Письмо для бизнеса - управление и лидерство

Цель делового письма - передать информацию кому-то другому или запросить у них информацию. Чтобы быть эффективными для ведения бизнеса, вы должны быть полными, лаконичными и точными. Ваш текст должен быть написан таким образом, чтобы читатель мог легко понять, что вы говорите или спрашиваете.

Много писем для бизнеса неряшливо, плохо написано, дезорганизовано, замусорено жаргоном и неполным.

Часто он слишком длинный или слишком короткий. Все эти атрибуты способствуют неэффективному написанию бизнеса.

Если вы пишете коммерческое предложение, электронное письмо своему начальнику или руководство по программному обеспечению, есть определенные шаги, которые вы должны выполнить, чтобы быть эффективными. Выполните следующие пять шагов:

Организуйте свой материал
Рассмотрите свою аудиторию
Запишите свои мысли
Корректируйте свой материал
Отредактируйте материал

Организация - это ключ

Организуйте свой материал, он не будет хорошо течь, и это не имеет смысла. Написание может быть простым или сложным. При написании электронного сообщения, сообщающего о встрече персонала, это так же просто, как собирать ваши мысли. С другой стороны, вам, вероятно, понадобится разработать сложный план перед готовым материалом, если вы напишете результаты фундаментального фармацевтического исследования. Какая бы ни была задача, без надлежащего уровня организации (даже для организации ваших мыслей), вы можете не включать все, что вам нужно или не уделять внимания наиболее важным темам.

Упущения или неправильный фокус сделают ваше деловое письмо менее ясным.

Знай свою аудиторию

Прежде чем начинать писать, подумайте о своей целевой аудитории. Например, презентация о новой программе 401 (k) вашей компании может иметь одинаковую схему при предоставлении вашему финансовому директору, а также сотрудникам, но уровень детализации, который вы включите, будет отличаться.

Вам также нужно учитывать тон. Быстрое письмо в вашу команду, напоминающее им о ежегодном пикнике компании, не будет иметь такого же тона, как ваше сообщение о годовом отчете вашей компании.

Кроме того, помните, что вы будете более эффективно общаться с вашей аудиторией, если будете сосредоточены на том, что вы хотите услышать, а не на том, что вы собираетесь сказать.

Слово о хорошем написании

Хорошие писатели имеют разные стили написания. Некоторые предпочитают писать все, а затем возвращаться и редактировать. Другие предпочитают редактировать, когда они идут. Иногда их предпочтительный стиль варьируется в зависимости от того, что они пишут.

Когда вы пишете (или когда редактируете), будете знать длину. Вы должны использовать достаточно слов, чтобы сделать ваш смысл понятным, но не используйте лишние слова, чтобы сделать его цветным. Деловое письмо должно быть четким и кратким, а не подробным и цветным.Помните, что никто в бизнесе не успевает прочитать больше, чем необходимо.

С другой стороны, не делайте слишком короткую часть. Вы должны написать достаточно, чтобы ваш смысл был ясным и не будет неправильно понят. Представьте себе, если часть оборудования на складе была обозначена как «используемая, но хорошая». Было бы непонятно, означает ли это, что часть оборудования использовалась много или что часть оборудования больше не является новой, но функциональной.

Несколько дополнительных слов сделали бы смысл понятным. Кроме того, избегайте использования жаргона или аббревиатур, потому что они могут означать разные вещи для разных читателей. Независимо от вашего стиля письма, все авторы должны проверять и редактировать все письменные материалы, даже электронные письма.

Корректировка и редактирование

Независимо от вашего стиля письма всем писателям необходимо проверять и редактировать все письменные материалы, даже электронные письма. После того, как вы закончите писать, проверьте свою работу. Затем вы можете отредактировать его. Корректировка перечитывает то, что вы написали, чтобы убедиться, что все слова в вашей голове сделали это правильно на бумаге. Поскольку наши мозги работают быстрее, чем наши пальцы, вы можете опустить слова, опустить конец или использовать неправильный омоним (например, «там» вместо «их»). Корректировка ловит эти ошибки. Очевидно, что исправление однострочного электронного письма легко и просто взглянуть на него по мере ввода может быть достаточно.

Однако, если вы пишете инструкцию, ваша корректура будет сложнее и займет больше времени.

После того, как вы проверили свой материал, пришло время отредактировать. Иногда корректура и редактирование могут выполняться одновременно, но это более эффективно, когда они выполняются последовательно.

Причина, по которой вы редактируете, - это исправить или изменить то, что вы написали, чтобы улучшить качество звука (и читать). При написании для бизнеса это означает исправление ошибок и сделать текст максимально ясным и сжатым.

Вы не пишете роман

Когда вы пишете для бизнеса, вы не пишете следующий «великий американский роман». Ваше письмо должно быть таким же наглядным, насколько это необходимо, но вам не нужно рисовать яркие изображения слов, используя множество больших слов и цифр речи. Если вы имеете в виду «стеклянные дома», не пишите «стекловидные домики», пишите «стеклянные дома».