Советы по управлению потоком информации о планировании событий

Сохранение нескольких групп на одной странице - одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются специалисты по планированию событий на ежедневной основе. В то время как все, кто участвует в мероприятии, хотят, чтобы он был успешным, без определенного пути для общения, всегда будет шанс, что детали попадут в трещины. Предотвращение оплошностей можно избежать, установив информационную блок-схему с самого начала. Следуйте приведенным ниже рекомендациям для того, чтобы все стороны работали в одном направлении.

Быть руководителем

Большинство событий - совместное усилие между несколькими разными отделами, но в конце дня должен быть один лидер, который будет контролировать весь процесс производства. Каждый человек в команде должен сосредоточиться на своей специальности и понимать важность их границ. Определите себя как ведущего планировщика с самого начала проекта. Объясните своим сотрудникам важность потока информации и проиллюстрируйте, что происходит, когда протоколы игнорируются. Поскольку никто не хочет отвечать за создание проблемы, объясните правила внутреннего диалога в первый день.

Организовать комитеты

Цель состоит в том, чтобы сгруппировать работников, чьи обязанности будут каким-то образом пересекаться. Например, отдел маркетинга должен быть в том же комитете, что и команда аудиовизуальных средств, чтобы обеспечить правильную отображение графики и логотипов. Создание команд, которые, естественно, должны работать вместе, устранит множество избыточных электронных писем, которые, как правило, теряются при перетасовке.

Выберите один контакт из каждого комитета, чтобы сообщить вам о последних событиях.

Крайние сроки

Продвижение крайних сроков заблаговременно приведет к снижению уровня стресса для всех участников. Вы можете укрепить ценность своих крайних сроков, создав блок-схему, которая иллюстрирует, как каждая работа комитета будет использоваться для объединения всего.

Сотрудники обычно лучше реагируют, когда знают, что другой отдел ждет ответа. Совместное использование этой информации обеспечивает прозрачность процесса и подчеркивает ответственность без использования негативных действий.

Сообщите управляющим.

Одна из самых больших ошибок, которые вы можете сделать, - это работать за кулисами, пока вы не готовы представить идеи своим исполнительным лидерам. Редко, если когда-либо, вы войдете в их офис и уйдете, не изменив какой-либо аспект вашего мероприятия. Сохраните это разочарование, предварительно встретившись с ними через регулярные промежутки времени в процессе планирования. Гораздо проще сделать изменения в середине вашего проекта, а не крутиться в конце.

Связаться с вашими поставщиками

Другая, казалось бы, невинная ошибка, которая может произойти, - это вторичные связи с поставщиками.Это происходит, когда коллега берет на себя инициативу, чтобы связаться с продавцом напрямую, чтобы поделиться подробностями планирования, о которых вы не знаете. Результат этих боковых разговоров может иметь большое влияние на то, как событие объединяется. Единственный способ предотвратить это - запретить вашему вендору принимать заказы от других сотрудников. Вы можете подумать, что сначала это звучит суровым, но вы будете спать намного легче, зная, что вся информация проходит через вас.

Проактивные обновления

Будучи ведущим планировщиком для мероприятия, вы должны делиться как можно больше информации. Храните документ основного планирования, в котором описываются детали события, и отправляйте еженедельные обновления всем членам вашего комитета. Держите ваши сообщения короткими и точными. Вы хотите, чтобы все читали заметки в своих еженедельных обновлениях по электронной почте, но если вы постоянно болтаете, вы быстро потеряете свою внимательность.

Для управления потоком информации ваших событий требуются те же процедуры, что и межведомственные коммуникации. Держите всех в курсе их обязанностей и делитесь важными обновлениями со всеми участвующими сторонами. Критическое различие заключается в том, что вы являетесь генеральным директором проекта. Ваша роль состоит в том, чтобы управлять всеми деталями, которые поступают и воплощать их в общее видение, которое отвечает потребностям каждого отдела.

Основой успеха является то, что вся информация движется в одном направлении.