Как перевести свой баланс в QuickBooks

QuickBooks - это мощное бухгалтерское программное обеспечение, которое обеспечивает надежную отчетность и понимание финансового состояния книг вашей компании. Разумеется, это зависит от всей важной предпосылки, что данные должны вводиться с полной точностью, чтобы обеспечить правильную учетность учетных записей. Ошибки ввода, ошибки округления и неполные регистры могут привести к тому, что учетные записи будут отображаться некорректно и, таким образом, уменьшить точность ваших инструкций QuickBooks.

Если ваши книги не согласовываются, вы должны понимать, что Intuit включает в себя набор инструментов, помогающих владельцам бизнеса найти источник ошибки учета и эффективно его исправить. Немедленное восстановление этих проблем может помочь обеспечить точность и актуальность ваших книг, а вашим отчетам можно доверять.

1. Запуск пробного баланса

Для того чтобы ваши балансовые листы были точными, общая сумма ваших зарегистрированных активов должна равняться валовым обязательствам плюс общий капитал. Если эти учетные записи не соответствуют точно одному и тому же значению, они считаются несбалансированными для целей бухгалтерского учета. QuickBooks может предлагать немедленную обратную связь о том, сбалансированы ли ваши аккаунты, запуская пробный баланс, который обеспечивает быстрый обзор чистой стоимости любых учетных записей, имеющих положительный или отрицательный баланс. Для целей пробного баланса любая учетная запись с нулевым балансом игнорируется. Результат пробного баланса QuickBooks может упростить определение того, какие учетные записи могут иметь выдающиеся ошибки.

-3 ->

После просмотра этой информации запишите каждую учетную запись, которая, по вашему мнению, может иметь проблемы, и сумму, с которой эта учетная запись окажется неточной.

2. Экспорт данных

Используя информацию из пробного баланса, определите список учетных записей, которые, по вашему мнению, могут понадобиться для очистки. В верхней части окна QuickBooks щелкните Файл -> Утилиты -> Экспорт -> Списки файлов IIF.

Это должно открыть окно под названием «Экспорт» и список флажков. Установите флажок «План счетов» в верхней части списка. После того, как вы выбрали этот элемент, нажмите «ОК» в правой части окна. Затем QuickBooks создает и экспортирует файл IIF, который можно открыть в Microsoft Excel. Часто рекомендуется создать резервную копию этого файла, сохранив его снова как XLS. Преобразование IIF в файл XLS также предотвратит потенциальные проблемы с форматированием или защищенным режимом.

3. Определение проблемной учетной записи

Файл, созданный на предыдущем шаге, может быть использован для просмотра реестра каждой учетной записи, указанной на первом шаге. Начните с удаления первых двух строк в наборе данных, чтобы упростить управление и сортировку информации. Взгляните на столбцы B и F, которые содержат имя и сумму, соответственно, для каждой транзакции в ваших книгах.Чтобы сделать эти данные более полезными, сортируйте элементы в столбце F от низкого до высокого. Просматривая отсортированный список транзакций или просто используя функцию поиска Excel, попробуйте найти значения, которые вы определили как неточные на первом шаге. Если вы найдете одно из значений, убедитесь, что вы проверяете свою работу, вернувшись в QuickBooks и запустив QuickReport в плане счетов.

4. Используйте служебную программу восстановления данных

С выявленными проблемными транзакциями вы можете перейти к восстановлению поврежденного баланса, чтобы обеспечить более точную оценку будущих отчетов. Самый простой способ восстановления баланса во многих случаях - использовать утилиту для восстановления данных, поставляемую с QuickBooks. Эта функция предназначена для автоматического поиска и исправления ошибочных транзакций в учетной записи путем сравнения их с данными из общего баланса. Вы можете запустить утилиту данных rebuild, щелкнув Файл -> Утилиты -> Восстановить данные. Если вы определили конкретную проблему, вы также можете вручную устранить неисправную транзакцию, перейдя в книгу QuickBooks. Однако убедитесь, что вы проверяете свою работу, чтобы не допустить появления новой ошибки, которая может раздражать текущую проблему.

5. Предотвращение будущих проблем

В то время как утилита восстановления данных и ручная проверка обычно обнаруживают источник несбалансированных книг, поиск самой проблемы может быть долгим и разочаровывающим процессом в редких случаях.

Владельцам бизнеса с обширными книгами может потребоваться просмотреть тысячи транзакций, чтобы найти одну или несколько записей, которые могут быть ошибочными. Поэтому важно, чтобы стратегии были разработаны для того, чтобы в будущем книги не стали неуравновешенными. Вы должны начать с рассмотрения процесса ввода в регистр, чтобы убедиться, что вы и ваши партнеры добавили транзакции в основную книгу правильно. Например, многие люди, не являющиеся бухгалтерами, часто путают дебиты и кредиты. Подумайте о том, чтобы инвестировать в обучение или работать с профессиональным бухгалтером, если вы тратите драгоценные часы на согласование счетов на регулярной основе.