Операции с недвижимостью и агента по электронной почте

Если вы похожи на меня, вы используете свой почтовый ящик как список дел, и вы пытаетесь сохранить его в чистоте. Или вы можете быть на другом конце с выпуклым почтовым ящиком все время. Вы должны знать о важности электронной почты в сегодняшнем деловом мире и о том, как вы можете получать электронные письма с прошлых лет.

У правительства есть правила электронной почты. :

В действиях федерального суда электронные письма могут и, вероятно, должны быть доставлены в досудебном порядке.

Поскольку большое количество операций с недвижимостью каким-то образом регулируется федеральными правилами, такими как EPA и Fair Housing, вы не можете игнорировать тот факт, что вы можете оказаться в федеральном судебном разбирательстве и необходимо будет создавать записи электронной почты.

Не будьте «Виртуальным измельчителем!»:

Было бы очень неудобно сталкиваться с федеральным судьей, который подозревает, что вы или ваш агент могли умышленно удалить электронные письма, относящиеся к транзакции.

Не верьте, что оправдание «Моя резервная система переписала файлы» приведет вас в затруднительное положение. Характер большинства систем резервного копирования состоит в том, чтобы, наконец, стереть самые старые данные после заданных периодов или определенного количества резервных копий.

Вам нужна письменная политика:

Защитите себя и посредников, разработав письменную политику хранения электронной почты, в которой четко изложены процедуры подачи электронных писем, связанных с транзакциями. Обязательно укажите, что это включает ВСЕ электронные письма, входящие и исходящие.

Как и в вашем руководстве по процедуре и в любых документах этого типа, все новые агенты подписывают, что они прочитали, поняли и будут соблюдать эти процедуры электронной почты. Периодически проводите собрания документов, на которых вы повторяете эти процедуры и инструктируете о том, как выполнить требования.

Отпечатано хорошо - Digital лучше:

Вы можете просто указать, что каждое письмо будет напечатано и помещено в файл транзакции. ЕСЛИ это сделано религиозно, худший случай заключается в том, чтобы скопировать несколько сотен страниц для представления в суд.

Лучшим подходом было бы также архивирование электронных писем в некотором цифровом формате, будь то на внешнем жестком диске, компакт-диске или DVD-диске. Благодаря низкой стоимости компакт-дисков и DVD-дисков передача файлов и размещение диска в файле транзакций - отличная процедура.

Дополнительным преимуществом является тот вызов от клиента, который хочет получить копию своего заявления HUD. Легко просто вставить диск и отправить его по электронной почте.

Адреса электронной почты для архивирования:

Хотя Outlook является основным решением электронной почты, у вас есть агенты, использующие Eudora, бесплатные онлайн-системы и другие. Благодаря разным уровням знаний и всем этим системам получение электронных писем в долгосрочный восстанавливаемый формат и местоположение требует некоторого планирования.

Один из способов заключается в том, чтобы все транзакционные электронные письма пересылались или копировались на электронный адрес транзакции. С SmithToJones @ YourDomain. com, агент может перенаправлять входящие и «Cc / Bcc» исходящие письма на этот адрес транзакции. Теперь они находятся в одном месте, где брокерская компания может предпринять соответствующие действия по архивированию.

Важно отметить цифровой формат файла электронной почты:

Не появляться в суде с компакт-диском электронной почты в формате, который нельзя прочитать. При частой смене программного обеспечения и операционных системах архивируйте электронные письма в широко распространенном формате, который должен быть включен позднее.

Самым широко распространенным форматом является Adobe Acrobat. pdf (означает «формат переносимого документа»). В новых версиях Adobe всегда можно было читать старые файлы версий, поэтому в будущем вы не должны оставаться в бесполезном архиве.

Я использую Gmail для бизнеса и в сочетании с Evernote и файлом PDF. У меня есть все транзакционные письма в одном документе после закрытия.

Как сделать все остальное право и все еще потерять свой бизнес:

В качестве посредников по недвижимости и владельцев компаний с агентами мы несем ответственность за то, как они ведут свою деятельность.

На самом деле неважно, будем ли мы выбирать только самые лучшие и самые дотошные агенты. Все совершают ошибки. Не допускайте, чтобы ошибка стоила вам больших штрафов или даже вашего бизнеса, потому что ваша брокерская компания не может создавать электронные письма, связанные с транзакцией.

Методы и процедуры для обработки электронных архивов не являются дорогостоящими и не потребуют больших усилий для разработки и управления процедурами, необходимыми для управления этой важной функцией.