Управление событиями и планирование: в чем разница?

В индустрии планирования событий присутствуют многочисленные названия рабочих мест и описания должностных обязанностей. Планировщик мероприятий. Планировщик встреч. Координатор мероприятия. Планировщик конференций. Менеджер по корпоративным мероприятиям. Список кажется бесконечным. По мере роста отрасли, так же как и список функций работы. В то время как рост рабочих мест всегда хорош, диапазон функций задания планирования мероприятий и заданий на управление событиями может смущать тех, кто начинает работать в отрасли.

В равной степени разочарование для опытных профессионалов сталкивается с клиентами, которые неправильно понимают предлагаемые услуги.

«Управление событиями» и «планирование событий» часто подбрасываются взаимозаменяемо, хотя это две разные вещи. Проще говоря, планирование и управление не совпадают. Хотя наборы навыков этих двух функций перекрываются, они представляют собой две различные функции. Это создает проблемы для тех, кто имеет дело с клиентами, которые ошибочно считают, что им нужен менеджер событий, когда им нужен планировщик событий. И для тех клиентов, у которых создается впечатление, что все менеджеры событий также обрабатывают планирование событий. Поэтому давайте разобраться в путанице, потому что важно, чтобы вы и ваши клиенты имели одинаковое понимание.

Планирование событий

Начнем с планирования событий. Ключевым оперативным словом является планирование . Все события - от свадебных ливней до празднования празднования дня рождения на крупных корпоративных собраниях - начинаются с какого-то плана.

Первоначальные обсуждения с клиентами относительно идей событий, тем, желаемых дат и руководящих принципов бюджета являются частью процесса планирования событий.

Планирование событий начинается с самого начала, с самого раннего этапа концепции и продолжается до тех пор, пока не произойдет фактическое событие. И, честно говоря, в течение нескольких недель после мероприятия, когда планировщики событий завершают детали и обрабатывают последующие элементы.

Планирование событий включает в себя тесное взаимодействие с клиентом для разработки события, которое отражает видение клиента о собрании и соответствует цели мероприятия. Клиенты, которые нанимают планировщика мероприятий, нанимают кого-то для планирования всех аспектов мероприятия, включая связанные с ним детали и действия, и чтобы увидеть это событие до его завершения.

Обязанности по планированию событий могут включать, но не ограничиваются:

• выбор общей темы для мероприятия
• разработка бюджета
• выбор места проведения
• переговоры о заключении договоров с клиентами
• найм внешних поставщиков > планирование меню
• наем caterer
• организация приглашенных ораторов или развлечений
• координация транспортировки
• выбор цветовой схемы
• разработка приглашений
• Планирование событий - это все, что связано с объединением мероприятия ,Эта функция относится к более крупному зонтику управления событиями.

Управление событиями

Каждый тип события состоит из множества частей, которые сочетаются вместе как кусочки головоломки. Все эти части в конечном счете собираются вместе, чтобы создать событие. Успешные события объединяют все эти смежные части в нужное время и в нужном месте, плавно и эффективно и в соответствии с планом. Этот процесс называется управлением событиями. Это, проще говоря, управление проектом самого события.

Управление событиями включает в себя создание, координацию и управление всеми различными компонентами мероприятия, а также группы людей, ответственных за каждый аспект. Некоторые аспекты управления событиями могут включать, но не ограничиваются:

резервирование местоположения для события

• координация внешних поставщиков
• разработка плана парковки
• разработка планов чрезвычайных чрезвычайных ситуаций
• обеспечение соответствия здоровью и стандарты безопасности
• управление персоналом, ответственным за каждую функцию
• наблюдение за выполнением события
• мониторинг события
• разрешение ситуаций событий на сайте
• Менеджеры событий и планировщики событий работают вместе

Определение этих двух функции сложны, потому что они не только тесно связаны друг с другом, обязанности часто перекрываются. Индивидуальные планировщики событий могут предлагать услуги по управлению событиями, а менеджеры мероприятий могут также планировать мероприятия.

Все зависит от индивидуального планировщика или команды управления корпоративными мероприятиями, места проведения и самого мероприятия.

Важно понять различия между ними и определить, какие услуги вы предоставите. Например; Если вы предлагаете услуги планирования мероприятий для крупномасштабного мероприятия, вы будете работать с менеджером событий, который будет координировать ваши услуги с менеджерами общественного питания, аудиовизуальной командой и т. Д. Определите свою роль и услуги, которые вы предоставите, и четко сообщите это потенциальным клиентам, чтобы избежать путаницы во время процесса планирования.