Большие ошибки планирования событий, которые вы можете предотвратить

Продукт, созданный планировщиками событий, является одновременно деликатным и мимолетным. На события могут негативно влиять различные обстоятельства, и, как только ущерб нанесен, обычно невозможно «повторить попытку». «Поэтому планирование требует такой преданности деталям. Одна небольшая ошибка может привести к цепной реакции, которую трудно восстановить. Ниже перечислены 5 таких ошибок, поэтому обязательно добавьте их в свой контрольный список предотвратимых катастроф.

Не допускать достаточного времени установки

При настройке события всегда существует гонка против времени, но вы должны оценить, сколько времени вам нужно, чтобы все было на месте. Ничто не выглядит хуже, чем в комнате, полной рабочих, когда приходит первый гость. Цель должна состоять в том, чтобы все было установлено как минимум за 15 минут до открытия дверей.

Не планировать прохождение с клиентами

Таблицы, электронные письма и заказы на проведение банкетов - отличные инструменты для обмена информацией о событии. Однако, полагаясь только на документы, чтобы нарисовать картину случая, может привести к недоразумениям. Лучшей стратегией является прохождение маршрута с вашим клиентом на месте, когда это возможно. Обсудите каждый момент и детали, как будто это событие произошло перед вами.

Забыть подтвердить своих поставщиков

Ваш средний поставщик событий обслуживает несколько клиентов по нескольким различным категориям.

Короче говоря, это означает, что им нужно много помнить. Вы всегда хотите получить вербальное или электронное подтверждение от всех поставщиков за 48 часов до установки времени. Электронная почта обычно лучше, потому что вы можете изложить свои ожидания и попросить их ответить в письменной форме.

С видом на конкурирующие события

Если у вас когда-либо был «шумный сосед», вы уже знаете, как отвлекать эти ситуации.

Продвижение против других событий в вашем месте может быть большой проблемой, поэтому вам следует заранее обсудить этот сценарий с руководством места и вашими клиентами. Узнайте, кто будет разделять одни и те же общие области и общественные ресурсы с вашей стороной, и определить, кто имеет полномочия разрешать проблемы с шумом, если они становятся проблемой.

Не имеет плана действий в непредвиденных обстоятельствах

Что происходит с вашим мероприятием в случае плохой погоды или даже закрытия вашего места? Это непростые вещи для планирования, но они становятся невозможными для управления в день шоу. Разработайте стратегию на случай непредвиденных обстоятельств как минимум за 2 недели вперед для хорошей оценки. Даже если вы планируете отменить мероприятие, вам все равно понадобится организованный метод для связи со всеми вашими гостями.

Не имея достаточной помощи в день события

Затраты на оплату труда всегда являются проблемой при попытке сбалансировать бюджеты событий. Это говорит о том, что нехватка помощи может вызвать большие проблемы, чем перерасход бюджета.Вы не можете ожидать, что все сделаете сами, если вы планируете мероприятие. Координировать сотрудников, поставщиков и деталей достаточно, чтобы вы сами занимались. Не бойтесь потратить пару сотен долларов, чтобы нанять дополнительных работников, потому что вы не сможете когда-нибудь двигаться.

Не использовать пакетный список

Для управления событием вне сайта обычно требуется обширный список расходных материалов. Конечно, у вас обычно есть несколько недель, чтобы получить все эти материалы по порядку, но они не будут делать ничего хорошего, если они никогда не попадут на место. Упаковочный лист обеспечивает мгновенное обновление вещей, которые необходимо загрузить в автомобиль. Конечно, вы, скорее всего, найдете ручки и кассету для заимствования на месте встречи, но что произойдет, если вы забудете свои теги имени или ваш ноутбук? Составьте упаковочный лист и дважды проверьте его перед отъездом.

Хорошей новостью являются ошибки планирования событий, которые легко предотвратить. Фактически, вы можете распечатать эту статью и опубликовать ее, чтобы служить напоминанием о том, что не делать. Помните, что профилактика всегда легче, чем выздоровление!