фактическую ставку возмещения. Сотрудники могут тратить больше средств на поездки, чем на их возмещения, или они могут быть возмещены, если цены на газ упадут - и никаких корректировок в отношении того, за что они выплачиваются, не будет, поскольку они были основаны на цифрах прошлого года.

Что большинство компаний ошибаются, когда речь идет о скидках на автомобили и возмещении расходов?

Привилегированные автомобили не справедливы, когда речь идет о возмещении работникам, проживающим в разных местах. Например, один сотрудник может жить в районе, где цены на газ на 12 центов дешевле, чем цены в следующем городе, где живет другой сотрудник. Кроме того, фиксированные расходы на командировки, такие как цена страховых премий и налогов на автомобили, значительно отличаются по местоположению.

Другие транспортные расходы также различаются. Например, страховые взносы на автострахование сильно варьируются в зависимости от штата: от 825 долларов США в Шарлотте, Северная Каролина до 3, 150 долларов в Детройте, штат Мичиган. Налоги за тот же седан стоимостью $ 21 000 стоили $ 249 в штате Невада, но могут стоить $ 1 689 в Род-Айленде. Ежегодные затраты на ремонт не одинаковы в каждом штате, составляющем в среднем 393 долл. США в Нью-Джерси, но всего лишь 270 долл. США в Вермонте. При одинаковой фиксированной ставке работникам, проживающим в разных местах, они полностью игнорируют эти отклонения.

Поскольку оплата за автомобиль рассматривается как компенсация, они также облагаются налогом как для работодателя, который платит налоги FICA (налоги на социальное страхование и Medicare), так и работника, который платит как FICA, так и налог на прибыль. Это означает, что компания платит сумму автокредитования плюс соответствующий налоговый взнос FICA, в то время как работник берет на себя семейную надбавку за автомобиль, за вычетом налога на прибыль и взноса FICA.В безвозмездной модели возмещения, такой как FAVR, работник «забирает домой» именно ту сумму, которую работодатель возмещает.

Какие ошибки предпринимают компании для взимания платы за личное использование автопарка?

Некоторые работодатели позволяют своим сотрудникам использовать принадлежащие компании автопарки в качестве перка для их личного вождения. Но вы будете удивлены тем, сколько компаний не понимают, что это личное использование облагается сотрудником. У компаний также нет хорошего способа рассчитать сумму, которую должен взимать каждый водитель за эту облагаемую выгоду.

Зачастую организации просто берут на себя плату за личное пользование для всех своих водителей, независимо от того, сколько миль они двигают. Это может стать большим денежным преимуществом для сотрудников, которые используют автопарки довольно много для личного использования. Но сотрудники, которые управляют автотранспортными средствами исключительно для использования в бизнесе и хранят свои собственные автомобили для личного использования вне условий работы, могут быть несправедливо переплачены.

Что произойдет, если бизнес не будет точно возмещать своим сотрудникам?

Неточное возмещение работникам за связанные с бизнесом затраты на вождение стоит многим компаниям в тысячи долларов каждый год (около 3 000 долларов США на сотрудника каждый год, как рассчитывается Motus). Тем не менее, это ничего по сравнению с расходами на судебные процессы в отношении класса. В последние годы работники успешно подали в суд на своих работодателей на сумму в 7 миллионов долларов США, чтобы компенсировать несправедливую практику возмещения расходов. В штате Калифорния эти судебные процессы быстро становятся правилом, а не исключением, поскольку статья 2802 Секции законов о труде Калифорнии является особенно строгой.

Кодекс Калифорнии гарантирует, что «Работодатель должен возместить [невредим] своего или его работника за все необходимые расходы или убытки, понесенные работником непосредственно вследствие выполнения его или ее обязанностей. « Это обычно интерпретировалось работодателями как ограниченное издержками оборудования или инструментов, используемых на работе, но в настоящее время все чаще используется в случаях возмещения расходов на пробег (например,« Радио-Shack and Toys »R» Us).

Программы флота также имеют свои собственные проблемы, когда речь идет о том, чтобы точно заряжать сотрудников для личного использования этих автомобилей. Личное использование транспортных средств компании должно быть соответствующим образом задокументировано, а сотрудники должны быть возвращены для личного использования. Недооцененный личный пробег ставит компании под угрозу дорогостоящих аудитов IRS и может стоить компании в упущенных платежах.

Какие ресурсы могут помочь моему бизнесу?

Ваш бизнес может использовать ту же технологию, которая позволяет новому цифровому рабочему месту отслеживать свои расходы на пробег в бизнесе. Вот несколько примеров:

• смарт-устройства с поддержкой GPS для сбора и хранения информации о командированных сотрудниках
• Мобильные приложения для автоматизации отслеживания пробега сотрудников и точного учета точного бизнеса, коммутации и личного персонала каждого сотрудника миль.

С помощью подходящих мобильных приложений и программной платформы вы можете устранить ручные задачи для водителей, чтобы повысить производительность, сократить расходы и обеспечить соответствие требованиям IRS - все это при получении информации о поведении вождения и эффективности мобильных сотрудников.