Что вам нужно знать о встречах перед конгрессом

Ожидается, что планировщики встреч и мероприятий проведут «предварительную встречу» с менеджером конференционных услуг в отелях, конференц-залах, конференц-центрах и других местах до запланированной конференции.

По сути, это конференция перед конференцией.

Для тех, кто не планирует планировать частые встречи, предварительное собрание может показаться неудобным или неудобным сначала, поскольку оно может включать в себя новые термины или язык, такие как «возобновление события» или «порядок банкетов».

< ! --1 ->

Что должны ожидать от планировщиков событий?

Pre-con - это собрание, которое проводится с поставщиками событий и поставщиками, где запланировано событие или программа. Он проводится обычно за один-два дня до фактического события и отличается от прогулки, которая происходит в день события.

Некоторые люди могут связывать предварительные встречи с планированием более крупных конференций, конвенций, конгрессов и программ стимулирования. Тем не менее, также принято проводить предварительную встречу для семинаров и других специальных мероприятий.

Что ожидать во время предварительного совещания

Предварительное собрание позволяет планировщику событий просмотреть всю окончательную логистику для данной программы с командой управления поставщиками, которые участвуют в программе.

Как правило, предварительное совещание согласовывается и назначается менеджером конференционных услуг. Он или она пригласит менеджеров из различных областей, которые участвуют в этом мероприятии, чтобы проанализировать логистику своей конкретной роли для мероприятия.

Это отличное время для встречи или планировщика событий, чтобы установить связь со всеми участниками.

Во время pre-con для планировщика событий уместно выделить некоторые из ключевых целей мероприятия, включая важную информацию об организации, принимающей мероприятие, основные сообщения, передаваемые на мероприятии, и важные VIP-персоны.

Pre-Con - это подходящее время для просмотра возобновления события

Событие возобновления также известно как спецификация события. Он включает всю соответствующую информацию о программе или событии, включая подробную информацию о самой программе. Эти предметы могут включать в себя некоторые или все из следующих: даты, время, контакты, профили участников, контакты экстренной помощи, продукты питания и напитки, транспорт, информацию о доставке, биллинг, аудио / визуальные и другие особые потребности.

Каждый менеджер отдела рассмотрит его или ее понимание события, включая соответствующие детали и их типичные рабочие процедуры. Они также рассмотрят свое понимание контракта на мероприятие и информацию, ранее предоставленную в распоряжениях о банкетных мероприятиях.

Планировщики встреч и мероприятий не должны задавать подробные вопросы, связанные со спецификациями событий в течение этого времени, такие как уровни укомплектования персоналом и имена ключевых контактов во время фактического события из всех представленных областей.Ключевыми элементами обсуждения в предварительном обсуждении могут быть следующие:

• Требования к продуктам питания и напиткам
• Требования к списку номеров для гостей (при необходимости)
• Требования к выставке для выставок и конференций
• Конференц-зал и выставочная площадь требования (планы этажей)
• Технические требования, такие как электротехника и телекоммуникации
• Подробная информация о размещении вывесок

Это идеальное время для внесения любых изменений в последнюю минуту. Хотя они могут не всегда нравиться, большинство поставщиков и поставщиков ожидают разумных (и необоснованных) изменений. Конечно, если предварительная конфигурация запланирована в течение времени, когда выполняется настройка, подумайте о проведении раннего осмотра комнаты, чтобы убедиться, что все работает плавно.