Стратегии Оптимизация кредиторской задолженности

Для многих предприятий отдел кредиторской задолженности не получает большого внимания, если что-то не так. Тем не менее, из отдела кредиторской задолженности есть много чего выиграть. И наоборот, есть много проблем, которые могут исходить от того, что просто хромает. Этот отдел часто оказывает огромное влияние на денежный поток бизнеса, и есть возможности, которые можно получить или потерять, используя преимущества соглашений об оплате с поставщиками.

Хорошо работающий отдел кредиторской задолженности должен иметь возможность пользоваться скидками по объему и скидками на досрочный платеж, а также определять лучший способ удерживать большинство наличных денег, доступных для бизнеса, для других расходов и инвестиций. Этот отдел также должен быть в состоянии обеспечить, чтобы поставщики выполняли свои обязательства на основе соглашений и контрактов, поэтому, если стандарты объема или качества не выполняются, вопросы устраняются и принимаются соответствующие корректирующие меры.

Проблемы с общей кредиторской задолженностью

Несмотря на то, что существует множество возможностей для сокращения расходов и освобождения наличных средств, существует ряд препятствий, с которыми сталкиваются предприятия при попытке достичь этих целей. Исследование Canon Optimization 2014 «Исследование платежеспособности» в 2014 году показало, что обработка бумаги является одним из самых больших источников проблем для многих организаций, и время, затрачиваемое на обработку фактуры, является самой большой проблемой.

Другими основными источниками беспокойства были:

• Обеспечение своевременного осуществления платежей
• Упорядочение процесса утверждения счета-фактуры
• Получение лучших условий оплаты с поставщиками и обеспечение соблюдения обязательств встречаются с обеих сторон
• Работа с различными системами учета и выставления счетов поставщиков
• Запись и проверка безопасности данных и транзакций

Многие из перечисленных проблем ухудшаются или создаются благодаря использованию бумажного фактурирования. Потерянные документы часто возникают во многих организациях, что приводит к поздним или пропущенным платежам. Кроме того, в то время как ряд предприятий заинтересованы в оцифровке своих документов, большинство поставщиков по-прежнему рассылают бумажные счета или отправляют их по факсу.

Большинство малых предприятий обрабатывают свои документы с кредиторской задолженностью, и большая часть этого делается вручную. Поскольку несколько поставщиков перешли на электронный биллинг, большинство организаций тратят большие объемы рабочей силы, вручную вводя данные и создавая цифровые копии документации.

Использование бумажной документации часто замедляет процесс утверждения счетов-фактур, так как копии должны быть сделаны и доставлены соответствующим членам руководства для проверки. Когда документы нелегко доступны или доступны в цифровом формате, задача анализа данных и обеспечения получения лучших платежных соглашений и выполнения обязательств.Со временем и досрочные выплаты скидки могут быть легко потеряны, если предприятия не могут осуществлять платежи, когда они требуются, поэтому вопросы, связанные с оформлением документов, могут быть дорогостоящими.

Усовершенствования и оптимизация

В связи с тем, что ряд вопросов, связанных с надлежащим управлением отделами кредиторской задолженности, обусловлены одними и теми же коренными причинами, есть также несколько корректировок, которые организации могут сделать, что позаботится о многих в то же время. Три из наиболее эффективных способов, с помощью которых предприятия могут оптимизировать процессы своих счетов, должны:

• Использовать распознавание объектов для оцифровки документов
• Использовать онлайн-порталы, доступные для поставщиков
• Создать рабочие процессы управления

OCR

Хотя многие компании регулярно используют сканеры для создания цифровых копий документов, обычно это связано только с созданием образа документа, который сохраняется на компьютере. Это означает, что информация по-прежнему необходимо вводить вручную в базу данных, поэтому, в то время как потеря записей является проблемой, она по-прежнему занимает много времени.

Идентификация объекта или OCR включает сканирование документа и извлечение данных из него. Эти данные могут быть автоматически добавлены в базу данных или электронную таблицу. Процесс OCR помогает уменьшить проблему ручных ошибок ввода данных и позволяет вводить информацию сразу после получения документов. OCR занимает примерно одно и то же время для сотрудника как сканирование документа для создания файла изображения и обычно не требует дополнительных шагов. В Per Gartner существуют организации, которые могут отправлять 80% или более своих счетов-фактур без необходимости непосредственного участия сотрудника.

Поставщики Порталы

Упорядочение процесса ввода счетов-фактур и данных в централизованную систему позволяет предприятиям создавать или использовать онлайн-портал, который позволяет бизнесу и его поставщикам отслеживать заказы, просматривать счета и видеть, когда платежи сделаны. Предоставление этих данных ряду лиц в организации может помочь обеспечить надлежащий надзор в отделе кредиторской задолженности, и это может помочь ускорить время, необходимое для утверждения счетов-фактур. Предоставление поставщикам доступа к порталу позволяет этим предприятиям отправлять счета-фактуры и отслеживать платежи, а также получать информацию о любых проблемах с полученными материалами или фактурированием.

Установление рабочих процессов и процессов

Однако организация решает обработать свои усилия по управлению данными, важно, чтобы был установлен установленный процесс управления учетными записями и платежами. Это позволяет предприятиям следить за тем, чтобы операции работали и определяли альтернативы, если они громоздки или приводят к ошибкам или задержкам. Согласно Deloitte, эти процессы должны подробно описывать, что делает отдел кредиторской задолженности, когда он получает счет-фактуру, как данные вводятся и передаются, и что процесс заключается в получении одобренных счетов-фактур. Должны быть также руководящие принципы для определения наилучших способов обращения с различными типами поставщиков.

В то время как многие поставщики предлагают скидки для оплаты в течение 30 или 90 дней, это может не стоить скидки, если это препятствует денежному потоку организации. Также важно, чтобы был способ проверить, что и компания, и поставщики отвечают предписаниям контракта или соглашения. Создание рабочих процессов для решения этих проблем может помочь организациям сделать правильный выбор.

Если поставщики не поставляют своевременно, в достаточных количествах или в соответствующем количестве запасов, компании могут не захотеть оплачивать счета-фактуры, пока эти вопросы не будут решены. Рабочий процесс может иметь решающее значение для установления того, что должно быть сделано, когда возникают эти проблемы. Кроме того, платежи поставщикам также необходимо своевременно вносить во избежание потери скидок или взыскания штрафов за просроченные платежи. Каждое соглашение о поставщике необходимо документировать и обновлять по мере изменения вещей, а процессы должны обеспечивать надлежащую обработку каждой учетной записи.

Создание рабочих процессов также может помочь компании:

Аутсорсинг

Оцифровка записей, внедрение OCR и использование портала, к которому имеют доступ поставщики, не могут быть чем-то, что необходимо для небольших предприятий, но организации не должны предполагать, что стоимость не позволит бизнесу воспользоваться ими. Хотя затраты на создание и обслуживание электронных систем могут быть запретительными для многих малых и средних организаций, зачастую это делать не часто. Существует множество сторонних поставщиков, на которые организации могут передавать эти задачи на аутсорсинг. Организации могут получить стороннюю помощь для всего: от создания процесса OCR, чтобы помочь компании создать рабочие процессы для анализа контрактов поставщиков.

В то время как организации, возможно, не смогут самостоятельно оплачивать затраты на внедрение различных ИТ-систем, наличие сторонних устройств с ними зачастую очень доступно. Предприятиям необходимо будет сравнить затраты на использование сторонних сторон для разработки этих систем против потенциальной экономии и стоимости освобождения денежных средств, но аутсорсинг позволяет организациям использовать технологии и системы, которые обычно будут слишком дорогими.

• Убедитесь, что заказы на поставку созданы для каждого нового заказа
• Убедитесь, что счета-фактуры соответствуют полученным продуктам и соответствуют договорным соглашениям
• Проверяйте записи, чтобы гарантировать, что платежи сделаны, что они сделаны вовремя и что они не дублируются
• Определите лучший способ оплаты счетов-фактур, например, через EFT или кредитные карты, для снижения сборов