Пошаговое руководство по расчетам для малого бизнеса

Правильное вычисление заработной платы может стать проблемой, особенно когда вы являетесь владельцем малого бизнеса. Ваш опыт заключается в предпринимательстве - не обязательно следить за различными трудовыми и налоговыми законами, которые применяются к каждому из ваших сотрудников. Независимо от того, есть ли у вас один рабочий или большой штат, создание точной надежной системы начисления заработной платы предотвратит серьезные проблемы для ваших сотрудников и вашего бизнеса.

Подать заявку на идентификационный номер работодателя (EIN)

Ваш EIN - это уникальный номер, специально предназначенный для вашей компании для целей IRS. Этот номер идентифицирует ваш бизнес при представлении информации о ваших сотрудниках в федеральные органы и государственные органы. Примеры этой информации включают общий доход и налоги, уплаченные от их имени. Вы можете услышать EIN, называемый формой SS-4 или налоговым идентификатором, - это те же, что и EIN.

Подать заявку на ваш EIN напрямую через IRS. Самый удобный способ завершить эту транзакцию - через онлайн-приложение. Однако заявки также принимаются по факсу и почте.

Проверка состояния и местных правил для дополнительных требований EIN

Хотя многие государства и населенные пункты принимают ваш федеральный EIN для идентификации, некоторые из них требуют отдельных номеров для целей налогообложения. Примеры включают Нью-Йорк, Массачусетс и Южную Каролину. Вы можете определить свой город и / или государственные правила, посетив веб-сайт соответствующего бизнеса соответствующего штата.

Понимать разницу между независимым подрядчиком и сотрудником

Независимо от того, используете ли вы независимых подрядчиков или сотрудников, существенно влияют на выплату доходов, пособий по программе Medicare, Social Security и налогов на безработицу, поэтому важно понимать различие между двумя.

Основной тест сводится к следующим трем вопросам:

• Контролирует ли работодатель, когда, где и как завершается работа? Если это так, рабочий, вероятно, является сотрудником.
• Контролирует ли работодатель финансовые аспекты работы? Например, возмещаются ли расходы? Предоставляет ли работодатель инструменты для работы, такие как компьютеры? Если это так, рабочий, вероятно, является сотрудником.
• Продолжаются ли отношения, или же работник, работающий для конкретного проекта, не ожидая продолжения работы? Нанимает ли работодатель пособие, такое как медицинское страхование и оплачиваемый отпуск, работнику? Если отношения продолжаются и / или если предлагаются льготы, работник, вероятно, является сотрудником.

Получить необходимые формы для сотрудников

Как только ваши собственные документы будут в порядке, вы готовы нанять своих сотрудников. Обязательно собирайте информацию о налогах и начислении заработной платы в течение первых нескольких дней работы, чтобы обеспечить своевременную получение их первой зарплаты.Возможно, вы захотите поощрить использование сотрудниками прямого депозита для более быстрых платежей.

Каждый сотрудник должен заполнить форму удержания федерального подоходного налога W-4, которая позволяет рассчитать правильное удержание налогов. Сотрудники также должны заполнить форму I-9, чтобы убедиться, что им разрешено работать в Соединенных Штатах.

Выберите период оплаты

Чем меньше периодов оплаты у вас есть, тем легче будет заполнять вашу зарплату. Однако в некоторых штатах требуется, чтобы сотрудники оплачивались в соответствии с определенным расписанием, например, еженедельно или раз в две недели. Если вы хотите работать с зарплатой менее одного раза в неделю, обратитесь в свой государственный департамент труда, чтобы определить, соответствует ли предлагаемый срок оплаты государственным нормам.

Создание процессов, связанных с зарплатой

Прежде чем вы сможете выдавать точные зарплаты, вам понадобится метод отслеживания часов работы сотрудников. Для этой цели доступно множество инструментов: от базовых таблиц входа до платформ, отслеживающих активность сотрудников на телефонах или компьютерах. Также важно настроить политику для оплачиваемого отпуска, если вы планируете его предлагать, оплачивать сверхурочную работу и любые другие льготы.

С другой стороны, у вас должен быть установлен процесс, гарантирующий, что отчисления на льготы, налоги и аналогичные выплаты выплачиваются соответствующим поставщикам и агентствам от имени ваших сотрудников.

Выберите Платформа заработной платы

Если вы планируете обрабатывать платежную ведомость в доме, убедитесь, что вам или вашему бухгалтеру удобны нюансы этой задачи. Есть несколько высококачественных платформ оплаты, которые облегчают работу. Тем не менее, большинство малых предприятий предпочитают аутсорсинговые услуги диспетчеров, так как эти профессионалы обладают знаниями и опытом для получения заработной платы точно и своевременно.

Произвести оплату труда

После того, как вы или ваш контролер вошли в личную информацию сотрудников в свою систему начисления заработной платы, вы готовы произвести свой первый расчет заработной платы. Используя инструменты хронометража, которые у вас есть для почасовых (не освобожденных) работников, введите или сообщите количество часов для каждого. Работники, работающие на льготных условиях (бесплатно), не обязаны сообщать о своих часах. Они получают ту же сумму каждую неделю.

Примечание. Если вы выполняете калькуляцию работы в своем учете, вы все равно хотите, чтобы наемные работники отслеживали свои часы. Это не повлияет на их недельную плату, но вы захотите точно распределить время на работу, чтобы понимать затраты. Подумайте о том, чтобы использовать программу отслеживания времени, которая синхронизируется с вашим бухгалтерским программным обеспечением главной книги для подготовки этих отчетов. У многих будет синхронизация с вашей зарплатой, так что вы можете использовать их для наемных и почасовых сотрудников.

Сохранение обязательных записей

Некоторые записи, относящиеся к заработной плате, должны сохраняться для целей IRS. Как правило, вы должны хранить все записи для лиц, которые активно работают, независимо от продолжительности их пребывания в должности. Многие записи должны сохраняться в течение определенного периода после прекращения работы. Например, записи о налогах на занятость должны храниться не менее четырех лет.Конкретные инструкции доступны через IRS.

Рассчитать и оплатить федеральные и государственные налоги на заработную плату

Наконец, вы, как работодатель, несете ответственность за внесение налоговых платежей по заработной плате и подготовку определенных отчетов. Как правило, отчеты должны поступать либо ежеквартально, либо ежегодно. Используйте ресурсы, доступные через IRS и вашу государственную налоговую инспекцию для обеспечения надлежащего управления всеми налогами и отчетами.

Точная, своевременная заработная плата является одной из самых важных обязанностей вашего бизнеса. Во-первых, ошибки расчета заработной платы являются верным способом расстроить сотрудников. Во-вторых, налоговые ошибки могут привести к существенным штрафам и штрафам. Внимательно рассмотрите, как будет обрабатываться ваша зарплата, чтобы избежать наиболее распространенных ошибок.