Должен ли я использовать компанию по уничтожению документов

Во всем мире законы все чаще становятся более жесткими в отношении кражи личных данных, а потребность в систематическом уничтожении документов растет. Систематическое уничтожение документов особенно важно и стало обязательным в соответствии с федеральным и местным законодательством для компаний или предприятий, которые занимаются конфиденциальной и частной личной информацией (PII). PII обычно включают информацию, такую ​​как имя, номер социального страхования, адрес, адрес электронной почты и номер телефона, которые могут использоваться для идентификации человека.

Это приводит нас к предмету этой статьи, дилемме о том, нанимать ли компанию по измельчению бумаги или услуги по уничтожению документов, предоставляя компании, или выполнять работу по уничтожению документов компанией, которая генерирует документы.

Зная следующие плюсы и минусы использования службы уничтожения документов, компания должна помочь вам принять правильное решение:

Преимущества использования компании по уничтожению документов

Безопасность и удобство Использование компании по уничтожению документа для систематического уничтожения документов считается безопасным и удобным из-за того, что большинство служб по уничтожению документов компании хорошо оснащены сложными технологиями уничтожения документов и берут на себя полную ответственность.

Использование компании по уничтожению документов является безопасным и безопасным, потому что они делают все, что находится перед полномочиями компании. Большинство компаний, предоставляющих услуги по уничтожению документов, предоставят вам коробку, в которой вы будете хранить всю свою ненужную бумагу и диски (которая содержит конфиденциальную информацию), и они придут и уничтожат документы, взятые из коробки.

Все происходит перед вами, делая его полностью защищенным.

Наем компании удобен, потому что ни один из ваших сотрудников не должен участвовать в этом процессе, кроме назначенного человека, наблюдающего весь процесс, чтобы убедиться, что компания, которую вы нанимаете, выполняет работу согласно вашему требованию.

Наем компании по уничтожению документов удобен, особенно когда количество документов, подлежащих уничтожению, огромно. Если ваша компания хочет покупать технологии уничтожения документов, для выполнения этой работы потребуются дополнительные трудовые ресурсы. Если вы хотите использовать свою существующую рабочую силу, это может быть очень сложно. Услуги по уничтожению документов могут выполняться регулярно или раз в год. Например, регулярные услуги говорят, например, ежемесячно, когда количество документов, подлежащих уничтожению, велико.

Соблюдение Закона об уничтожении местного документа Компании, осуществляющие операции по уничтожению документов, хорошо осведомлены о местных законах об уничтожении документов. Таким образом, когда вы нанимаете услуги по уничтожению документов, предоставляя фирме, вы можете быть уверены в соблюдении местных законов.По завершении процесса компания по уничтожению документа предоставит вам свидетельство об уничтожении. Этот сертификат должен помочь вам в судебном разбирательстве в случае, если ваша компания обвиняется в нарушении закона об уничтожении документов. Услуги по уничтожению документов могут контролироваться и сертифицироваться Национальной ассоциацией по уничтожению информации (NAID). Таким образом, если служба любой компании по уничтожению документа небезопасна и безопасна, они могут потерять эту сертификацию.

Экологичность Большинство компаний по уничтожению документов претендуют на роль Green Business. Потому что они гарантируют, что документы будут рециркулироваться или компостироваться систематически, чтобы иметь наименьшее возможное воздействие на окружающую среду.

Недостатки использования компании по уничтожению документов Стоимость использования компаний по уничтожению документов может быть негативной для небольших компаний, которые производят небольшие объемы документов и, как таковые, могут захотеть уничтожить документы внутри страны. Использование компании по уничтожению документа следует считать менее необходимой, если ваша компания не занимается PII. В этом случае использование компании по уничтожению документа может быть не обязательным.

Плюсы и минусы уничтожения самой компанией

Когда компания не занимается PII, всегда стоит пойти на экономически эффективный способ уничтожения документа самой компанией, если этот вариант действительно стоит эффективный.

Это может быть экономически выгодным, когда работа может выполняться существующими сотрудниками и с минимальными инвестициями в технологии. Но большую часть времени инвестиции в технологию более дорогостоящие, чем оплата определенного заряда только раз в месяц за услуги по уничтожению документов. Но насколько дорогостоящим или экономически эффективным это будет зависеть, как вы все это делаете. Вот история успеха по уничтожению документа самой компанией: с другой стороны, вот как измельчитель офиса может стоить дороже, чем вы думаете:

Если компания занимается PII, тогда становится трудно обеспечить уровень безопасности и безопасности, которые могут возникнуть при использовании услуг компании по уничтожению документа. И когда компания сама выполняет эту работу, некому будет выдавать сертификат об уничтожении документа.